Google Inbox voor zakelijk gebruik

In een wereld waarin we steeds minder papier willen gebruiken, lopen onze inboxen vol met e-mails. Helaas wordt er geen onderscheid gemaakt tussen belangrijk en onbelangrijk, privé en zakelijk, en tussen spoed en geen spoed. Alles komt op één hoop. Lange tijd was het maken van filters en mapjes één van de weinige mogelijkheden om nog enige orde te scheppen in de chaos, maar Google lijkt de oplossing te hebben gevonden. Applicaties worden steeds slimmer gemaakt en ook in de wereld van e-mail was dit een erg welkome ontwikkeling. In oktober kwam de internetgigant met het concept Inbox, met als doel om aan het einde van de dag een lege inbox te hebben. De applicatie, die voor zowel Android, iPhone als de Chromebrowser beschikbaar is, moet een intelligent hulpmiddel worden dat e-mail ordent, rangschikt en relevante informatie naar boven haalt. Zo worden al je berichten gebundeld in diverse mappen, zoals 'reizen' en 'aankopen'. Bovendien is het mogelijk om zelf bundels aan te maken, zodat jouw e-mail overzichtelijker is dan ooit. Niet alleen voor privéaangelegenheden is dit een interessante applicatie, ook voor zakelijke doeleinden biedt Inbox perspectief.

Klaar

Kom je 's ochtends binnen op kantoor en staat die dreigende berg berichten alweer voor je klaar? Haal de e-mails die geen opvolging behoeven gemakkelijk uit de inbox door op 'klaar' te klikken. Het bericht is niet verwijderd, maar wel uit beeld verdwenen, waardoor het je niet meer afleidt. Moet een bericht nog wel opgevolgd worden? Dan kun je dit vastpinnen, waardoor het ook niet meer als 'klaar' bestempeld kan worden, tot je hier bewust voor kiest. Klik op de 'pin'-knop in het menu aan je rechterhand en je ziet direct wat er echt belangrijk is.

Nadeel is wel dat je minder e-mail ziet dan dat je daadwerkelijk binnen krijgt. In reguliere inboxen zie je e-mails in de volgorde dat ze binnenkomen. In Inbox van Google worden de e-mails gebundeld en zijn dan ook alleen in deze groepen zichtbaar. Behoort een e-mail tot een bepaalde bundel, dan wordt deze naar boven verschoven, zodat deze alsnog in de juiste volgorde komt te staan. Daarnaast is het mogelijk om een cluster met één swipe als 'klaar' te bestempelen, al worden gepinde berichten hierbij niet meegenomen. Prettig voor je eigen e-mail, maar de kans dat jouw klanten je e-mail openen wordt daarmee stukken kleiner gemaakt; reclame vegen ze immers zo weg.

Snoozen of herinneren

Naast dat de applicatie het kaf van het koren scheidt, helpt Inbox je ook met het onthouden van allerlei belangrijke zaken. Krijg je bijvoorbeeld e-mail binnen waar je later op de dag echt nog even naar moet kijken? Dan kun je deze 'snoozen' tot bijvoorbeeld de middag. Op het aangegeven moment komt het bericht weer naar boven en krijg je opnieuw een melding. Zo kun je als ondernemer je binnenkomende e-mail afhandelen op de juiste momenten en vergeet je nooit meer iets uit je inbox. Ook kun je ervoor kiezen om de e-mail op een bepaalde plaats pas weer te zien, zoals thuis of op kantoor. Krijg je 's ochtends vroeg een bericht binnen waar je op kantoor nog even naar wilt kijken? Kies voor de plaats 'kantoor' en zodra je aankomt, krijg je de melding opnieuw binnen.

Maar je krijgt ook regelmatig e-mail binnen waarmee je nog iets moet. Denk aan het afdrukken van een factuur of het betalen van een aankoop. Inbox geeft je de mogelijkheid om een herinnering toe te voegen aan de e-mail, waardoor je een soort to-do-lijst maakt. Zet in de herinnering wat je moet doen, bijvoorbeeld 'factuur maken voor de klant' en kies een moment waarop je dit wilt instellen. Op het gekozen tijdstip komt de e-mail, met de actie die je moet ondernemen, weer bovengedreven. Zo probeert Google je e-mail en je lijstjes samen te voegen, zodat jij nooit meer iets vergeet.

Inbox versus Gmail

Het uiteindelijke doel van Google met hun nieuwe mailbox is het vervangen van Gmail. Hoewel Inbox behoorlijk wat nieuwe functies heeft ten opzichte van Gmail, zijn deze lang niet allemaal positief. Zo kun je geen automatische handtekening meer toevoegen aan je e-mails, wat binnen de zakelijke wereld toch echt een pré is. Daarnaast kun je niet meer zien hoeveel ongelezen emails je hebt, waardoor je het overzicht nogal eens kunt verliezen. Bovendien werken de bekende toetsencombinaties niet en krijg je geen notificaties op je desktop of laptop, waar dat bij Gmail wel het geval is. Ook het toevoegen van bijlagen door op het bestand te klikken en deze naar je e-mail te slepen, is niet meer mogelijk. Nu is dit geen belangrijke functie, maar wel een erg prettige, zeker als je dit gewend bent.

Wat wel erg vervelend is, is dat je geen bijlagen meer kunt toevoegen die rechtstreeks uit Google Drive komen. Dit betekent dat je het bestand eerst moet downloaden vanuit Drive, om het vervolgens toe te voegen aan het bericht. Dit levert onnodig extra werk op, terwijl de integratie nog wel beschikbaar was in Gmail. Het grootste voordeel van Inbox is dat het volledig workflowgericht is. Je handelt elke zaak puntsgewijs af en de applicatie is zo ingericht dat je snel ziet wat van belang is. De gebruiker staat centraal, wat nieuw is binnen e-mail-applicaties. Ook het feit dat je meteen icoontjes ziet van de bijlage in een e-mail, maakt het gemakkelijker om je berichten te sorteren.

Extra informatie

Maar dit zijn, hoe handig en gemakkelijk ook, niet de functies die Inbox onderscheiden van e-mailclients als Outlook en Apple Mail. Inbox zorgt er ook voor dat relevante informatie zoals adressen, telefoonnummers en vluchtinformatie automatisch boven komt drijven, zonder dat je de daadwerkelijke e-mails hoeft te openen. Heb je bijvoorbeeld een reservering in een restaurant, dan voegt Google automatisch een routebeschrijving toe. Heb je een vlucht geboekt voor een zakelijke reis? Dan zie je vanzelf de link om je in te checken. Allemaal functies waarmee Google het zakelijke en privéleven net iets gemakkelijker wilt maken.