Vergaderen saai? Niet zo!

Vergaderen is zelden het leukste aspect van ondernemerschap. Maar je komt er zo nu en dan niet onderuit. Dan is het wel zo handig om de uren in de vergaderruimte zo aantrekkelijk en comfortabel mogelijk te maken. Met een simpele blocnote aan een grote tafel met stoelen ben je er anno 2017 absoluut niet.

Een belangrijk ijkpunt is steeds weer: hoe groot is de vergaderruimte en hoeveel mensen nemen deel aan de vergadering? Een vaak onontbeerlijke tool is een scherm, bord of whiteboard voor presentaties. De aloude papieren flip-over is voor sommigen misschien afdoende, maar wanneer er vaak en met verschillende groepen wordt vergaderd, zijn bijvoorbeeld een projector of display een uiterst noodzakelijk hulpmiddel.

Scherm op het juiste formaat

Maar welk formaat voor welke ruimte is het meest perfect? Epson - zelf aanbieder van schermen en projectoren - heeft enkele regels opgesteld waarmee je prima uit de voeten kunt. In een kleine ruimte (afstand tussen publiek en muur één tot twee meter) ga je voor een scherm met een grootte van 30 tot 65 inch. Dat is afdoende voor wanneer de groep toehoorders bescheiden is tijdens presentaties, videovertoning en trainingen.

Is de kijkafstand twee tot drie meter en een interactief whiteboard voor documenten en spreadsheets vereist? Kies dan een scherm dat 60 tot 200 inch meet. Maak je gebruik van een forse ruimte of conferentiezaal waar het publiek op drie of zelfs elf meter afstand van het scherm zit? In dat geval ga je voor een grote jongen van 100 tot 500 inch zodat je zeker weet dat iedere persoon aanwezig tot in de pixel ziet wat er op het scherm te zien of te lezen is.

Papier niet hier

Vergaderen doe je tegenwoordig met zo weinig mogelijk of zelfs geen papier. Wel zo duurzaam. De kilo's boom die nog steeds door talloze organisaties worden gebruikt bij het vergaderen zijn echt niet meer nodig. Er zijn talloze apps die het papier zinloos maken. AVK, een in Tilburg gevestigd bedrijf dat zich richt op het Nieuwe Werken, plaatst een paar van die apps voor het voetlicht.

Voor het maken van notities kies je bijvoorbeeld NotesPlus. 'Met deze app kun je eenvoudig aantekeningen maken of notuleren. Je kunt ze typen, schrijven of zelfs audio opnemen. Een van de grootste voordelen van deze app is dat er een vak is om je handpalm op te laten rusten als je hem gebruikt om met de hand (of styluspen) te schrijven. Zo maak je geen 'inkt' vlekken op je aantekeningen', aldus AVK.

Rechtstreeks verbinding maken met je PC of netwerkserver gaat niet zomaar op een tablet. Maar er zijn volgens AVK serververbindingen of cloudoplossingen om wel makkelijk documenten uit te wisselen met dit device. Het bedrijf noemt SharePoint, de meest complete oplossing om bestanden te delen en te bewerken, met meerdere personen tegelijk in een bestand. Voorwaarde is volgens AVK is wel dat je organisatie over Microsoft SharePoint beschikt en er de documenten mee beheert. Verder zijn er WebDav voor het aanmaken van documenten en het bewerken en plaatsen op een (web)server. Middels SecureFTP maak je een beveiligde verbinding met de kantoorserver, mits toegestaan door jouw ICT-systeem.

Skype voor Bedrijven

Online! Steeds vaker vergaderen we met mensen die niet in de vergaderruimte zelf aanwezig zijn, maar zich op een (grote) afstand bevinden. Gelukkig zijn er genoeg tools die het contact ondanks dat persoonlijk maken met Skype als grootse en bekendste speler.

Met één klik kan iedereen deelnemen aan een onlinevergadering vanaf elk apparaat. Je kunt direct een vergadering houden of via Outlook een toekomstige vergadering plannen. De URL voor de vergadering op maat opgesteld. Vergaderingen opnemen, je scherm delen en opmerkingen toevoegen aan PowerPoint-presentaties voor samenwerking in realtime voor maximaal 250 personen is mogelijk. Met whiteboards, peilingen, vraag- en antwoordlijsten en ingebouwde IM's kan je de zakelijke vergaderingen productiever maken.

Ook is het met Skype voor Bedrijven geen probleem om onlinevergaderingen te beheren met geavanceerde belopties, zoals het geluid van één of alle deelnemers dempen en het overbrengen van de beheerfuncties voor de presentator. Zakelijke vergaderingen met gecodeerde video- en audiostreams en onbeperkte telefonische ondersteuning zijn eenvoudig. Ook biedt Skype geavanceerd HD-geluid voor de beste en betrouwbare onlinevergaderingen. Extra functies als automatisch bijsnijden en tracering van gezichten behoren ook tot de mogelijkheden.

Sounds good

Voor het beste geluid tijdens vergaderingen met bijvoorbeeld Skype, Unified Communications of gewoon old school per telefoon hoef je niet lang te noemen. In WINMAG Pro schrijven we met de regelmaat van de klok over systemen – check in deze editie bijvoorbeeld de review van de Jabra Speak 710 - die het geluid voor elke deelnemer aan de vergadering tiptop in orde maken. Het geluid is vaak zelfs zo goed dat je zonder blikken of blozen hetzelfde systeem kunt gebruiken voor de soundtrack van het barbecuefeestje bij je thuis.

Prima. De tools zijn er. Maar zo soms is het grootste probleem simpelweg de ruimte. Die is er niet, het is te klein of je moet het delen met een andere onderneming die net wanneer jij de ruimte nodig hebt de zaak bezet houdt. Geen ramp. Je hoeft niet direct met bedrijf en al te verhuizen, er zijn minder rigoureuze oplossingen. Vergaderen op locatie. Ruimtes die zijn voorzien van comfort en de juiste technologie.

Igluu is een aanbieder van vergaderlocaties. Het biedt met MeetingSpace aantrekkelijk geprijsde vergaderruimtes in een omgeving die bruist van de ondernemingslust. De locaties zijn centraal gelegen in de binnenstad van Utrecht, Den Haag en Eindhoven, van alle gemakken voorzien en met een uitstekende service.

De beste vergaderlocatie

Bij een Igluu MeetingSpace kun je terecht voor bijeenkomsten met 2 tot 500 deelnemers, in verschillende settings. Van een spreekkamer voor persoonlijke gesprekken tot een auditorium voor workshops, trainingen en netwerkbijeenkomsten gericht op grotere groepen. De ruimtes zijn voorzien van de modernste communicatiemiddelen. Ook bij Deskbookers kan de vergadergrage ondernemer aankloppen voor een meer dan prima locatie. Honderden van die vergaderlocaties in onder meer Amsterdam, Utrecht, Den Haag en Rotterdam zijn aangesloten bij het Deskbookers-netwerk. Via de dienst reserveer je heel flexibel, op uurbasis een vergaderlocatie. Je betaalt dus alleen voor een vergaderruimte wanneer je deze ook daadwerkelijk gebruikt. Bovendien reserveer je de vergaderkamers direct online.