De vijf veiligste communicatiemiddelen voor zakelijk contact volgens werkend Nederland

afbeelding van Redactie WINMAG Pro
Vandaag de dag verloopt een groot deel van de zakelijke communicatie digitaal. Waar vroeger gevoelige informatie nog via de aangetekende post werd verstuurd, wordt dit nu meestal via de mail gedaan. Ook het versturen van een document via de fax is vervangen door e-mail of andere chatprogramma’s.

Maar kunnen we bij digitale communicatie wel voldoende vertrouwen op de beveiliging die de programma’s ons zeggen te bieden? Of lopen we ongemerkt met gevoelige data te koop? Wij vroegen werkende Nederlanders met een kantoorbaan hoe zij tegen zakelijke communicatie en de veiligheid van verschillende programma’s aankijken. 

Als we werkend Nederland mogen geloven ziet de top vijf van meest veilige zakelijke communicatiemiddelen er volgens het onderzoek als volgt uit:

  • E-mailen (62%)
  • Aangetekende post (44%)
  • Teams (40%)
  • WeTransfer (18%)
  • Gewone post (17%)

Over de opties Facebook Messenger (1%), Google Meet (3%) en Facetime (4%) zijn de respondenten minder te spreken. Hier hebben ze toch het gevoel dat er makkelijker iemand mee kan kijken.

E-mail veiliger dan ansichtkaart?

De meerderheid kiest dus voor e-mailen als meest veilige vorm van zakelijke communicatie. Opvallend daarbij is dat de meer ouderwetse optie van aangetekende post nog op een tweede plaats komt. Dat dit niet meer gebruikt wordt lijkt dus zonde als we naar veiligheid kijken, maar is wel te verklaren wanneer je het over snelheid hebt. Een e-mail is vanuit je luie bureaustoel zo geschreven en ook nog eens gelijk bij de ontvanger. Tegelijkertijd is het zo dat wanneer je een e-mail zonder enige beveiliging verstuurt, dit voor een cybercrimineel net zo gemakkelijk te lezen is als een ansichtkaart voor de postbode. E-mail is dus zeker niet veiliger dan een ansichtkaart. Daar lijkt werkend Nederland zich nog niet zo van bewust: net iets meer dan de helft  (56%) denkt dat een e-mail versturen veiliger is dan het sturen van een ansichtkaart. 

Beveiligd mailen

Gelukkig wordt er bij het extern uitwisselen van gegevens door twintig procent wel gebruikgemaakt van beveiligd e-mailen. Iets wat we met aangetekende post kunnen vergelijken. Toch gebruikt nog 77 procent van de Nederlandse werkenden de gewone e-mail. Dit is geen probleem als er geen gevoelige informatie in de e-mail staat, maar veel werknemers hebben niet door dat ook hun organisatie gevoelige informatie verwerkt en dat extern communiceert. Ieder stukje informatie waar jij geld voor zou betalen aan cybercriminelen om terug te krijgen, kun je zien als gevoelige informatie. Met standaard mailprogramma’s verstuur je die informatie dus zonder beveiliging. Gelukkig denkt maar zeventien procent van de werkenden dat er geen enkel risico is bij het versturen van mails via de standaard e-mailprogramma’s als Outlook en Gmail. Wel heeft maar liefst 78 procent vertrouwen in de beveiliging van het e-mailprogramma dat zij gebruiken. En dat is waar het misgaat. 

Te weinig bewustzijn van online gevaren

Er is nog te weinig bewustzijn onder werknemers over wat er kan gebeuren als zij informatie extern delen. Zij denken niet na over het belang van de informatie die zij versturen en de risico’s die je als organisatie kan lopen wanneer je data deelt. Binnen bedrijven wordt er namelijk wel vaak gesproken over cybersecurity en het beveiligen van de gegevens. Maar dit gaat bijna altijd om de interne beveiliging. Er is weinig aandacht voor wat er gebeurt als die informatie het bedrijf verlaat. Dan kan je je data binnen je bedrijf met hand en tand verdedigen, maar daar heb je niets aan als een cybercrimineel een e-mail onderschept. 

Het is dus tijd voor meer bewustwording rondom veilige zakelijke communicatie. Bij bedrijven, maar zeker ook bij de voorlichting van werknemers. Zij zijn namelijk altijd op zoek naar de meest efficiënte methode om te communiceren en zullen alleen die extra stap om informatie veilig te versturen zetten als zij begrijpen wat er op het spel staat. Zelfs als ze voor een organisatie werken die niet per definitie veel gevoelige informatie verwerkt. Ook zij kunnen het slachtoffer worden van cybercriminelen en dat gun je niemand.