Onlineboekhouden: 4 checkpunten voor je overstapt

Overstappen van een 'offline' boekhoudpakket naar online boekhouden is in de meeste situaties een slimme zet. Ga maar na: je administratie komt centraal te staan, waardoor zowel jij en wellicht je boekhouder overal toegang hebben tot de laatste financiële informatie en deze bovendien direct kunnen bijwerken. Bovendien maakt het niet meer uit waar je je bevindt, de cloud is immers overal benaderbaar. Toch moet je wel met een aantal zaken rekening houden voor je de oversteek waagt. Die zetten wij hier op een rij.

1. Is er een mobiele app beschikbaar ?

Dat je administratie straks in de cloud staat is natuurlijk prachtig, maar hoe wordt die informatie ontsloten op mobiele apparaten als een tablet of smartphone? Je wilt niet 'pielen' in een mobiele browser met een weergave die niet is geoptimaliseerd voor deze apparaten voor het invoeren van cruciale gegevens. Het beste ga je in zee met een fabrikant die speciale apps aanbiedt waarmee je gemakkelijk en comfortabel toegang krijgt tot je boekhouding op bijvoorbeeld je iPad of Android-smartphone. Dat verhoogt niet alleen het gebruiksgemak, het zorgt ervoor dat boekhouden überhaupt te doen wordt op een tablet of smartphone.

2. Maak je gebruik van een gerenommeerde partij?

Je financiële gegevens zijn je lief en niet bedoeld voor derden. Bedenk dat goed voor je je hele hebben en houden naar de cloud verplaatst. Je legt immers je administratie in handen van een derde partij, niet iets wat je dagelijks doet. Ga daarom strikt na met je wie je in zee staat en hoe je veiligheid en de privacy van je bedrijfsgegevens gewaarborgd is. Staan de servers bijvoorbeeld op Europees grondgebied? Daar zijn met name de privacyregels een stuk strenger dan bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. En hoe zijn die servers überhaupt beveiligd? Staat je data verspreid over meerdere datacentra? En wie kunnen er eigenlijk bij je financiële gegevens als het eenmaal in de cloud staat? Ons advies: kies voor een gerenommeerde partij die weet wat het doet en een goede reputatie heeft zonder noemenswaardige incidenten.

3. Hoe zit het met de integratie met overige bedrijfssoftware?

Je financiële administratie bevindt zich niet in een vacuüm, het raakt aan allerlei processen in je bedrijf. Sterker nog: het raakt aan vrijwel al je processen in je bedrijf. Denk aan urenregistratie, voorraadbeheer, maar ook contactbeheer of zelfs een complete crm-oplossing. Je wilt dat je belangrijkste bedrijfsspecifieke applicaties kunnen 'praten' met je online boekhoudoplossing.

4. Hoe is de overstap geregeld?

Als er iets is wat je niet wilt, dan is het wel dat je gegevens uit je huidige oplossing niet bruikbaar zijn in de nieuwe. Controleer dus goed bij zowel je huidige oplossing als bij de nieuwe wat de mogelijkheden zijn voor een migratie.