Word nog efficiënter met Nuance

Dertien procent van de midden- en kleinbedrijven geven in het onderzoek van Nuance aan dat het managen, maken en bewerken van hun documenten een grotere tijdsverspilling is dan het reizen naar afspraken. Bovendien laat 38 procent weten dat ze hier gemiddeld twee uur per week mee bezig zijn. Hoe kan dit efficiënter? Power PDF en spraakherkenning van Nuance kunnen je daar bij helpen.

Power PDF

'Er bestaat een standaard in de wereld van documentenbeheer om de documentenstroom zo optimaal mogelijk te laten functioneren: pdf', vertelt Steven Steenhaut, Senior Director EMEA bij Nuance. 'Iedereen associeert pdf met Adobe, ze denken dat zij de enige zijn die pdf's hebben. Maar er zijn heel veel bedrijven actief op dit gebied, waaronder Nuance met Power PDF.' Wat biedt deze pdf-standaard dan aan voordelen? 'Elke applicatie kan een pdf lezen', legt Steven uit. Maar dat is zeker niet het enige voordeel. 'Veel mensen denken dat het gebruik van pdf's gelimiteerd is tot het openen en verzenden ervan. Maar pdf's laten veel meer toe op het gebied van collaboratie en security.' Voorbeelden hiervan zijn encryptie en digitale handtekeningen. Je kunt echter ook correcties doorgeven in een pdf, zonder dat je het document hoeft af te drukken. 'Hiermee bespaar je enorm op de papier- en printkosten.' Daarnaast is een pdf tijdloos. Over twintig jaar kan het bestand wat je vandaag creëerde nog steeds geopend worden. 'Adobe is de marktleider op het gebied van pdf's. Dat is een mooi product, maar het bevat voor de gewone office-gebruiker veel te veel mogelijkheden op grafisch gebied. Daar betaal je helaas ook voor', vertelt Steven over PowerPDF van Nuance. 'Wij doen eigenlijk hetzelfde voor de dagelijkse gebruiker, maar dan voor een derde van de prijs.' Power PDF biedt diverse mogelijkheden, zonder alle dure extra's waar veel gebruikers geen gebruik van maken en dus ook niet zullen missen. Je hebt ze immers niet nodig. Bovendien behoudt je wel alle voordelen van een pdf, zoals encryptie en de mogelijkheid om in het document aanpassingen te maken.

Spraakherkenning

Ook spraakherkenning bevat vele voordelen. Een aantal jaren geleden stond deze software nog in de kinderschoenen, maar deze is nu geëvolueerd naar technologie voor productiviteit. 'Spreken gaat sneller dan typen', geeft Steven als voorbeeld van een voordeel. 'Bovendien maakt de software tegenwoordig geen fouten meer, dus alles wat je schrijft, is meteen foutloos.' Ook hier heeft Nuance een oplossing voor: Dragon NaturallySpeaking, welke inmiddels achttien jaar bestaat. Binnenkort komt de Nederlandse versie 13 uit op de markt. De software biedt nauwkeurigheid tot 99 procent en laat je drie keer sneller werken dan wanneer je typt.

Deelopleiding

58 procent van de mkb'ers geeft aan hun software niet aan te passen, omdat ze de kennis hier niet voor in huis hebben. Ook voor dit probleem komt Nuance met een oplossing: een deelopleiding. 'We moeten de opties van een pdf veel meer tonen aan de eindgebruiker. Een deelopleiding is daarom heel belangrijk geworden in dit segment.' Nuance werkt op dit moment hard aan deze deelopleiding. 'We gaan video's ter beschikking stellen en tutorials en handleidingen maken', vertelt Steven. 'We gaan de eindgebruiker door het leerproces van het gebruik van een pdf leiden.'