Vooruitblik 2013: Volgende generatie zakendoen - social business

Bij sociale netwerken denk je in eerste instantie aan Twitter, Facebook of Linkedin, maar bedrijven hebben heel wat meer keuze dan die drie. Yammer, Jive, Coconut, Socialcast, Projectplace, het zijn allemaal platformen waarmee je onderling kunt communiceren, content kunt delen en elkaars profielen opzoeken. Op zichzelf zijn deze zakelijke sociale netwerken er al langer, maar dit jaar staan ze door de snelle opkomst van sociale media vol in de schijnwerpers. De moderne jonge werknemer gaat immers Facebookend en Twitterend door het leven en ook de baas ziet wel dat Facebookers een stuk sneller op de hoogte zijn van gebeurtenissen in hun vriendenkring dan anderen. Een sociaal netwerk blijkt een uit- stekend middel te zijn om mensen met elkaar in contact te brengen en houden. Wat nu als je ook voor je eigen bedrijf een enterprise social network start? Mensen zijn dan een stuk beter betrokken bij de business en kunnen direct overleggen over allerlei praktische problemen. Een social business waarbij iedereen werkt aan hetzelfde doel.

Het omvormen van de zaak naar zo'n social business stond in 2012 op het netvlies van veel managers. Toch zijn er nog altijd de nodige beren op de weg. Want om een sociaal bedrijfsnetwerk effectief te laten functioneren moet wel iedereen er gebruik van maken. Niet iedereen pakt nu eenmaal zo makkelijk een nieuwe techniek op. Ook heeft gebruik van social media grote invloed op de bedrijfscultuur. Mensen kunnen immers veel gemakkelijker hun mening geven of invloed uitoefenen op een project. De organisatie wordt plat en aan een platte organisatie geef je heel anders leiding dan aan eentje die werkt op basis van hiërarchie. Afgelopen jaar werd er voor het eerst veel gesproken over de inzet van enterprise social networks en werd er voorzichtig met platformen geëxperimenteerd. We zijn er echter nog lang niet en het gebruik van enterprise netwerken zal ook in 2013 worden voortgezet. Welke nieuwe tools en ontwikkelingen kunnen we verwachten voor het volgende jaar op het gebied van enterprise social networks?

Mobiel wordt belangrijker

Momenteel gebruiken de meeste medewerkers van bedrijven nog een laptop of desktop wanneer ze aan hun documenten werken, maar tablets en smartphones zijn sterk in opkomst als werkstation. Steeds vaker wordt er gewerkt op mobiele apparaten en het is zaak dat ook het enterprise social network goed op die devices werkt. Ontwikkelaars zullen er komend jaar de nodige aandacht aan geven en Matilda Jernevad, Chief Market Analyst van Projectplace International AB noemt het zelfs één van de belangrijkste trends op het gebied van zakelijke sociale netwerken.

Projectplace is een platform waarmee meerdere partijen samen kunnen werken aan een project. 'We hebben een speciaal dedicated ontwikkelteam dat ons platform nog beter voor mobiele apparaten geschikt moet maken', vertelt ze. 'Momenteel hebben we een app voor Android en Apple smartphones en een app voor de iPad. Ons mobiele team wil Projectplace nog beter voor mobiele apparaten geschikt maken. We werken bijvoorbeeld aan het slepen van project icons op je jumpboard, zodat je met een vingerbeweging in een project bent. Er moeten zo min mogelijk stappen zitten tussen jou en het project waar je aan wil werken. Ook werken we aan de visualiteit van Projectplace. Je moet direct kunnen zien hoe bijvoorbeeld een planning eruit ziet.'

Beter kennismanagement

Kennismanagement doelt eigenlijk op de beheersing van de in de organisatie beschikbare kennis en het ervoor zorgen dat de juiste informatie bij de juiste persoon terecht komt. Kijk je naar enterprise social networks dan praat je vooral over het verrijken van de mogelijkheden om makkelijker informatie uit een sociaal netwerk te halen. Dat kan door meer content toe te voegen binnen profielen, maar ook door te letten op de relevantie van die content. Ontwikkelaars werken er achter de schermen hard aan. Zo ook ICT-dienstverlener OGD, die een aantal jaren geleden het eigen sociale netwerk Coconut ontwikkelde. OGD ontwikkelde Coconut in eerste instantie met het idee de eigen organisatie beter te laten samenwerken. Vorig jaar besloten ze Coconut als Saas aan te gaan bieden aan derden. 'Binnen Coconut heeft iedereen een eigen profiel en is er de mogelijkheid je profiel te personaliseren waardoor Coconut als nuttig wordt ervaren en je niet overspoelt wordt met voor jou irrelevante informatie', vertelt account- manager Antonie Kersten van OGD. 'Je krijgt als gebruiker alleen de berichten en projectdocumenten te zien die op jou van toepassing zijn. Bovendien is ieder eigen profiel verrijkt met extra metadata waarop je als gebruiker kunt zoeken. Je kunt een persoon in Coconut niet alleen op basis van de functie en de naam terugvinden, maar ook op basis van de projecten waar hij aan werkt, zijn expertise, kennis en ambitie.'

Integratie met bedrijfsapplicaties

Enterprise social networks worden momenteel binnen bedrijven nog veelal gebruikt als standalone applicatie. Dat gaat echter veranderen, want in 2013 zal er veel aandacht uitgaan naar van het enterprise social network met bestaande bedrijfsapplicaties. OGD werkt bijvoorbeeld aan integratie tussen Coconut en andere applicaties (zoals erp- of crm-systemen). 'Wat we willen bereiken met die integratie is het socialiseren van de eigen bedrijfsprocessen waardoor de aanwezige kennis onder medewerkers beter benut wordt', vertelt Kersten. 'Neem nu even ons bedrijf als voorbeeld. Wanneer een accountmanager een telefoontje krijgt voor offerte aanvraag bij een klant, dan maakt hij een melding aan in het crm-systeem. Wat we willen bereiken is dat er na die handeling automatisch een melding komt in Coconut. Zo kunnen ook andere accountmanagers die wellicht eerder met die klant hebben gewerkt of eerder zo'n project hebben geoffreerd input geven.' Ook Jeroen Pluim, directeur business development van ICT-dienstverlener Finalist, beschouwt het koppelen van al- lerlei applicaties aan het sociale netwerk als een belangrijke trend. Finalist is een dienstverlener die zich sterk richt op informatiehuishouding en het verspreiden van kennis door de organisatie. 'In allerlei programma's zit informatie besloten die voor jouw werk relevant kan zijn. Komend jaar zal er veel aandacht uitgaan naar het integreren en koppelen van al die informatiebronnen aan je profiel. Het profiel wordt zo nog rijker en nuttiger voor de werknemer.'

Meer strategisch besef

Het experimenteren met enterprise social networks wordt momenteel nog meestal gestuurd door medewerkers zelf. Het management is vaak toch wat afwachtend. Komend zal er echter een kantelpunt plaatsvinden in de aandacht die managers aan sociale netwerken geven. 'Het wordt serieus', zegt Jeroen Pluim van Finalist. 'Heel wat bedrijven hebben ondertussen met een sociaal netwerk geëxperimenteerd, maar hebben geen goede ervaringen. De reden hiervoor is dat het gebruik van een netwerk van onderaf zijn intrede doet. Jonge medewerkers beginnen met een toepassing als Yammer te werken en al snel werkt een belangrijk deel van het bedrijf ermee. Het management vindt dat wel goed, maar voert er vervolgens geen actief beleid op. Er is vaak geen community management om de gebruikersgroepen te beheren en er worden geen regels opgesteld voor het gebruik van het netwerk. Uiteindelijk zie je dan dat de aandacht van veel werknemers verslapt.'

De afwachtende houding van het management gaat volgens Pluim echter veranderen. 'Ik denk dat de bedrijfsleiding soms interesse mist, omdat ze te zeer gewend zijn aan een hiërarchische manier van leidinggeven. Ook missen ze sense of urgency. Toch zie je dat er langzaam een cultuurverandering plaatsvindt. Ik denk dat er komend jaar meer vanuit het management gestuurd gaat worden en sociale netwerken meer van bovenaf geïmplementeerd gaan worden.' Ook Matilda Jernevad van Projectplace ziet het veranderen van de bedrijfscultuur als een belangrijke stimulator en ontwikkeling voor enterprise social networks.

Het sociale netwerk wordt onderdeel van een eco-systeem. Shake out?

'Mensen stappen af van een systeem waarbij we werken met command en control, de traditionele wijze van beslissen, en gaan uiteindelijk werken met een platte vorm van samenwerken', vertelt ze. Jernevad ziet de rol van de moderne manager als die van een coach bij voetbal. 'Tijdens de wedstrijd nemen de spelers zelf beslissingen en werkt iedereen samen aan een gemeenschappelijk doel. De coach geeft enkel richtlijnen voor de speelwijze.'

Momenteel heb je als organisatie nog keuze uit een groot aantal sociale netwerken. Toch is niet de verwachting dat dat altijd zo zal blijven. Managers gaan in 2013 kritisch kijken naar de mogelijkheden van sociale netwerken en sommige applicaties uit het eerste uur zullen hierdoor afvallen. 'De keuze voor een platform wordt een belangrijke strategische keuze', zegt Pluim. 'Of een netwerk onderdeel uitmaakt van een groter eco-systeem zal in belangrijke mate uitmaken of bedrijven ook voor een bepaald netwerk gaan kiezen. Grote aanbieders als Microsoft en IBM hebben in dat opzicht een voordeel en zullen op termijn wel de overhand krijgen.'

Ook Antonie Kersten vindt dat de ruimte voor nieuwe toetreders op het gebied van zakelijke social media klein is. 'Het aantal aanbieders van bedrijfsnetwerken zal de komende jaren wel stabiel blijven en zeker niet toenemen', zegt hij. 'De drempel is redelijk hoog om een goede, gebruiksvriendelijke applicatie te ontwikkelen die integreert met andere applicaties. Omdat de behoeften van organisaties verschillen en de ESN’s zich ook op bepaalde vlakken verschillen zal er voorlopig nog voldoende ruimte zijn voor meerdere ESN’s. Op termijn verwacht ik wel dat er ook een behoefte zal zijn externe partijen binnen het eigen sociale netwerk te trekken. Dan wordt het ineens een stuk belangrijker dat iedereen hetzelfde netwerk gebruikt en dat ook ESN’s met elkaar kunnen integreren zodat je niet telkens in een andere applicatie hoeft te werken.'