Wat je als projectmanager moet weten voor projectsucces

1. De start moet goed zijn

Niet voor niets luidt het spreekwoord ‘Een goed begin is het halve werk’. Met name de start van een project moet goed zijn. Door voldoende tijd te steken in het helder krijgen van de opdracht en de beoogde resultaten, kun je er samen met de opdrachtgever voor zorgen dat de randvoorwaarden voor succes gecreëerd zijn. Daarnaast is het ontzettend belangrijk dat je je als projectmanager kunt verplaatsen in het belang van je opdrachtgever en andere stakeholders.

2. Zorg voor de juiste balans

Als projectmanager streef je altijd naar het creëren van projectsucces. Dat bereik je als de betrokken partijen tevreden zijn met het resultaat. Van jou als projectmanager wordt verwacht dat je het hele speelveld beheerst. Door het tijdelijk samenbrengen van de benodigde deskundigheden en middelen kan vaak sneller en effectiever het beoogde resultaat worden bereikt. Daarbij spelen 4 pijlers een belangrijke rol. De juiste balans tussen deze pijlers zorgt voor succes:

- Structuur (Het) : Hier gaat het om de meest tastbare aspecten van een project, de tools: het systeem, de structuur, de methoden en de procedures. Het gaat daarbij om een vorm van planmatig werken waarbij volgens een bepaalde systematiek een vooraf gekozen resultaat wordt bereikt.

- Omgeving (Zij): Wie hebben er belang bij het project? Wie ligt er wakker als het project mislukt? Wat zijn de wensen & behoeften van de klant? Wie is de opdrachtgever? Is hij bereid voldoende mensen en middelen vrij te maken voor het project? Kortom: je stakeholders zijn enorm belangrijk. Het is continu belangrijk de belanghebbers te herkennen en erkennen.

- Leiderschap (Ik): Persoonlijk projectleiderschap wordt vreemd genoeg vaak onderschat. Waarom leid ik dit project? Verbind ik me aan de probleemstelling, doelstelling, resultaat en effecten? Hoe zet ik mijn kwaliteiten in? Hoe goed ben ik in onderhandelen, situationeel leidinggeven en conflicthantering? Zo herken je steeds beter waar je eigen kernkwaliteiten wél en niet liggen.

- Samenwerken (Wij): Dit gaat om de teamgeest, de groepsdynamica en samenwerking. Hoe zorgen we voor een soepele wisselwerking tussen de belangrijkste stakeholders? Hoe organiseren we een vruchtbare samenwerking met de opdrachtgever? Het ‘wij’ wordt steeds belangrijker voor het uiteindelijke resultaat.

Je zorgt voor de juiste balans tussen deze 4 pijlers door in je denken en handelen voortdurend de 4 pijlers in gedachten te hebben, af te wegen en toe te passen.

3. Vraag hulp waar dat nodig is en verdeel taken

Een goede projectmanager beschikt over een aantal kenmerken. Het is belangrijk dat deze kenmerken met elkaar in balans zijn. We maken hierin onderscheid in harde aspecten en zachte aspecten. De harde aspecten gaan in op het skillniveau van de projectmanager, zoals plannen, organiseren, analyseren. Welke skills moet je beheersen om een succesvol projectmanager te zijn? Ben je bijvoorbeeld erg chaotisch, dan kom je er niet alleen met de juiste kennis. Je kunt dan beter iemand naast je zetten die de plannende en organiserende kant op zich neemt, zodat jij je kunt focussen op de aspecten waar jij goed in bent.

De zachte aspecten gaan juist meer in op emotie en gevoel. Hoe schat jij mensen in? Hoe is de sfeer? Hoe zorg je ervoor dat het team waarin jij zit goed functioneert, met de juiste taken en gekwalificeerde personen? Een team dat zich prettig voelt bij jou, functioneert ook beter.

Door bij jezelf te ontdekken welke kenmerken jij beheerst en op welke aspecten je wel wat hulp kunt gebruiken, weet je beter op welke vlakken je extra handjes nodig hebt. Wanneer je zicht hebt op je eigen en andermans kwaliteiten kun je inspirerend leidinggeven en effectieve keuzes maken. En door het werk op te delen in aparte verantwoordelijkheden voor de verschillende teamleden, motiveer je de teamleden nog meer naar het beoogde resultaat toe te werken. Ook bij het nemen van besluiten, kun je je teamleden om hulp vragen. Wees open over wat er speelt en gedaan moet worden.

4. Kom voor jezelf en je team op

Het is belangrijk dat je weet hoe het spelletje gespeeld moet worden. Vraag jezelf af: hoe verhoudt een project zich tot de organisatie? Neem dit mee wanneer je vast zit of er even niet uitkomt. Ook moet je als projectmanager kunnen onderhandelen. Over tijd, geld en kwaliteit bijvoorbeeld. Doe jezelf niet te kort en maak duidelijk wat voor jou nodig is om de functie als projectmanager te vervullen. Veel projectmanagers lopen hier tegenaan.

Ook je teamleden kun je vragen welke taken, verantwoordelijkheden en randvoorwaarden zij nodig hebben om resultaten te behalen en aan welke verantwoordelijkheden zij invulling willen geven. Zo verhoog je de betrokkenheid bij het project. Het gevoel ergens een concrete bijdrage aan te kunnen leveren, vergroot de motivatie nog meer.

5. Wees duidelijk

Dat je je teamleden overal bij betrekt, wil niet zeggen dat ze ook overal evenveel invloed en zeggenschap over hebben of dat jij niet weet hoe je het project moet leiden. Wees te allen tijde duidelijk in je communicatie, zonder daarbij onzeker over te komen. Dan moet het af zijn en dat is jouw verantwoordelijkheid. Zo maak je duidelijk dat het project belangrijk is en dat de deadline gehaald moet worden om het grotere doel te behalen. En dat maakt jou als manager effectiever.

Wil jij een nog betere projectmanager worden? Volg dan de training Projectmanagement bij de Baak. Daarin ga je aan de slag met zinvolle technieken en tools waardoor jouw projecten een succes worden. Je krijgt meer grip op het project, de coördinatie en de medewerkers die het uitvoeren. Bovendien pas je alles direct toe in de praktijk met jouw eigen casus.

Doe de test: