Sneller klanten helpen dankzij archivering en zoekmogelijkheden

Redactie WINMAG Pro
Robatech levert wereldwijd lijmsystemen voor de industrie. Vanuit de vestiging in Westervoort bedienen elf medewerkers de Nederlandse markt. De vestiging groeit en hiermee stijgen het aantal papieren pakbonnen en facturen. Konica Minolta integreerde een documentmanagementsysteem dat alle bedrijfsdocumenten en -mails niet alleen indexeert, maar ook razendsnel zoeken faciliteert. Resultaat: een hogere efficiëntie en een snellere service aan klanten.

Oscar Bongers, manager service & support bij Robatech vertelt: 'Met de stijging van de omzet zagen we een toename in de hoeveelheid pakbonnen en facturen. Op een gegeven moment zaten we soms op wel vijftig documenten per dag. Die documenten werden dan één voor één gescand en naar de administratief medewerker gestuurd. Zij moest alle documenten vervolgens een nieuwe naam geven om het terugvinden te vereenvoudigen. Dit hele scan- en bewerkingsproces nam zo’n vijf minuten per document in beslag, en ging daarmee ten koste van de reguliere werkzaamheden.'

Handmatig zoeken

De oude werkwijze was arbeidsintensief en foutgevoelig. 'Regelmatig stonden er documenten in de verkeerde map, omdat ze een foutieve naam hadden gekregen. En doordat niet alle pakbonnen en facturen direct werden verwerkt, duurde het enige tijd voordat de documenten waren gedigitaliseerd. Als je klant of leverancier dan belde met een vraag, wist je niet waar het document was. Bovenop de verwerkingstijd zorgde dat ook nog eens voor extra zoektijd.'

Dit handmatige zoekwerk moest ook worden gedaan voor de nabestellingen. Daarvoor had Robatech geen digitale verwerkingsoplossing. 'Om onderdelen van een bepaald lijmsysteem terug te vinden, schreven we de serienummers handmatig op de pakbon. Wilde je die vervolgens achterhalen, dan moest je op zoek naar de pakbon.' Volgens Bongers de hoogste tijd voor een geautomatiseerde oplossing.

Enterprise Content Management

Aanvankelijk ging Bongers op zoek naar een eenvoudige oplossing. Via een nieuwsbrief kwam hij terecht bij de Enterprise Content Managementoplossing (ECM) van Konica Minolta. Bongers: 'We scannen nu alle documenten in één keer op het printsysteem, ook van Konica Minolta. Daarna zorgt de ECM-applicatie voor een razendsnelle herkenning, indexering en plaatsing in de juiste map. Belt een klant of leverancier met een vraag, dan kunnen we zoeken op klantnummer, ordernummer, opdrachtnummer en factuurnummer. Zo kunnen we tijdens hetzelfde telefoongesprek nog een antwoord geven. Onze reactietijd is daardoor met sprongen vooruitgegaan. Ook de serienummers van de systeemonderdelen die op de pakbon zijn geschreven, worden nu meteen gescand en herkend. Zo kunnen we ze veel gemakkelijker terugvinden.'

Snel alle bedrijfsdocumenten en -mails doorzoeken

'De ECM-toepassing scant onze hele server en indexeert alle mappen en folders. Zelfs onze mail nemen we daarin mee. Tenminste, als je voor de betreffende mappen of e-mailaccounts geautoriseerd bent. En het mooie is: daar komt geen andere interface of applicatie aan te pas.' 

Hoge reactiesnelheid

Sinds de zomer van 2016 werken alle medewerkers van Robatech Nederland nu met de ECM-oplossing. Bongers is tevreden: 'Het systeem werkt uitstekend. We hebben sinds de oplevering geen problemen ervaren. Integendeel, we hebben er veel profijt van. En dat merken onze klanten en leveranciers ook: onze reactiesnelheid op hun vragen was nog nooit zo hoog.'

De ECM-oplossing, dokoni FIND, kan gratis worden getest via find.konicaminolta.nl.

afbeelding van Redactie WINMAG Pro

Redactie WINMAG Pro | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Redactie