Werk sneller en leuker

Gastexpert: Tien handige tips voor Google Spreadsheets

Peter Bavinck
De mogelijkheden van Google Docs zijn bij velen welbekend, maar hoe Google (Spread)sheets zakelijke en persoonlijke taken kan vereenvoudigen, is minder bekend. Hieronder vind je tien tips die je helpen om Google Spreadsheets optimaal te benutten.

1 Upload afbeeldingen sneller met de =IMAGE-formule

Waarschijnlijk wist je al dat het mogelijk is om afbeeldingen toe te voegen door een bestand te uploaden in Google Spreadheets. Echter, een snellere manier om afbeeldingen toe te voegen is door de formule

=image(“url”)

te gebruiken. Tussen de aanhalingstekens zet je de link van de online afbeelding. Het is een vrij eenvoudige formule om te gebruiken en bespaart een hoop uploadtijd.

2 Gebruik templates

In Google Sheets kan je enorm veel templates gebruiken. Deze zijn erg nuttig om formulieren of woorden te verwerken en besparen je een hoop tijd. In Google Sheets zie je bovenaan de pagina een aantal suggesties. Wanneer je op ‘more’ klikt, krijg je tal van templates te zien.

3 Eenvoudig van de cloud naar harddrive

Documenten in de cloud opslaan is ideaal wanneer je onderweg bent, maar als je hiertoe toegang wil als je offline bent, is het weer minder praktisch. Wanneer je een bestand offline nodig hebt kun je klikken op ‘Actions’ en ‘Download’.

4 Snel inzicht in alle sneltoetsen

Sneltoetsen zijn altijd +1 (want handig en snel). Een goede manier om uit te zoeken wat de sneltoetsen zijn, is door - jawel - een sneltoets te gebruiken. Klik in je Spreadsheet op ‘Command’ + ‘Schuine streep naar voren’ (Mac) of ‘Control’ + ‘Schuine streep naar voren’ (Windows) om de lijst met sneltoetsen te zien.

5 Blijf gefocust in full screen

Je kan snel afgeleid worden door andere dingen die op je computerscherm gebeuren wanneer je in een document werkt. Google Docs heeft daar een oplossing voor. In de ‘View’-tab kan je ‘Full Screen’ selecteren, waardoor de icoontjes van je scherm verdwijnen. Als je op ‘Esc’ klikt, verschijnen ze weer.

6 Gebruik Conditional Formatting

Conditional Formatting is belangrijk in elk spreadsheetprogramma om ervoor te zorgen dat data of tekst op de juiste manier wordt ingevoerd. Dit geldt natuurlijk ook voor Google Sheets. Wanneer je bij je inventaris visueel wilt zien welke items onder een bepaalde hoeveelheid staan, kan je met je rechtermuisknop op de cel klikken en kiezen voor ‘conditional formatting’. Daarna kan je parameters instellen en een kleur kiezen voor elke parameter.

7 Kies eenvoudig andere valuta

Wanneer je op een financiële afdeling werkt of Spreadsheets simpelweg gebruikt om bedragen in te voeren, klik dan op de ‘123’-knop in de toolbar en ga dan naar ‘more formats’ en ‘more currencies’ om de juiste valuta te kiezen.

8 Maak gebruik van de explore-tab

Wanneer je data in sheets hebt ingevoerd en de data wil analyseren, kan je gebruikmaken van de ‘explore’-tab rechtsonderin je scherm. De app licht interessante data uit en stelt automatisch relevante tabellen of grafieken voor gebaseerd op de context en structuur van de data. Als de app denkt een correlatie of trend te hebben gevonden, dan beschrijft het de bevindingen onderaan de diagram.

9 Verzamel data eenvoudiger

Wanneer je een project uitvoert of een enquête gebruikt om informatie te verzamelen in Spreadsheets, kan je gebruikmaken van Google Forms. Dit is eenvoudig te delen met anderen en te embedden op je website door te klikken op ‘Forms’ en ‘Create a Form’. Hierin kunnen individuen hun antwoorden invullen. Wanneer je onderzoek is afgelopen, is je data bovenaan de spreadsheet toegevoegd.

10 Een lijst aanmaken met permalinks op basis van een RSS-feed

Met Importfeed kun je vrij eenvoudig een lijst maken met de meest recente artikelen die zijn geplaatst in een RSS-feed. Vul in een veld de code in:

=IMPORTFEED(“url”, "items
title", TRUE, 50). e(“url”)

Je krijgt dan de titels van de 50 meest recente blogs te zien. Probeer deze maar eens:

=IMPORTFEED("http://
lifehacking.nl/rss/",
"Items Title", TRUE, 50)

In plaats van de titel kun je ook de url of datum van de blogs laten zien. Er zijn natuurlijk nog veel meer mogelijkheden met Google Spreadsheets, maar hopelijk helpen deze eenvoudige tips je al een eind op weg.

afbeelding van Peter Bavinck

Peter Bavinck | Sales engineer G Suite, Google

Bekijk alle artikelen van Peter