De stap na VoIP: Unified Communications

Gebruikers aan beide kanten van de 'lijn' hebben gebrekkige gereedschappen om hun bereikbaarheid optimaal te 'programmeren'. Steeds meer bedrijven stappen weliswaar over op VoIP, telefonie via internet, maar in veel gevallen werken de nieuwe telefoniesystemen net zo slecht als de oude.

Voor een belangrijk deel ligt dat aan de gebruikers zelf. Die moeten nog wennen aan de mogelijkheid om aangepaste welkomstteksten in te spreken ("ik ben vanmiddag te bellen tussen twee uur en vier uur") en braaf hun voice-mailtjes af te luisteren.

Nu is het hele 'management' van de berichtenstroom ook niet eenvoudig. Onderzoek leert dat een gemiddelde kantoorwerker 51 berichten per dag op zeven verschillende apparaten ontvangt. En het bellen van mensen gaat via nummers (die weer ergens moeten worden opgezocht), en niet via namen.

Unified Communications
Voor een optimale bereikbaarheid en efficiënter communiceren via een heel scala aan diensten (telefoon, mobiel, fax, e-mail, instant messaging; een sjiek woord voor chatten) is een meer geïntegreerde oplossing nodig: Unified Communications.
Stel je een 'dashboard' voor waarin je 'programmeert' waar je de dag bereikbaar bent en met welke communicatiemiddelen. Het achterliggende systeem vangt die dag alle berichten voor je af en sluist ze door naar het apparaat (bijvoorbeeld je mobiel), zodat je direct urgente boodschappen kunt beantwoorden en andere markeren voor behandeling later. In het dashboard zie je de geschiedenis van alle ontvangen en verstuurde boodschappen op een rij, zodat je overzicht behoudt en belangrijke berichten niet langer kwijtraakt.

MKB
Er zijn al de nodige Unified Communications-oplossingen beschikbaar. Sterker nog: in grotere bedrijven worden ze al op aanzienlijke schaal toegepast.
In het midden- en kleinbedrijf zijn de tonnen kostende oplossingen nog niet usance. Enkele leveranciers van 'hosted' VoIP-telefonie (waarbij de VoIP-server niet in kantoor staat maar bij de leverancier) hebben een laagdrempelig alternatief. Zoals het Duitse Swyx, maar ook het Amsterdamse Voipro. Bij deze diensten worden VoIP-telefoontjes, faxen en voice-mails via één 'inbox' afgehandeld. Bij de dienst Voi+ van Voipro kan er een gratis connector voor Outlook worden gebruikt, zodat de ontvangen voicemails tevens in de vertrouwde Inbox belanden. Helaas is er nog geen integratie met Instant Messsaging, zodat je via de handige 'aaanwezigheidsindicator' live kunt zien of je iemand kunt bellen of niet.

Office Communicator
Totale integratie van het berichtenverkeer is wél mogelijk met het programma Office Communicator van Microsoft waarvan later dit jaar een nieuwe versie moet verschijnen. De Office Communicator is een zakelijke versie van Windows Live Messenger, waarmee je ook kunt telefoneren en bestanden kan delen, of zelfs een videovergadering opzetten.

De Office Communicator-software kan alleen je telefoonverkeer managen als op de achtergrond een 'Live Communication Server' actief is die het VoIP-verkeer in goede banen leidt. Eenvoudig in gebruik te nemen is de applicatie daardoor niet, want in de huidige situatie heeft negen van de tien MKB-bedrijven een ISDN-centrale staan die het belverkeer afhandelt. Het 'ompluggen' naar een volledig digitaal aangestuurde oplossing (zoals die van Microsoft) vereist expertise die veelgevraagd maar schaars is, lees: duur.

Unified Communications zal niet snel breed worden ingevoerd in het midden en kleinbedrijf. Maar de voordelen zijn voor menige organisatie groot genoeg om zo'n oplossing toch bovenaan de wensenlijst te plaatsen.

Info: www.swyx.nl | www.voipro.nl