Hoe Copilot jouw werk makkelijker en leuker maakt

Tekst: Redactie

‘Copilot introduceert een geheel nieuwe manier van werken’, zegt Bert Stam, Federation Lead Benelux van SoftwareOne Nederland. ‘Dat heeft heel veel voordelen, maar vraagt ook om inzet van organisaties en medewerkers.’

Wat is Copilot?

Copilot voor Microsoft 365 is een verre nazaat van paperclip ‘Clippy’, de eerste digitale Office-assistent van Microsoft. Copilot verhoogt de productiviteit en kwaliteit van het werken met producten en diensten van Microsoft door generatieve AI. ‘Dat zijn niet alleen de Office 365-applicaties, maar ook andere producten zoals Microsoft Dynamics, de Defender-stack met Security Copilot, Github en Power Platform,’ zegt Stam. ‘Met de aangekondigde Copilot Studio kan je zelfs via allerlei connectoren SaaS-applicaties en hun data raadplegen met Copilot. De digitale assistent automatiseert allerlei alledaagse en repetitieve taken en creëert op basis van vragen en opdrachten nieuwe content. Dat bespaart veel tijd en maakt werknemers creatiever, productiever en efficiënter in hun werk.’

Copilot heeft twee varianten: Bing Chat Enterprise en Copilot voor Microsoft 365. ‘Het belangrijkste verschil tussen deze twee is dat Bing Chat Enterprise werkt met verzamelde openbare gegevens van internet, terwijl Copilot voor Microsoft 365 gebruik maakt van de “in-house” data van organisaties zelf,’ weet Stam. ‘Dit zijn gegevens die intern door de organisatie worden gegenereerd uit e-mails, documenten, agenda’s, contactpersonen, etc. De gegevens waarop Microsoft 365 Copilot zich baseert zijn dus beperkter in vergelijking met Bing Chat Enterprise, maar ze zijn veel relevanter voor de organisatie. Zo kun je Copilot in Outlook vragen om een opzet te maken voor een e-mail op basis van een document in OneDrive waar je in de opdracht naar verwijst. Die integratie is zeer krachtig.’

Wat doet Copilot in de praktijk?

Copilot werkt met generatieve AI. Dit betekent dat het verschillende databronnen raadpleegt om iets nieuws te genereren. Stam: ‘De kracht van generatieve AI is dat het “mensentaal” spreekt. Het is dus niet nodig om vragen of opdrachten om te zetten in ingewikkelde code.’

Copilot is nog nieuw en er zullen nog veel use cases aan het licht komen die nu nog ondenkbaar zijn. Ter illustratie vertelt Stam over een bijeenkomst die SoftwareOne onlangs organiseerde. ‘We vroegen Copilot daarna: “Geef mij een verslag van wat er is besproken”, waarbij ik aangaf welke punten ik belangrijk vond. Daar kwam een Word-document uit voort, dat een goed verslag gaf. We gaven Copilot vervolgens de opdracht: ‘zet dit verslag om in een PowerPointpresentatie van drie dia’s’. Dat ging ook heel goed.’

Een voorbeeld van een complexe opdracht in Copilot voor Microsoft 365 in Word is: ‘maak een projectvoorstel van twee pagina's op basis van gegevens uit een (specifiek benoemd) Word-document en een Excel-sheet. Laat zien hoe een verandering in het groeipercentage voor een bepaalde variabele de brutomarge zou beïnvloeden. Maak de derde alinea van het document beknopter en verander de toon van het document van formeel naar informeel. Maak op basis van dit Word-document een PowerPointpresentatie van vijf dia's en voeg relevante stockfoto’s toe’. ‘Copilot in Word maakt een eerste concept, waarbij indien nodig informatie uit de hele organisatie wordt gebruikt,’ zegt Stam. ‘De werknemer kan hierop verder bouwen.’

Kortom, dankzij Copilot besteden gebruikers minder tijd aan allerlei tijdrovende taken en meer tijd aan het belangrijkste werk, stelt Stam. ‘Maar Copilot is een assistent, geen vervanger. De gebruiker houdt zelf de regie en dient de resultaten van Copilot altijd goed te beoordelen. Dat maakt de zogenoemde prompt, de vraag die je stelt of de opdracht die geeft, erg belangrijk. Hoe nauwkeuriger de prompt, hoe beter de uitkomst. Het credo “garbage in, garbage out” geldt ook voor Copilot: de resultaten zijn zo goed als de prompt.’

Bert Sam, Software One

Hoe helpt SoftwareOne jouw organisatie met Copilot?

Copilot is pas recentelijk gelanceerd, maar SoftwareOne helpt organisaties nu al bij het implementeren en adopteren van Copilot. Stam: ‘We organiseren workshops waarmee we klanten inzicht geven in wat Copilot eigenlijk is en welke waarde je daarmee kunt creëren. We onderzoeken samen met klanten wat de mogelijkheden zijn, maar kijken ook of de organisatie er klaar voor is.’

In de eendaagse workshop ‘Copilot – Envision’ bepalen de consultants van SoftwareOne samen met de klant waarom en hoe Copilot ingezet wordt. ‘Dit brengt de eerste gebruikersscenario’s en use cases aan het licht,’ zegt Stam. ‘Vervolgens onderzoeken we tijdens diverse workshops die we “Copilot – Discover” noemen, de mogelijkheden en het potentieel van Copilot binnen de huidige situatie van de klant. Zo kunnen we samen vaststellen in hoeverre de organisatie klaar is voor de inzet van Copilot. Dat gaat niet alleen om de aanschaf en implementatie van Copilot zelf, maar ook om de producten en maatregelen voor governance, risk, compliance en security. We leggen dan ook vast welke databronnen beschikbaar zijn en voor wie.’

De volgende stap is het opzetten van een Proof of Concept (PoC) door SoftwareOne. ‘We tonen en testen de mogelijkheden van Copilot met een realistisch voorbeeld,’ zegt Stam. ‘De organisaties kan zo kennis maken met het dashboard, de rapporten en de inzichten van Copilot. De PoC helpt ook bij de adoptie van Copilot door eindgebruikers. Zij merken ook al snel het gemak, de productiviteit en de kwaliteit die Copilot aan hun werk toevoegt.’

De Copilot Advisory-diensten van SoftwareOne leiden tot een business case die de vraag beantwoordt of Copilot de investering waard is. ‘De licentie voor Copilot voor Microsoft 365 is met 30 USD per gebruiker niet goedkoop,’ zegt Stam. ‘De business case is echter redelijk eenvoudig te maken: als de organisatie 2 uur per maand werk bespaart per medewerker, zijn de kosten al snel terugverdiend.’

Wat zijn de voordelen en uitdagingen van Copilot

De voordelen van Copilot zijn volgens Stam echter niet alleen in geld uit te drukken. ‘Doordat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden, hebben zij meer tijd voor kwalitatief hoogwaardig werk. Bovendien draagt Copilot bij aan een hechter en persoonlijk contact met klanten en partners, wat het niveau van dienstverlening en klanttevredenheid verhoogt. Deze voordelen worden echter alleen behaald als het doel voor de inzet van Copilot vooraf duidelijk is en het gebruik optimaal benut wordt.’

Dit is een artikel uit Baaz 4.2023.