Jouw data veilig: een strategie voor je backup in drie stappen

We kennen allemaal het belang van backups. Voordat je uberhaupt denkt aan het maken van backups, is het verstandig een strategie te bepalen. Blind al je data backuppen zorgt immers enkel voor tijd en kosten. Deze drie stappen helpen je met het opstellen van een solide backupstrategie.

Een strategie voor je backup

Het plan is in feite op te splitsen in twee delen: het voorwerk en implementatie van de oplossing die je voor je backups wilt gebruiken is het eerste deel. Welke oplossing je moet gebruiken hangt af van je eigen infrastructuur en voorkeur. Maak je bijvoorbeeld gebruik van een hybride omgeving waarin je gebruik maakt van de services van één enkele aanbieder, dan is het wellicht makkelijker ook backups door die aanbieder te laten regelen.

Echter, het kan veel geld schelen wanneer je verder kijkt en andere aanbieders ook een optie zijn. Dit gaat dan wel weer ten koste van het gemak. Het tweede deel is de recovery zelf. Hoe deze plaatsvindt en wie hier verantwoordelijk voor is, hangt samen met het voorwerk en de implementatie die je hebt gedaan. Dit klinkt als een open deur en zou dat ook moeten zijn, maar helaas verkijken organisaties zich op het werk wat bij een recovery komt kijken. Een oplossing is niet genoeg, je hebt een plan van aanpak nodig.

Stap 1: breng je infrastructuur in kaart

Dit is natuurlijk essentieel. Wat heb je in huis, wat geef je uit handen en bij wie ligt de verantwoordelijkheid? Een calamiteit kan overal voorvallen, ook in een datacentrum dat ‘honderd procent uptime-garantie’ geeft. Een ISOgecertificeerd datacentrum is geen schild voor elke calamiteit die zich kan voordoen, hoezeer zij ook anders beweren. Weet dus waar je terecht kan om verhaal te halen of nog beter: waar je terecht kan om problemen te voorkomen die kunnen voorvallen in een door jouw organisatie gebruikte constructie.

Zodra je volledig weet hoe je infrastructuur in elkaar steekt kun je het belangrijkste voorwerk doen:

• Het vaststellen van het risico dat een calamiteit zich kan voordoen
• De waarschijnlijkheid dat een calamiteit zich voordoet
• De impact die een calamiteit heeft op jouw infrastructuur.

Dit is essentieel, want het kiezen van de juiste backupoplossing staat of valt met de kennis die je hebt over jouw infrastructuur en waar en wanneer er iets zou kunnen gebeuren. Probeer zo goed mogelijk elk van de bovenstaande drie punten te beschrijven. Hoe meer je kunt beschrijven en dus hoe meer je weet over jouw infrastructuur, hoe beter de uiteindelijke keuze die je maakt wat betreft een voor jou geschikte backupoplossing.

Stap 2: waar liggen je prioriteitem

Weten uit wat voor data je wilt dat je backup bestaat is belangrijk, maar dit is al wel een stap te ver. Allereerst is het zaak om te weten waar je prioriteiten in jouw organisatie liggen. Wat is je business en bovenal: wat is kritieke data om je business te kunnen voorzetten? Concentreer je hierop. Ja, het klinkt flauw, maar een database die in je backup mist omdat je deze over het hoofd hebt gezien, is een reële mogelijkheid.

De andere kant is ook belangrijk: weten wat je niet in je backup opneemt. Een uitpuilende backup voor waardeloze en niet-essentiële data kost je ruimte, tijd en geld. Plus, een systeem dat volledig bloated is vol met data waar gebruikers niets aan hebben, stoort. Een schone backup is dus het halve werk.

Denk bij het opstellen van je prioriteiten aan de verschillende kritieke niveaus in jouw datastroom. Wat op het eerste gezicht onbelangrijke data lijkt, kan voor een enkele werknemer essentieel zijn om zijn of haar werk goed te doen. Dit betekent ook dat je hier actief werknemers bij moet betrekken of tenminste weten wat essentieel voor hen is binnen de taak die zij bekleden binnen de organisatie.

Deze stap zou uiteindelijk moeten leiden tot een weloverwogen keuze in de oplossing die je kiest om backups te maken. Dit is een belangrijke keuze, want de oplossing moet passen in het ecosysteem van software wat gebruikt wordt in de organisatie.

Stap 3: test je backup

Dus, je hebt de gehele datastroom in je organisatie in kaart gebracht, weet wat wel en wat niet kritiek is en hebt hiervoor een passende backupoplossing gevonden. Dat is niet het einde van het bepalen van je strategie, maar het begin van een verfijning van je strategie.

Het is niet ondenkbaar dat er zich onverwachte zaken voordoen. De oplossing werkt bijvoorbeeld niet naar wens, of de wijze waarop backups gemaakt worden en recoveries gedaan worden, is niet naar wens. Dan kun je in deze stap jouw strategie bijschaven. Wees trouwens niet bang om hierin te experimenteren. Wellicht word je wel gedwongen om je IT-beleid te herzien, bijvoorbeeld om meerdere of juist minder backups te maken dan je eerder gewend was. Een mogelijke revisie kan dan op z'n plaats zijn. Als het de algehele veiligheid van data in je bedrijf ten goede komt, is er niets mis mee om het IT-beleid binnen jouw organisatie aan te passen.

Let wel: laat je ook niet leiden door de oplossing die je hebt gekozen. Kies voor je gezond verstand. Als je een strategie hebt die werkt, komt dat uiteindelijk jouw organisatie ten goede.