Productief op vakantie: zo pak je het aan

De tijd dat vakantie en werk strikt gescheiden waren ligt voor steeds meer mensen achter ons. Als zelfstandige doe je jezelf tekort als je ‘de zaak’ tijdens je drie weken aan de Spaanse Costa op slot gooit. In tijden van crisis is het op z’n zachtst gezegd ‘een beetje dom’ als je hierdoor een mooie opdracht mist. Een tablet of laptop met daarop je zakelijke mailaccount is daarom wel het minste dat je onderweg mee moet nemen. En eigenlijk begint daar meteen de ellende al, want internetten via een hotelkamer of andere al dan niet openbare hotspots is tegenwoordig vrijwel overal mogelijk, of het veilig is wagen we te betwijfelen.

De kans is behoorlijk groot dat er tussenpersonen meelezen die gegevens onderscheppen (denk aan wachtwoorden en andere privacy-gevoelige zaken), maar dat mag inmiddels hopelijk geen nieuws meer zijn. Wel handig is het om te weten hoe je deze valkuil op effectieve wijze omzeilt.

Vpn

Eén van de opties is dat je als werknemer zorgt voor een versleutelde vpn-verbinding met het bedrijfsnetwerk en van daaraf het internet op gaat. Je zou ook thuis een VPN-server kunnen laten draaien, dat kan al vrij simpel via een wat uitgebreidere NAS. Probleem is dat de kans van slagen wel afhankelijk is van of je router (en ook provider) vpn ondersteunt. Veel handiger kan dit met een zeer betaalbare dienst als SecurityKISS. Zelfs als je totaal geen technische kennis in huis hebt zet je hiermee via een simpele Windows-tool in een handomdraai een beveiligde vpn-tunnel op.

Je kunt servers over de hele wereld kiezen, kies je een Nederlandse locatie dan heb je als extra voordeeltje dat je ook live streams van bijvoorbeeld de NOS kunt bekijken. Dat heeft weliswaar niets met je bedrijf van doen, maar áls je zo eens aan wat ontspanning toe bent dan kan dat. Configureren van de vpn-verbinding op een tablet vergt iets meer werk, maar voor populaire systemen als iOS en Android wordt dat haarfijn uitgelegd. De vpn-verbinding is vanaf je device tot aan de SecurityKISS-server versleuteld, van daaruit ga je open en bloot het net op. Niet meer traceerbaar, maar ook vanaf een in principe als veilig te beschouwen punt.

Meelezen door kwaadwillenden in een hotel, bar of strandtent behoort hiermee tot het verleden. Sommige hotspots ondersteunen geen vpn, als dat het geval is kun je beter snel op zoek naar een alternatief.

Versleutelen

Verder is het handig om een bijvoorbeeld een NAS op het (thuis)kantoor aan te laten staan en deze online bereikbaar te maken. Zorg dat dit systeem met een (stevig!) wachtwoord is beveiligd en log in via https. Zo kun je op een veilige en simpele manier bij al je belangrijke documenten, zonder dat je ze op een usb-stick of welk apparaat dan ook mee hoeft te nemen. Zorg dat je verder geen belangrijke en gevoelige gegevens op je meegenomen apparatuur hebt staan, verlies je dan iets of wordt er iets gestolen dan is dat vervelend maar – zeker in combinatie met een goede verzekering – zeer overkomelijk.

Moet je toch per se bepaalde manier bij al je belangrijke documenten, zonder dat je ze op een usb-stick of welk apparaat dan ook mee hoeft te nemen. Zorg dat je verder geen belangrijke en gevoelige gegevens op je meegenomen apparatuur hebt staan, verlies je dan iets of wordt er iets gestolen dan is dat vervelend maar – zeker in combinatie met een goede verzekering – zeer overkomelijk. Moet je toch per se bepaalde bestanden direct bij je hebben, versleutel ze dan. Dit kan al heel simpel met een een archiver als bijvoorbeeld Winrar of pak TrueCrypt voor het betere werk. Deze laatste tool kost niks, dus een excuus hoef je eigenlijk helemaal niet te hebben voor het bewaren van onversleutelde bestanden op een laptop. Wil je een heel simpel én gratis stukje software voor het versleutelen, kij k dan eens naar AES Crypt. Een rechtermuisklik gevolgd door een klik op AES Encrypt volstaat om een bestand onbereikbaar voor ongewenste meelezers te maken. Deze open sour ce tool is ideaal om documenten aan een e-mail te hangen.

Eenmaal versleutelde bestanden zij n prima te bewaren in een cloudomgeving, denk aan bij voorbeeld Microsoft’s SkyDrive, Google Drive of Dropbox. Voor Office-documenten is de geboden opslagruimte in de gratis varianten al meer dan genoeg voor het online bewaren van duizenden van dat soort documenten. De versleuteling voorkomt ‘meelezen’ door de cloudaanbieders zelf, maar ook hoef je niet wakker te liggen van een hack.

Tablet

Mocht je de gok willen wagen en alleen met een tablet op stap willen, dan is dat tegenwoordig goed te doen. Met name de iPad en de betere recente Androidtabletten bieden genoeg power om ingezet te worden als vervanger voor in ieder geval een netbook. Nadeel is het ontbreken van een fysiek toetsenbord, zeker als je echt wat langere teksten moet tikken gaat een schermtoetsenbord al heel snel irriteren. Op de meeste Android-tablets kun je via usb zelfs een standaard PC-toetsenbord aansluiten (en dan liefst natuurlijk zo’n compact meeneem-exemplaar) en ook de iPad werkt prima met dergelijke toetsenborden via de camera connection kit. Negeer de foutmelding waarin wordt gemeld dat het toetsenplankje niet wordt ondersteund, want het betreft hier echt alleen helpdesk- ondersteuning van Apple!

Heb je helemaal geen zin in lastige kabeltjes, dan pak je uiteraard een mooi ultradun Bluetooth-keyboard mee, maar die zijn wel weer wat duurder. Kies bij voorkeur voor een exemplaar dat op gewone AAA-batterijtjes werkt, daar kun je eigenlijk altid en overal wel aankomen. Bij oplaadbare exemplaren de lader niet vergeten mee te nemen! Lijkt een overbodige opmerking, maar dergelijke toetsenborden zijn vaak zo energiezuinig dat je ze soms maar eens per half jaar op hoeft te laden en dán is vergeten niet zo heel onlogisch. Tenminste één reservelader voor je tablet en liefst ook nog een universele usb-lader meenemen is eveneens geen overbodige luxe. Gekke connectoren maken het soms erg moeilijk of onmogelijk om bij een defecte lader in het buitenland een vervangend exemplaar te scoren, waarna het snel gedaan is met de pret.

Ga je toch met de aloude note- of ultrabook op pad, dan is het praktisch om in ieder geval een ethernetkabeltje mee te nemen en ook een klein usb-hubje kan erg prettig zijn. Ga je naar een érg heet land, dan is een gadget als een usb-ventilator voor jezelf en vooral ook een koelplaat voor je notebook met ingebouwde fan geen overbodige luxe.