Checklist voor invoering 'unified communications'

De overstap op Unified Communications, oftewel het 'programmeren' van je bereikbaarheid via telefoon, chat en e-mail, wordt vaak voorafgegaan door een overstap op VoIP. Deze manier van bellen kun je uitbreiden met allerlei Unified Communications-snufjes, zoals de integratie van voicemail, fax en e-mail. Soms is zelfs de mobiele communicatie gentegreerd. Ook het adresboek en agenda is gentegreerd en voor iedereen beschikbaar.

Twaalf aandachtspunten
Waar moet je op letten bij het invoeren van een echte 'communicatieserver'? Twaalf punten om op te letten.

1] Maak een overzicht van de eisen en wensen van de telefooncentrale, mobiele telefonie, e-mail, adresboek en agendabeheer.
2] Bedenk goed wat het doel is van de nieuwe server of dienst. Voor je het weet heb je teveel of te weinig mogelijkheden.
3] Breng je bestaande licenties in kaart. Wellicht dat er uitbreidingen zijn op de software die je al gebruikt, waarmee Unified Communications mogelijk is.
4] Bedenk of er speciale apparatuur aangesloten moet worden, zoals een deurbel, slagboom, fax, et cetera.
5] Maak een overzicht van alle telefoonnummers die in het bedrijf worden gebruikt. Bedenk ook hoe telefoontjes binnenkomen en hoe deze in de nieuwe situatie afgehandeld moeten worden. Bijvoorbeeld via een keuzemenu?
6] Onderzoek of de bestaande internetverbinding snel genoeg is om het telefoonverkeer te verwerken.
7] Overweeg of er een back-up internetverbinding nodig is in het geval van storingen.
8] Zijn er voldoende stopcontacten en ethernetpoorten aanwezig om zowel de PCs als telefoons aan te sluiten. Sommige VoIP-telefoons gebruiken power over ethernet voor hun stroomvoorziening. Er zijn ook VoIP-telefoons waarop je de PC kunt doorlussen.
9] Als je een managed oplossing kiest: is er voldoende ruimte in het 19 inch rack? Is deze diep genoeg?
10] Hou bij de installatie door een professional alle gegevens bij de hand, zoals het vaste IP-adres, de SMTP-server, et cetera.
11] Stel de firewall zo in dat deze de server toegang geeft internet.
12] Zorg ervoor dat medewerkers worden getraind in het gebruik van de nieuwe mogelijkheden. Slechte of geen instructies zijn een veelkomende oorzaak van het niet gebruiken van nieuwe hard- en software.