Hoe kan ICT bijdragen aan de betrokkenheid binnen de organisatie?

Gastexpert: Het recept voor Employee Engagement

Steeds meer bedrijven zien het belang in van Employee Engagement. Letterlijk vertaald betekent het de betrokkenheid van medewerkers - zowel rationeel als emotioneel - ten opzichte van de organisatie.

Juist deze betrokkenheid is belangrijk voor de groei van het bedrijfsleven. Betrokken medewerkers presteren immers beter, zijn productiever, zorgen voor blije klanten én blijven langer bij dezelfde werkgever. Maar hoe stimuleer je Employee Engagement? Wat levert het op onder de streep? En hoe kan ICT bijdragen aan de betrokkenheid binnen de organisatie? Om die vragen te beantwoorden sprak WINMAG Pro met Lucas Polman, directeur bij Protime Nederland. Vanuit zijn functie stuurt hij al enkele jaren op de Employee Engagement van Protime-medewerkers, maar helpt hij ook klanten om dit goed in te richten met behulp van software voor tijdregistratie en online samenwerking.

De karakteristieken

Volgens Lucas is de urgentie voor Employee Engagement hoger dan ooit. De groeiende economie zorgt voor een dynamische arbeidsmarkt, wat het aantrekken en behouden van talent bemoeilijkt. Talent is echter hard nodig om te kunnen groeien, en dat is precies het probleem dat Employee Engagement adresseert. Aan bedrijven dus de belangrijke taak om een werkomgeving te creëren waarin ieder individu het beste uit zichzelf kan halen en actief kan bijdragen aan de bedrijfsdoelen. Employee Engagement heeft een aantal belangrijke karakteristieken: 'Medewerkers zijn gepassioneerd over hun werk. Hierdoor is werken niet alleen een middel om brood op de plank te krijgen, maar ook echt leuk. Tevens zie je bij betrokken medewerkers dat zij veel energie halen uit hun werk en trots zijn op de dingen die zij doen. Dit maakt hen extra gemotiveerd om de beste resultaten te behalen. Vertaal je dit door naar de bedrijfsvoordelen, dan zie je dat de ‘engaged’ medewerker productiever is, minder snel de organisatie verlaat, klanten beter bedient en onder de streep dus meer oplevert.'

Het recept voor Employee Engagement

Dat betrokken medewerkers belangrijk zijn, staat buiten kijf. Maar hoe zorg je voor zo’n ‘betrokken’ medewerker? Volgens Lucas bestaat het ideale recept uit vier ingrediënten: een sterke bedrijfscultuur, inspirerende managers, transparantie en voldoende ontwikkelingsmogelijkheden.

Follow the leader

Wil je betrokken medewerkers, dan staat of valt dat bij een manager die medewerkers enthousiasmeert en inspireert om het hogere doel van de organisatie te behalen. Om dit te illustreren noemt Polman het bekende verhaal van een reiziger die een kathedraal in aanbouw bezoekt en aan drie steenhouwers vraagt wat zij aan het doen zijn. De eerste steenhouwer zegt: ik houw stenen. De tweede zegt: ik verdien geld. Terwijl de derde zegt: ik bouw een kathedraal. Vanzelfsprekend zal de laatste steenhouwer gemotiveerder en meer betrokken zijn. Het stimuleren van Employee Engagement begint dus altijd met het duidelijk neerzetten van het ‘hogere doel’ binnen de organisatie, zodat iedereen daarnaar kan handelen.

Transparantie

Employee Engagement gaat ook over het begrijpen van de rol van medewerkers in de organisatie. Hoe meer inzicht zij hebben in de bijdrage die zij leveren aan de bedrijfsdoelen, hoe zinvoller en interessanter hun werk is. Uit de Strategy Execution Barometer blijkt dat 40 tot 60 procent van de strategische bedrijfsdoelstellingen mislukt tijdens de uitvoeringsfase. De belangrijkste reden is een gebrek aan transparantie. Het communiceren van het hogere doel is dus cruciaal, maar het is minstens zo belangrijk om iedereen een rol te geven in de uitvoer daarvan.

Volgens Lucas is dit in de praktijk een lastige klus: 'welbekende struikelblokken zijn dat doelstellingen niet transparant genoeg zijn en het eigenaarschap onduidelijk is. Bovendien is er vaak een gebrek aan een totaaloverzicht en is niet inzichtelijk wie aan welke doelstelling bijdraagt. Komende jaren zullen organisaties er dan ook meer op moeten focussen om medewerkers, teams en managers op alle niveaus te helpen om strategische initiatieven te vertalen naar heldere en behapbare doelstellingen. Op deze manier kan er beter gestuurd worden op wat ieder individu bijdraagt aan welke doelstelling en hoe dit past in het grotere plaatje.'

Bedrijven die willen sturen op strategy execution zullen dit moeten inrichten als continu proces, waarbij medewerkers regelmatig in gesprek gaan over strategische doelstellingen en hun bijdrage hieraan. Dit kan ondersteund worden met slimme software, die inzichtelijk maakt wie aan welke doelen werkt. Zo kan iedereen in volle autonomie werken zonder het overzicht te verliezen. Ook stimuleert dit de betrokkenheid van medewerkers, aangezien zij direct inzichtelijk hebben wat het effect is van hun prestaties. Bijkomend voordeel van deze aanpak is dat medewerkers naast hun individuele bijdrage aan de corporate doelstellingen, ook hun persoonlijke doelen kunnen volgen.

Cultuur & samenwerken

Mensen werken graag voor organisaties die dezelfde normen en waarden hebben als zijzelf. Onderzoek toont ook aan dat cultuur de belangrijkste factor is bij de keuze voor een werkgever. Dit maakt dat de match op basis van cultuur belangrijker is dan ooit tevoren. HR speelt hierin een belangrijke rol. Zij zullen steeds vaker kijken naar de fit van een kandidaat met de organisatie en of de ambities goed aansluiten op de organisatiedoelen. Wat iemand wil is belangrijker dan wat iemand kan. Ook de manier waarop de organisatie is ingericht heeft invloed op de mate van betrokkenheid. Zo bleek onlangs uit de jaarlijkse NRC Talent Monitor dat veel bedrijven de ‘ambt van de manager’ de deur hebben gewezen om zo het talent en geluk van medewerkers aan te moedigen.

Daarnaast is het belangrijk om als bedrijf in te spelen op alle soorten medewerkers. Hoe ga je bijvoorbeeld om met de generatie die binnenkort de arbeidsmarkt betreedt? Welke wensen hebben zij? Op welke manier werken ze het liefst? Lucas ervaart in de praktijk dat als medewerkers de vrijheid krijgen om hun werktijden en werkplekken flexibel in te delen, ze productiever en meer betrokken zijn. Deze vorm van zelfsturing leidt automatisch tot een betere work-life balance voor de individuele medewerker en een hoger rendement.

'Een belangrijke randvoorwaarde daarbij is dat tools en middelen gefaciliteerd worden om op afstand samen te werken. Doordat we steeds vaker tijd- en locatieonafhankelijk werken, besteden we inmiddels zelfs 60 procent van onze werkuren aan communicatie met anderen. Investeer dus in een platform dat dient als het collectieve bedrijfsgeheugen, waarin je kunt samenwerken, projecten kunt managen, ondernemerschap kunt stimuleren en controle kunt houden. Op dit platform maak je kennis deelbaar voor iedereen binnen de organisatie.'

Ontwikkeling & intrapreneurship

Als laatste punt noemt de directeur ondernemerschap binnen de eigen organisatie - ook wel ‘intrapreneurship’. De beste ideeën komen namelijk vaak uit de organisatie zelf. Maar hoe stimuleer je die ideeën en hoe maak je ze concreet? 'ICT levert een steeds belangrijkere bijdrage. Zo werkt Protime met een zelfontwikkelde digitale marktplaats, waar iedereen ideeën plaatst, projectteams samenstelt en vanuit eigen kennis of passie taken opneemt. Intrapreneurship wordt zo actief gestimuleerd. De 'marktplaats' wordt zo een onuitputtelijke bron van innovatie gericht op het behalen van de bedrijfsdoelstellingen.'

afbeelding van Lucas Polman
Door: Lucas Polman

Lucas Polman | Directeur, Protime Nederland

Bekijk alle artikelen van Lucas