Organiseer je digitale leven met Evernote

peterguldenpfennig
Het in 2008 gelanceerde Evernote was meteen vanaf de start mateloos populair. Hoewel het in eerste instantie lijkt op de zoveelste app om notities bij te houden, is het in werkelijkheid een ‘productivity powerhouse’ waar je u tegen zegt. Studenten en ‘lifehackers’ hebben het programma al massaal omarmd. Wat is er zo goed aan Evernote, en hoe kun je de software nu zo inzetten dat jij er wat aan hebt?

Juist de enorme hoeveelheid aan manieren om Evernote in te zetten om jouw eigen productiviteit te verhogen, zorgt ervoor dat veel mensen al snel afhaken na het even geprobeerd te hebben. Dat is op zich niet zo gek, want Evernote kan heel veel, maar blinkt nergens in uit. Om Evernote enkel te gebruiken als notitiesoftware zijn er gewoon teveel opties, om het overal voor te gebruiken vereist dat je anders gaat werken. Toch ontdek je pas de kracht van Evernote als je de sprong waagt en het overal voor gaat gebruiken. Om jouw start zo soepel mogelijk te maken zetten we wat tips voor je op een rijtje.

1. Begrijp de grote lijnen van Evernote

Evernote wordt een notitie-app genoemd maar het is veel meer dan dat. Maak er je digitale archiefkast van. Gebruik verschillende notitieboeken en geef ze een algemene naam zoals privé, werk, afspraken, in bewerking enzovoort. Vervolgens kun je alle opgeslagen webpagina’s en weblinks opslaan (eventueel voorzien van notities of een spraakmemo) in een notitieboek en deze een tag meegeven. Handig om later te doorzoeken als je op zoek bent naar een specifieke notitie.

Handig: Maak een algemeen notebook aan die je als standaard instelt. Dit is je grabbelton waarin je alles wat je online vindt en voorziet van een notitie opslaat. Deze kun je later, op een rustig moment, naar de juiste notebooks verplaatsen en van goede tags voorzien.

2. Elk apparaat Evernote

Tegenwoordig is het hebben van meerdere apparaten die aangesloten zijn op het internet eerder regel dan uitzondering. Voor ieder apparaat op ieder besturingssysteem heb je Evernote. Installeer het op ieder apparaat dat je hebt. Nogmaals: installeer Evernote op ieder apparaat dat je hebt! Evernote zal alleen zijn nut bewijzen als je jezelf ertoe zet om het ook te gebruiken en op elk apparaat met jouw Evernote-account te laten syncen. Al snel zul je merken dat overal dezelfde informatie bijhouden in je persoonlijke notitieboeken fantastisch werkt.

Handig: Gebruik naast het programma op je pc/mac en de app op je smartphone/ tablet ook de Evernote plugin, de Web Clipper geheten, voor de browser(s) die je gebruikt. Zo ben je een klik of tap verwijderd van het opslaan van iets wat je wilt bewaren. De Web Clipper is verkrijgbaar voor Safari, Internet Explorer, Firefox en Chrome.

3. Tag je notities

Gebruik tags om te zoeken. We noemden het al bij punt 1, maar tags zullen pas echt hun nut bewijzen zodra je een behoorlijk aantal notities hebt gemaakt. Dan kun je door slim en consistent gebruik van vaste, specifieke tags makkelijk de enorme stapel aan notities doorzoeken dankzij het sorteren en zoeken naar tags behorende bij notities. Gebruik specifieke tags die wel algemeen genoeg zijn om vaker te gebruiken. De tag ‘BTW’ is niet goed, deze is te algemeen en werkt beter als notitieboek (als je veel BTW-gerelateerde content opslaat tenminste). De tag ‘BTW-bonnen’ zou wel goed zijn (die je weer kunt opslaan in een notitieboek genaamd ‘BTW’ natuurlijk).

Handig: Geef niet alles wat je opslaat een tag, dat is nergens voor nodig. Maak ook niet teveel tags aan en gebruik tags die makkelijk te onthouden zijn. Dit vergemakkelijkt uiteindelijk zoekopdrachten met tags. Een suggestie is een tags met twee woorden waarbij het eerste woord alomvattend is, en het tweede idee specifieker, bijvoorbeeld Werken_ werkplek, wanneer je informatie op wilt slaan over openbare werkplekken, contactinformatie over die plekken et cetera.

4. Zoek en je zult vinden

Tags bewijzen hoe handig ze zijn in combinatie met de zoekfunctie. Gebruik deze dan ook want handmatig zoeken door je notities is verre van efficiënt. De zoekfunctie van Evernote gaat erg diep, maar laat je hierdoor niet afschrikken want er zit logica in. Enkele handige zoekopdrachten zijn:

tag: ’naam van de tag’. Hiermee zoek je op tags.
Voorbeeld tag: werplek
Dit geeft alle notities met de tag werkplek als resultaat.

tag: ’naam van de tag’. Hiermee zoek je op tags die je niet wilt weergeven.
Voorbeeld tag: werkplek
Dit sluit alle notities uit die de tag werkplek hebben.

Peter Güldenpfennig | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Peter