Een printer is er niet meer alleen voor papier
Papierloze kantoren zijn al jaren een belofte en de printer lijkt een overblijfsel uit een vorig decennium. De realiteit leert toch anders. Bedrijven blijven documenten printen, van contracten en facturen tot marketingmateriaal. De rol van de printer is echter fundamenteel veranderd. Het is nu een intelligent en geïntegreerd knooppunt binnen de digitale infrastructuur van een organisatie.
De hedendaagse kantooromgeving vraagt om doeltreffend werken, beveiliging en flexibiliteit. Een moderne printstrategie speelt hierin een belangrijke rol.
Intelligent, veilig en duurzaam
De technologie achter printapparatuur heeft de afgelopen jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Een moderne professionele printer is in feite een multifunctionele computer die kan scannen, e-mailen, bestanden in de cloud opslaan en ingewikkelde workflows automatiseren. Deze apparaten zijn ontworpen om de productiviteit te verhogen en processen te stroomlijnen. Denk aan het direct scannen van een getekend contract naar een specifiek projectdossier in SharePoint of Google Drive, zonder tussenkomst van een computer.
Ingebouwde beveiliging
In een wereld vol cyberdreigingen is elk apparaat in het netwerk een potentieel risico. Printers vormen hierop geen uitzondering. Fabrikanten hebben hierop ingespeeld door geavanceerde beveiligingsfuncties te integreren. Functies zoals 'secure print', waarbij een gebruiker zich met een pasje of code moet identificeren bij het apparaat voordat een document wordt vrijgegeven, voorkomen dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen valt. Data-encryptie en netwerkbeveiligingsprotocollen zorgen ervoor dat de informatiestroom van en naar de printer optimaal beschermd is.
Duurzaamheid en lagere kosten
Duurzaamheid is voor veel organisaties een belangrijk thema. Moderne printers dragen hieraan bij door een lager energieverbruik en geavanceerde instellingen voor inktmanagement. Standaard dubbelzijdig afdrukken, de mogelijkheid om onnodige afdrukken te annuleren en het gebruik van gerecyclede materialen dragen bij aan een lagere belasting van het milieu. Deze duurzame eigenschappen leiden vaak direct tot aanzienlijke kostenbesparingen op papier, inkt en energie.
Van bezit naar service
Het beheer van een divers printerpark kan een lastige en tijdrovende taak zijn voor elke IT-afdeling. Het up-to-date houden van drivers, het oplossen van storingen en het beheren van verbruiksartikelen leidt af van strategische kerntaken. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een servicemodel. Deze aanpak verlegt de focus van het bezitten van hardware naar het inkopen van een gegarandeerde functionaliteit.
Door gebruik te maken van print services wordt het volledige beheer van de printinfrastructuur uitbesteed aan een gespecialiseerde partner. Deze aanpak betekent niet alleen gemak, maar ook strategische voordelen. Een externe specialist kan de printomgeving analyseren en optimaliseren voor maximale efficiëntie en minimale kosten. Dit omvat proactief onderhoud om storingen te voorkomen, automatische levering van toners en inkt, en gedetailleerde rapportages over het gebruik.
Toekomstbestendig documentbeheer
De rol van printen is veranderd van een eenvoudige taak naar een integraal onderdeel van het informatiebeheer. Een goed doordachte printstrategie, ondersteund door moderne technologie en een slim beheermodel, levert een directe bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen. Het verhoogt de productiviteit van medewerkers, versterkt de informatiebeveiliging en helpt kosten te beheersen.
Het is daarom waardevol voor elke organisatie om de huidige printinfrastructuur kritisch te evalueren. Voldoet deze nog aan de eisen van vandaag op het gebied van veiligheid en efficiëntie? Een investering in de modernisering van de printomgeving is geen kostenpost, maar een strategische stap richting een slimmere en productievere werkomgeving.
Lees meer
