Achtergrond: de MFP als volwaardig onderdeel van het bedrijfsnetwerk

redactie
Security is al lang geen onderbelicht onderwerp meer, maar toch zijn er beveiligingsaspecten binnen een bedrijf die meer aandacht verdienen. Denk bijvoorbeeld aan de documentstroom binnen je organisatie. Een printer kan immers een potentieel gevaar zijn, ook binnen organisaties die verder een prima securitybeleid voeren.

Werknemers weten tegenwoordig behoorlijk veel over veiligheid van mails, servers en omgang met bestanden. Toch valt deze kennis snel weg wanneer het over documenten en printers gaat.

Daar gaat het dus direct fout, want een printer kan wel degelijk een beveiligingsrisico vormen. Velen zien een printer als een apparaat dat enkel scant en print, maar beseffen niet dat we het hier daadwerkelijk over een computer hebben, aangesloten op het bedrijfsnetwerk. Toch zien we de printer niet als volwaardig device, met alle risico’s van dien.

Het gaat dan niet alleen om de veiligheid van netwerkverbindingen van en naar de printer, maar ook het feit dat er fysiek problemen kunnen ontstaan als jouw document met gevoelige gegevens zomaar uit de printer komt rollen als jij er nog niet aan toe bent gekomen de print op te halen. Gevoelige gegevens kunnen zo gemakkelijk in handen vallen van mensen die daar helemaal niet bij zouden moeten kunnen. Daarom is het ook belangrijk om bewust te printen en werknemers bewust te maken van de risico’s van slecht printerbeleid.

Veilig printen met OKI

OKI is zich bewust van de risico’s en geeft organisaties de mogelijkheid om hun documentflow te voorzien van de nodige beveiliging. Denk bijvoorbeeld aan card release waarbij prints enkel via een kaart worden opgeroepen en vrijgegeven. Een andere functionaliteit is Private Print - gecodeerde gegevenstransmissie, waarmee gebruikers een document kunnen selecteren uit een afdrukwachtrij en deze vrijgeven met een pincode.

Een andere mogelijkheid is secure erase: op de door de gebruiker gedefinieerde frequentie wordt data gecontroleerd en eventueel verwijderd van bijvoorbeeld HDD, SD-card en tijdelijk geheugen. Zo staan gevoelige gegevens niet langer dan noodzakelijk op plekken waar je die informatie liever niet hebt staan.

De MFP als volwaardig onderdeel van bedrijfsprocesssen

Niet alle IT-managers zien printers als een volwaardig onderdeel binnen het bedrijfsnetwerk en ook werknemers zien vaak niet in dat documenten volwaardig onderdeel uitmaken van de datastroom in een bedrijf en dus net zo secuur als digitale data moeten worden behandeld.

Het medewerkers ‘altijd en overal’ toegang kunnen bieden, stelt vele eisen aan de beveiliging. Geconfronteerd met de digitale toegankelijkheid van grotere hoeveelheden gevoelige bedrijfsinformatie zien bedrijven zich genoodzaakt meer aandacht te besteden aan het toekennen van (beperkte) toegangsrechten aan medewerkers en het bepalen welke informatie door wie kan worden geprint.

Als we kijken naar de geplande investeringen in IT op de werkvloer, is IT-beveiliging een topprioriteit (53 procent), zo blijkt uit een whitepaper van IDC. Zo kunnen slimme MFP's zoals gezegd worden geprogrammeerd om afzonderlijke gebruikers of afdelingen aangepaste tools te bieden. Deze zijn toegankelijk via een beveiligde ID-kaart, veilige pincode of een mobiel apparaat.

Via deze manieren wordt printen steeds slimmer en helpt OKI ondernemers bij het zo veilig mogelijk werken.

Hoe veilig zijn jouw documenten? Lees hier whitepaper Risky Business. Meer over OKI lees je hier.