Iedereen is bekend met e-mail, maar wat is e-mailmanagement?

“Wist je dat 60% van de tsunami aan zakelijke e-mails kopieën en doorgestuurde be-richten zijn aan collega’s binnen de eigen organisatie? En dat 75% van de mensen be-langrijke e-mails afdrukken? En dat grotendeels voor niets, want 40% weet na een jaar niet waar de berichten zijn gebleven. "

"Managers besteedden in 2007 al 2 uur per dag aan de afhandeling van e-mail. Met e-mailmanagement behandelen we zakelijke e-mail zoals het hoort: als bedrijfsinformatie. Berichten kunnen zichtbaar zijn voor anderen, je kunt zien in welk proces een e-mail zit en wat de status van behandeling is, zonder e-mails door te sturen of af te drukken.”

Waarom is dat belangrijk en wat bedoel je met 'e-mail is bedrijfsinformatie'?

“Als er een brief binnenkomt, stoppen we die in een dossier. Maar bij e-mail gebeurt dat meestal niet. E-mail wordt als persoonlijk beschouwd en is alleen beschikbaar in de inbox van de ontvanger. Daarmee verliest je organisatie belangrijke brokken in-formatie, wat kan leiden tot omzetverlies of problemen bij het leveren van bewijs bij een claim."

"Ook de afhandeling van berichten die op het info-adres binnenkomen kost bedrijven hoofdbrekens. Bij Semantica behandelen we e-mail op dezelfde manier als andere documenten. Door e-mails als bedrijfsinformatie te zien en ze te verrijken met elementen als status en behandeldatum ontstaat de mogelijkheid om e-mail op te ne-men in de workflows en dat is een krachtige, nieuwe manier om je e-mail af te hande-len, en dat scheelt tijd.”

Is een goed digitaal archief dan niet voldoende?

“Een archief is een eerste stap, maar als het daarbij blijft, dan bereik je je doel niet. E-mailmanagement systemen bevatten een solide archief, maar voegen daar mogelijk-heden voor verrijking, dossiervorming en workflow aan toe."

"De beste oplossingen maken daarbij geen onderscheid tussen papieren en digitale documenten en e-mailberichten, zodat je stapje voor stapje een volledig beeld opbouwt van je totale be-drijfscommunicatie.”