Veenman: Van familiebedrijf naar een onderneming van nu

Veenman, met drie regiokantoren in Nederland en het hoofdkantoor in Capelle a/d IJssel (binnenkort bij Rotterdam Airport) richt zich al sinds 1919 op kantoorautomatisering. Sinds 2008 is het onderdeel van Xerox Europe, en Veenman opereert wel zelfstandig. Met een dergelijk lange historie heeft het bedrijf veel kennis in huis op het gebied van documentstromen en digitalisering, iets waar hun klanten uiteraard de vruchten van plukken, bevestigt Dirk Olivier.

Papierloos werken

'Het papierloze kantoor, daar hadden ze het 33 jaar geleden toen ik begon met werken al over. En nu nog steeds', aldus Dirk. 'Met alle technologieën die zich in de loop der jaren hebben aangediend zijn bedrijven steeds meegegaan. En nu zitten we echt in het digitale tijdperk. Het is eigenlijk een nieuwe fase en dat betekent dan ook dat een bedrijf moet veranderen, ook Veenman. We zijn altijd meegegaan, we zijn niet 'dat kopieerbedrijf' zoals we weleens genoemd worden, we werken met behoorlijke hightech tegenwoordig. Nu verschuift het werkveld van document solutions wel steeds meer richting de ict en dat betekent dat we logischerwijs mee veranderen.'

Een frisse wind

Die aansluiting bij het werkveld zoekt Veenman in de digitalisering. 'Veenman verhuist binnenkort naar een nieuwe locatie en heeft in haar Smart Office een omslag naar digitaal werken doorgevoerd', zegt Dirk. 'Dat is ook belangrijk omdat de klant centraal staat. Zodoende werken wij op dezelfde manier als onze klanten waardoor we ook precies weten hoe het bedrijfsproces van hen in elkaar steekt. We bouwen een propositie die gewoon draait om de devices die we altijd al leverden, zoals die van Xerox. En daarnaast bieden we software-oplossingen en -diensten aan onze klanten, denk aan het scannen van een archief bijvoorbeeld. Of de inkomende factuurstromen verder automatiseren via cloudsoftware die we ook leveren. En dat is precies hoe wij binnen Veenman werken. De wereld is immers digitaal.'

Digitale processen

Dirk geeft ons een voorbeeld uit de praktijk om te illustreren waarom de oplossingen van Veenman werken in de praktijk van vandaag. 'Dankzij sterke partnerships met leveranciers van notariële pakketten acteren wij als kennispartner in het Notariaat. Wij helpen notarissen de volgende stap te maken in volledige digitalisering van hun dossiers op een veilige en werkbare manier. Het gaat hier dan onder andere om digitalisering van aantekeningen van notarissen, identiteitsbewijzen en binnenkomende post. Sommige notarissen hebben gewoon hele garageboxen vol met opgeslagen documenten, aangezien je deze wettelijk een bepaalde tijd moet bewaren. Wij laten zien dat het ook anders kan.'

Nieuwe ideeën

Dirk: 'Ik kom zelf niet uit de document management-hoek en dat geldt echt niet alleen voor mij. Wat je dan doet is gewoon lekker samen met elkaar zitten brainstormen en out-of-the-box-denken. Zo kom je op nieuwe ideeën vanuit een andere hoek die wellicht wel beter werken dan huidige processen. Die diversiteit van personeel past helemaal bij deze tijd. Een organisatie moet vandaag de dag van veel markten thuis zijn, wat automatisch betekent dat er onder het personeel net zoveel kennis aanwezig moet zijn. Dat zit bij ons gelukkig helemaal goed!'