Filterworks: e-mail als productiviteitstool

E-mail is nog altijd een van de belangrijkste communicatiemiddelen in het bedrijfsleven. Maar veel innovaties heeft deze technologie niet gekend. We gebruiken het vaak nog steeds zoals in de beginperiode, zo'n 40 jaar geleden. Maar in al die stapels elektronische post ligt een schat aan informatie verborgen. Via traditionele maildiensten en dito clients is die informatie maar matig toegankelijk, om over compliancy nog maar te zwijgen. Het product Filterworks biedt uitkomst.

Filterworks is een product dat zelfstandig functioneert naast de bestaande mailserver. Het ontvangt al het e-mailverkeer en de bestaande e-mailhistorie kan worden geïmporteerd. Iedere mail inclusief bijlagen wordt geïndexeerd en opgeslagen, zodat de informatie die erin opgesloten ligt razendsnel opvraagbaar is. Vervolgens kun je zoeken binnen deze informatie via een zoekengine die qua snelheid en functionaliteit vergelijkbaar is met bijvoorbeeld Google. En omdat de e-mail van je gehele bedrijf wordt geïndexeerd, kun je afhankelijk van je rechten ook bij mail van je collega’s of afdeling.

Filterworks is net zo gemakkelijk doorzoekbaar vanaf je lokale desktop als vanaf een mobiel apparaat. Niet onbelangrijk in een tijd waarin je steeds vaker onderweg ook toegang tot informatie nodig hebt. Op de desktop gebruik je daarvoor de browser, op mobiele apparaten een speciale Filterworks-app.

Productiviteitstool

Niet alleen is Filterworks een krachtige oplossing om de informatie in je e-mail beter te ontsluiten, ook los je hiermee het aloude compliancyprobleem op. Maar bovenal is Filterworks een productiviteitstool. De oplossing maakt het eenvoudig om te zoeken binnen oude e-mail. Denk aan het probleem dat je vaak op zoek bent naar die ene e-mail, waarvan je de afzender weet en ongeveer wanneer deze binnenkwam. Met Filterworks vind je met deze beperkte beschikbare info razendsnel de juiste mailwisseling van jezelf, of die van een collega.

De e-mail blijft in principe voor altijd in dit archief aanwezig en de opslag ervan gebeurt volautomatisch. Je hoeft dus niet meer vanuit bijvoorbeeld Outlook e-mailarchieven te maken, ook het opschonen van je mailbox kun je met een gerust hart doen. Rondslingerende disks met oude pst-bestanden zijn daarmee verleden tijd. Filterworks werkt in die zin als een soort collectief big data e-mailgeheugen dat al het mailverkeer van je gehele bedrijf opslaat, indexeert en weer beschikbaar stelt. En verwijder je per ongeluk belangrijke mails, dan staat er altijd nog een kopie in het Filterworks-archief. Dat biedt trouwens nog een belangrijk voordeel: je hoeft niet meer bang te zijn dat je vastzit aan een mailprovider. Bij een overstap naar een andere aanbieder trek je gemakkelijk alle mailhistorie uit Filterworks, niemand gaat met jouw gegevens aan de haal en ook bij een faillissement van een provider zijn je gegevens veilig. De dienst werkt met de belangrijkste e-mailplatforms, zoals Exchange, Lotus Notes en Groupwise. Maak je gebruik van clouddiensten als Office 365 en Google Apps, dan is er geen man overboord: de dienst koppel je net zo gemakkelijk aan deze clouddiensten als aan je eigen mailserver.

Drie versies

Filterworks is verkrijgbaar in drie varianten: SMB, Enterprise en Cloud. Eerstgenoemde is geschikt voor organisaties tot 250 mailboxen. Deze versie werkt on-premise: je krijgt alle benodigde hardware in eigen huis. Werk je met een VMWare-omgeving, dan is een virtuele appliance beschikbaar. De Enterprise-versie is geschikt voor organisaties met meer dan 250 mailboxen. Ook integratie met andere bedrijfssoftware zoals Sharepoint of een CRM-oplossing is mogelijk. De derde variant is cloudgebaseerd. Het beheer en de set-up ligt volledig in handen van een door Filterworks geselecteerde en gecertificeerde partner. Deze variant kun je koppelen met zowel je lokale mailserver als met maildiensten uit de cloud, zoals Office 365. Bij alle varianten kun je gebruikmaken van apps voor mobiele platformen.

Toekomst

Die grote hoeveelheid bedrijfsgegevens biedt een uitgelezen kans daar meer mee te doen. De basis van archivering staat nu als een huis, Filterworks kan zich nu storten op de ontwikkeling van intelligente toepassingen die gebruikmaken van de rijke informatie die in e-mail opgesloten zit. Filterworks zal continu doorontwikkelen en in de toekomst allerlei intelligence-functionaliteit beschikbaar stellen aan zijn gebruikers. Voor nu is het in ieder geval een set-and-forget-oplossing voor snel terugvinden van e-mail, je compliancy en het zekerstellen van je e-maildata.

Wil je meer weten over Filterworks? Kijk op hun website: www.filterworks.nl