De moderne kantoorslaaf zit niet meer dagelijks op zijn werkplek. Hij is altijd onderweg. Naar klanten, naar vergaderingen of op zakenreis. Internet is geen vraag meer, het is een gegeven. De ‘nieuwe werker’ is overal online, zodat hij altijd kan werken. Dat vergt specifieke keuzes voor de ict-verantwoordelijke van een bedrijf.
Batterijtijd
Allereerst de laptops. Wie veel onderweg is, wil graag een krachtige, kleine en lichte computer. Er wordt veel getypt, dus het toetsenbord is belangrijk. Een laptop die traditioneel hoog scoort in een zakelijke omgeving is Thinkpad van Lenovo, met prima toetsen. Wie een compact apparaat wil, is goed af met de ThinkPad Edge E420s. Lekker draagbaar dankzij een 14 inch scherm. Bovendien met een goede batterijtijd van 7 uur en ingebouwde 3G voor snel mobiel data. Uiteraard zijn er ook andere merken die goed scoren in het zakelijke segment.
Denk aan de laptops van Toshiba, met de ultradraagbare Protégé-lijn, de ‘duurzame’ Tecra-lijn (waarbij duurzaam staat voor lange batterijtijd) en de betaalbare Satellite Pro-lijn. In de zakelijke wereld scoren ook Dell, Fujitsu en HP hoge ogen. Datzelfde geldt voor de Macbook (Pro) van Apple.
De momenten dat je toch op kantoor bent, is het nuttig om daar een mooie monitor te hebben staan. Dat werkt een stukje prettiger. De Arbo-dienst zal dat van harte onderschrijven. Let er op dat de monitor in hoogte verstelbaar is. Ook een pivot-functie is handig, zodat je de monitor van landschap- naar portret-stand kunt draaien. Nuttig bijvoorbeeld in de grafische industrie.
Een merk dat prima scoort met zijn zakelijke monitoren is HP. Onlangs kondigde het bedrijf zelfs een 27-inch monitor aan met maar liefst een miljard kleuren. Deze HP ZR2740w is geschikt voor de veeleisende kantoorwerker. Andere belangrijke monitormerken zijn Iiyama, Dell en Philips, maar ook Samsung en Fujitsu roeren zich in dit segment.
Qwerty
De mobiele werker wil ook een uitstekende smartphone voor het lezen en beantwoorden van mail en het schrijven van korte berichten. Aanraakschermen zijn de trend, maar wie regelmatig berichten tikt vindt een qwerty-toetsenbord wel handig. De Blackberry Bold 9900 is dan een prima optie. Bovendien is de zakelijke gebruiker dankzij pushmail op de Blackberry altijd up-to-date.
Wie meedoet met de trend van een groot touchscreen kan ook terecht bij dit merk. De Torch 9860 is dan de aangewezen keuze. Het aanbod qwerty-toestellen is vrij beperkt heden tendage, maar toch biedt HTC met zijn 7 Pro biedt een uitstekend toetsenbord in combinatie met het (ondergewaardeerde) Windows Phone Mango. Datzelfde geldt voor de Dell Venue Pro. Natuurlijk is ook Android een mogelijkheid.
De HTC Desire Z is daar een goed bijvoorbeeld van, met een uitschuifbaar toetsenbord. Het is wellicht niet de allernieuwste smartphone, maar biedt wel de interessante combinatie van een aanraakscherm met toetsenbord. Zonder een goede dataverbinding heeft de mobiele werker weinig aan zijn dure telefoon. En ook de laptop moet beschikken over een 3G-verbinding om ‘nieuw’ te kunnen werken. Dit soort abonnementen zijn nog aan de prijs en bijna altijd met een datalimiet. Vodafone is nog vrij betaalbaar. Voor 35 euro per maand kun je 2 gigabyte verstoken. Ook interessant: T-Mobile heeft een abonnement voor 29,75 euro per maand zonder datalimiet. Maar na 2,5 gigabyte gaat je snelheid wel terug naar 128 kbps. Dan is KPN wellicht interessanter met een abonnement van 25,21 euro per maand voor 2 gigabyte.
Over de grens
Op de site Metjelaptoponline.nl vind je een overzicht van alle mogelijkheden. Daar staat ook informatie over het gebruik van je 3G-laptop in het buitenland. Voor de reislustige werknemer kunnen roamingkosten schrikbarend hoog zijn. Bij Vodafone betaal je bijvoorbeeld 29,75 euro per maand voor 500 MB internet over de grens. Wil je over de grens ook 2 gigabyte per maand gebruiken? Dan kost dat maandelijks bijna 50 euro bij Vodafone. Let wel: deze bedragen gelden alleen in de landen waar Vodafone zelf zit. In de rest van de wereld betaal je meer. Bij T-Mobile is het pas echt duur. Deze operator biedt een ‘weekpas’ aan. Voor 12,56 euro (en in sommige landen zelfs 25,17 euro) mag je in een week 10 MB (!) gebruiken, een dusdanig kleine hoeveelheid die na een paar keer je mail checken op is. Deze tarieven gelden overigens buiten Europa, binnen de EU zijn de prijzen iets schappelijker.
Op kantoor heb je natuurlijk ook internettoegang nodig. Die moet stabiel en snel zijn. Steeds meer aanbieders leveren glasvezel. Een goed voorbeeld is Signet, dat breedbandtoegang levert via diverse landelijke netwerken. Bedrijven die geen minuut zonder internet kunnen, hebben bij hen bovendien de optie 'Fiber Care', waarmee ze voorzien worden van ‘fallback access’. Op die manier zit je nooit zonder internet en dat is natuurlijk belangrijk in een HNW-organisatie.
Vaste lijn
Wil je op kantoor ook vaste telefoons? Als medewerkers nauwelijks op kantoor zijn, kun je je afvragen hoe zinvol dat is. Vodafone biedt een handige oplossing. Je kunt bij deze operator een vast nummer krijgen, zonder een vaste telefoonaansluiting. Telefoontjes naar het ‘vaste’ nummer ontvang je gewoon op je mobiel. Daarmee kun je dus wel de zakelijke uitstraling houden dankzij het vaste nummer, maar hoef je niet een apart toestel ervoor te kopen. Vodafone noemt dat VastOpMobiel en wij vinden het slim.
De software dan. De mobiele werker wil mailen, presentaties maken, teksten schrijven, et cetera. Maar de Nieuwe Werker wil geen software op zijn pc installeren. Software hoort ‘in de cloud’, want dan kun je er altijd bij. En dus kiest de moderne arbeider voor Google Apps of Microsoft Office 365. Deze twee pakketten bieden volwaardige oplossingen voor e-mail, Office-taken en agenda en zijn overal toegankelijk via de webbrowser. Uiteraard zijn de agenda-items en mail ook toegankelijk op de mobiele telefoon. Zelfs het bewerken van Office-documenten is (tot op zekere hoogte) mogelijk op de mobiel. Dat geldt zeker voor de Google-oplossing. Office 365 heeft hier nog een achterstand. Google Apps is prijstechnisch gezien het aantrekkelijkst. Voor 40 euro per jaar ben je klaar. De Microsoft-oplossing kost al gauw 14,25 euro per maand. Dat klinkt erg duur in vergelijking met het Google-aanbod. Daarom heeft Microsoft nu ook een versie van Office 365 zonder support. Dat kost 5,25 euro per maand. Mocht je toch ondersteuning nodig hebben, dan moet je je toevlucht zoeken tot het online supportforum van Microsoft.
Google Apps
Interessant aan de Google Apps-oplossing is de mogelijkheid apps van derden te integreren. Daarmee worden de mogelijkheden dus uitgebreid. Wil je bijvoorbeeld een automatische backup van al je bestanden in Google Apps? Dan is Spanning Backup (2,50 dollar per maand) de aangewezen tool. Ook handig is de app van Box.net, waarmee je documenten kunt beheren. Daardoor is Google Apps niet langer beperkt tot Office-documenten. Er zijn ook uitbreidingen beschikbaar van Mailchimp (mailings), Surveymonkey (enquetes) en Salesforce (CRM).
Al deze mogelijkheden tonen aan dat er volop mogelijkheden zijn om ‘nieuw te werken’. Wie heeft nog een kantoor nodig? De cloud is het kantoor geworden, met de laptop als toegangspoort. Maar wat kost dat eigenlijk? Lees de twee fictieve cases bij dit artikel, waarin we een boodschappenlijstje voor kantoren opstellen die zoveel mogelijk overstappen op Het Nieuwe Werken.
Twee praktijkvoorbeelden
Net als in de vorige edities stellen we twee boodschappenlijstjes samen voor fictieve bedrijven. Ditmaal voor bedrijven die Het Nieuwe Werken volledig omarmt hebben. Flexplekken, mobiel werken, thuiswerken, veel onderweg - het is allemaal geen probleem. De ict maakt het mogelijk.
1) PR-firma (15 medewerkers in dienst)
Deze firma helpt bedrijven en hun producten aan media-aandacht. De vijftien medewerkers versturen persberichten, organiseren persevenementen en verzinnen andere acties om een product in het nieuws te krijgen. De medewerkers zijn veel onderweg: op pad naar klanten en evenementen.
Dit bedrijf heeft gekozen voor Google Apps en doet alles ‘in de cloud’. Onderweg mail checken gaat met de smartphone, op kantoor gaat de laptop in de poortreplicator, waardoor snel verder gewerkt kan worden op de monitor. Omdat het bedrijf wel een ‘vast’ telefoonnummer wil gebruiken, maar geen behoefte heeft aan vaste telefoons op kantoor kiest de firma voor Vodafone VastOpMobiel.
15x Laptop Lenovo ThinkPad Edge E420s à 1010 euro-------------------24885 euro
15x Poortreplicator à 126 euro----------------------------------------------------1890 euro
15x Vodafone Mobiel Breedband 27,50 p/m---------------------------------412,50 euro p/m
15x 24 inch monitor Dell Ultrasharp U2412M-------------------------------3780 euro
15x Google Apps à 4 euro p/m------------------------------------------60 euro p/m
15x Onlinebackup à 2 euro p/m----------------------------------------30 euro p/m
15x Box.net à 11 euro p/m-----------------------------------------------165 euro p/m
15x Smartphone HTC Sensation--------------------------------------gratis bij abonnement
15x Mobiel internetabonnement a 47,50 euro--------------------712,50 euro p/m (Vodafone, inclusief VastOpMobiel)
1x All-in-one printer Brother MFC-J6910DW--------------------------296 euro
1x Hostingpakket----------------------------------------------------------40 euro p/m
Glasvezelverbinding-----------------------------------------------------100 euro p/m
Eenmalige kosten:--------------------------21.116 euro eenmalig (ex BTW)*
Maandelijkse kosten:------------------------1535 euro per maand (ex BTW)*
2) ICT-bedrijf (80 medewerkers in dienst)
Dit bedrijf heeft vooral mensen die onderweg zijn. Ze werken bij klanten aan projecten, of zijn bij klanten om uitleg tegeven over systemen. Slechts een beperkt aantal mensen werkt altijd op kantoor. Daarom zijn er tien vaste werkplekken ingericht. De overige werkplekken zijn flexplekken. Er staat een poortreplicator en monitor klaar om op te werken. Iedere medewerker heeft een laptop die hij altijd meeneemt. Het bedrijf heeft zo’n vijftig werkplekken ingericht, omdat er eigenlijk altijd wel mensen onderweg zijn. Voor het samenwerken aan documenten wordt Microsoft Office 365 gebruikt. Hier wordt gekozen voor de variant met Office Pro plus. Een soort combinatie van software op de pc, dat integreert met de webomgeving van Office 365. Voor backup wordt een nas gebruikt, zodat de bestanden niet alleen in de cloud worden opgeslagen.
70x Laptop HP ProBook 6560b a 882 euro------------------------------61740 euro
70x T-Mobile Internet Extra a 31,50 euro p/m---------------------------2205 euro p/m
70x Poortreplicator a 126 euro----------------------------------------------8820 euro
10x Vaste PC Dell Vostro 460 MT à 499 euro-------------------------4990 euro
50x 24 inch monitoren--------------------------------------------------9700 euro
50x Voip-telefoon a 100 euro-------------------------------------------5000 euro
50x Voip-abonnement à 4,50 euro p/m--------------------------------225 euro p/m
50x Headset Plantronics HW251N à 109 euro---------------------5450 euro
80x Microsoft Office 365 E3 à 22,75 euro p/m---------------------1820 euro p/m
70x Smartphone HTC 7 Pro--------------------------------------------gratis
70x mobiel abonnement à 50 euro p/m----------------------3500 euro p/m (T-Mobile)
1x Nas Iomega StorCenter ix4-200d 12 TB-------------------------965 euro
1x Laserprinter HP LaserJet Pro Color CM1415FNW---------335 euro
Glasvezelverbinding-----------------------------------------------------250 euro p/m
Eenmalig kosten:-----------------------------97.000 euro eenmalig (excl. btw)*
Maandelijkse kosten:-------------------------8.124 euro per maand (exc. Btw)*
* Prijzen zijn richtlijnen en onder voorbehoud.
Berry Schreuder, Kender Thijssen
'Het Nieuwe Werken kent een groot aantal voordelen'
Het Nieuwe Werken zit nog steeds in de lift. Maar waar moet je op letten wanneer je hierop over wilt stappen als bedrijf? Wij spraken met Berry Schreuder, ict-architect bij Kender Thijssen.
-
Wat is jullie visie op Het Nieuwe Werken?
'Kender Thijssen spreekt dagelijks organisaties die werknemers in dienst hebben die veel op pad zijn. Wanneer je niet op de zaak bent, is mobiel werken en overal je eigen informatie kunnen benaderen een cruciale behoefte. Vooral als het aankomt op het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit en de invulling van ict. Het Nieuwe werken kent een aantal grote voordelen: het verhoogt de productiviteit met tien procent door (reis)tijdwinst, er is minder CO2-uitstoot en negentig procent van de medewerkers is erg blij met flexibele werktijden.'
-
Hoe vullen jullie dergelijke werkplekken in?
'Er zijn al vele goede voorbeelden van klanten waarbij Het Nieuwe Werken een belangrijk deel van het functioneren van de organisatie bepaalt. Met de juiste hardware, software en devices ontstaat een flexibele infrastructuur waarmee de continuïteit van een bedrijf beter gewaarborgd wordt. Ook worden daarbij aanzienlijke en aantoonbare kostenbesparingen gemaakt.'
-
Welke rol kunnen de Samsung-printers hierin vervullen?
'Met de klant houden wij de ict-behoefte tegen het licht en besluiten we samen onder meer welke devices het beste passen bij de wensen. Op die manier kunnen flexwerkers veilig, snel en betrouwbaar mobiel werken. Thin Clients en printoplossingen bieden onder andere hoge beschikbaarheid en betrouwbaarheid, een laag energieverbruik en smartcard-authenticatie. Daarnaast bieden de Samsung-printers hogeresolutiemogelijkheden.'
-
Info:
Rolf Naberink, marketing manager bij Interconnect
'Het Nieuwe Werken is de toekomst'
Wanneer je wilt overstappen op Het Nieuwe Werken is het natuurlijk van belang dat je ict-omgeving daar geschikt voor is. Interconnect helpt je met treffen van de juiste ict-voorzieningen.
-
Wie zijn jullie en wat doen jullie?
'Interconnect is een internet service provider (ISP) voor de zakelijke markt. Ons doel is om de bereikbaarheid van onze klanten zeker te stellen, en daarvoor bieden wij een breed portfolio aan hosting, breedband en datacenterdiensten aan. Wij beschikken over twee eigen datacenters in Noord-Brabant.'
-
Wat is jullie visie op het Nieuwe Werken?
'Ik ben er van overtuigd dat Het Nieuwe Werken de toekomst is. Laat ik voorop stellen: uiteraard is dit niet voor iedere functie en organisatie weggelegd. Maar waar dat wel het geval is zijn de voordelen enorm. Hogere mobiliteit, de vrijheid om werk en privé zelf te balanceren, lagere overheadkosten. Ook verwacht ik dat de productiviteit van medewerkers toeneemt, omdat je kunt werken waar je maar wilt, wanneer je maar wilt. Het betekent het einde van de 9-tot-5-mentaliteit en een doorslag naar resultaatgericht werken.'
-
Hoe sluiten jullie diensten daarop aan?
'Voor het Nieuwe Werken heb je twee belangrijke ingrediënten nodig: de juiste mentaliteit en de juiste voorzieningen. Wij helpen bedrijven de juiste ict-voor-zieningen te treffen. Data en applicaties kunnen veilig gecentraliseerd worden in onze datacenters of met behulp van onze hosted-infrastructuurdienst Virtual Private Cloud. Hosted Telecom zorgt voor een goede bereikbaarheid van medewerkers, ongeacht hun locatie. Ook het beveiligen van dataverbindingen kunnen wij voor onze rekening nemen.'
-
Waar moet ik als werkgever op letten bij de overstap naar Het Nieuwe Werken?
Dat Het Nieuwe Werken een middel is, geen doel. Bedenk daarom goed wat je ermee wilt bereiken. Kijk eens grondig naar je organisatie, en bedenk hoe je zaken zoals informatiebeveiliging waarborgt. Bepaal welke wet- en regelgevingen op jouw sector van toepassing zijn. Bijvoorbeeld over het opslaan van persoonsgegevens. En bedenk dat het Nieuwe Werken voor zowel werkgever als werknemer even wennen zal zijn. Maak daarom goede afspraken over wat je van elkaar verwacht. Zo vergroot je de kans op een vruchtbaar resultaat.
-
Info:
Signet, one-stop webprovider voor Het Nieuwe Werken
Signet levert haar internetdiensten over ruim twintig glasvezelnetwerken door heel Nederland, aan kleine en grote bedrijven. In combinatie met het aanbod aan dsl-netwerken beschikken ze over de grootste netwerkdekking van Nederland. Hierdoor vind je bij Signet altijd een passende oplossing voor je bedrijf, kun je elke vestiging laten aansluiten en meerdere locaties onderling laten koppelen.
Naast internettoegang bieden ze een compleet dienstenpakket aan. Denk aan hosting, vps, onlinebackup (voor pc en server), ip-vpn, content security, email, voip, pin en alarm-over-ip. Het zijn stuk voor stuk kostenbesparende diensten welke uitstekend geschikt zijn voor een breedband internetverbinding zoals glasvezel.
De contracten zijn kort, je krijgt een sla op maat en je hebt een vaste contactpersoon op de helpdesk. De verbindingen met het internet zijn dubbel uitgevoerd op twee geografisch gescheiden locaties. Signet is leverancier van onder andere: Philips, Rabobank, Bonduelle, Accountview en vele andere grote en kleine bedrijven. Door Eurofiber zijn ze de afgelopen drie jaar verkozen tot 'Beste Service Provider'! Volgens Signet is toegang tot internet net zo normaal als water uit de kraan. 'Dat werkt tenslotte ook gewoon', aldus de provider.
Info:
iTRACTION WorkingOnline: Het Nieuwe Werken zonder investeringen
Het Nieuwe Werken hoeft niet per se gepaard te gaan met forse investeringen. Met WorkingOnline van iTRACTION maak je gebruik van virtuele werkplekken op abonnementsbasis, zonder forse uitgaven vooraf. We spraken met John Duynhouwer van iTRACTION.
-
Wat is WorkingOnline precies en voor wie is het interessant?
'Met WorkingOnline werk je online op basis van een abonnement. Hierbij huur je zowel de software als de hardware. Dat bespaart kosten doordat investeringen niet meer nodig zijn. Het is te vergelijken met het leasen of huren van een auto, alles wordt voor je geregeld zonder je druk te hoeven maken om bijvoorbeeld onderhoud of virussen. Met WorkingOnline kun je overal en altijd werken, want het draait op zeer krachtige servers vanuit meerdere beveiligde datacenters.'
-
Waarom en hoe kan WorkingOnline bijdragen aan een flexibele en kostenefficiënte HNW-omgeving?
'Veel bedrijven willen nu overstappen op Windows 7 en Office 2010. Door gebruik te maken van WorkingOnline kan dat op eenvoudige wijze zonder zelf deze software te hoeven aanschaffen en installeren. Maar ook, en dat is bijzonder, zonder nieuwe pc's te hoeven aanschaffen. Naast het gemak scheelt dit ook behoorlijk in de kosten.
Met WorkingOnline kun je gebruik blijven maken van al aangeschafte pc's. Het kan verstandig zijn over te stappen op een terminal, bijvoorbeeld als de pc's tien jaar of ouder zijn. Deze zogeheten Windows Based Terminals (WBT's) hebben een verbruik van minder dan 10 procent van dat van een pc en hebben geen beheer nodig.
-
Is bij jullie bedrijfsspecifieke software mogelijk?
'Bedrijfsspecifieke en maatwerk software (ook wel LOB, of line-of-business software genoemd) is altijd mogelijk. Dat is een van onze specialisaties. Belangrijk hierbij is de koppeling van het LOB pakket met onder andere Office 2010. Wij werken hiertoe nauw samen met de softwareleveranciers en richten samen met hen de omgeving in.'
-
Kun je wat meer vertellen over de voordelen van WorkingOnline en kosten?
Een van de grootste kosten posten in de ict zijn investeringen in nieuwe pc's en servers en het onderhoud daarvan. Vaak nog goed bruikbare machines moeten steeds worden vervangen om de laatste versie van bijvoorbeeld Office te kunnen draaien. Datzelfde geldt voor de aanschaf van overige Windows-software. Met WorkingOnline huur je per maand wat je nodig hebt in plaats van steeds te investeren. Upgrades naar een nieuwe versie van bijvoorbeeld Office zijn inbegrepen in de huurprijs.
-
Info:
Reactie toevoegen