'Traditionele declaratie levert onnodige kosten, handwerk en frustraties op’

Interview: Jos Suijkens over Exact Expense Management

Geert van der Klugt
Kostenbeheersing en grip op uitgaven, ofwel expense management, zijn uitdagend. De verwerking van een enkel declaratieformulier loopt al snel op tot boven de 20 euro; één op de vijf declaraties wordt afgekeurd en weinig bedrijven weten precies hoeveel tijd, geld en energie verloren gaat gedurende het proces. Exact, gerenommeerd ontwikkelaar van benaderbare en kwalitatieve bedrijfssoftware, introduceerde onlangs Exact Expense Management voor het versimpelen van en in kosten verminderen van declaratieprocessen.

Met de oplossing kan tot wel 75 procent aan tijd worden bespaard door processen te versnellen en menselijke fouten grotendeels uit te sluiten. Wij testen de software en spreken Jos Suijkens, Solution Sales voor Exact P2P en EXM (Exact Expense Management). Zijn tak van sport is de categorie oplossingen die zich bij uitstek lenen voor meer controle en grip op de kosten binnen de bedrijfsvoering. Weinig betere aanspreekpunten doen zich aan, willen we meer weten over het belang van kostenbeheersing, de uitdagingen die hierbij komen kijken en hoe Exact Expense Management daarin tegemoet komt.

‘Declaraties zijn voor te veel bedrijven en organisaties nog altijd een hoofdpijndossier’, vertelt Jos ‘Het zakenleven digitaliseert, processen worden geautomatiseerd, maar ondanks dat bestaat het declaratieproces vaak nog steeds uit de aanlevering van papieren bonnetjes. Dat levert onnodige kosten, handwerk en frustraties op. Werknemers raken ontevredener wanneer ingediende declaraties door financieel-administratieve medewerkers (F&A) afgekeurd worden en de redenen niet duidelijk zijn. Daarnaast zal de Excelverwerking ook in de boekhouding terug moeten komen - dubbel werk, nóg meer tijd en risico op fouten.’

Richtlijnen

Declaratieregels, de richtlijnen op basis waarvan personeel een declaratie in moet dienen, verschillen per bedrijf. In traditionele zin hangt een efficiënt proces grotendeels af van de nauwkeurigheid en kennis van werknemers: maakt de werknemer een fout in het proces, dan kan een declaratie niet door F&A verwerkt worden en moet het proces worden overgedaan. Elke stap is tijdsintensief – en makkelijk te voorkomen. Jos vervolgt: ‘Het kennen van declaratieregels is een lastige, ondoenlijke klus. Grote delen van het proces zijn te automatiseren, de menselijke fout is te vermijden. Wie niet regelmatig declareert, kan moeite hebben met het selecteren van de juiste kostensoort, te weten wat het maximaal declareerbare bedrag is of welke informatie meegeleverd dient te worden. Vaak zijn het financiële medewerkers die vervolgens moeten wijzen op incorrecte of onvoldoende informatie. Een taak die niet bij hen hoort, maar ongewenst zullen moeten uitvoeren.'

Beleid

‘Met Exact Expense Management voer je declaratieregels eenvoudig in. Deze declaratieregels configureer je op basis van een beleid naar wens, waarna declaraties automatisch gecontroleerd kunnen worden. Is een declaratie niet conform het beleid, dan wordt een medewerker automatisch genotificeerd met de ontbrekende of foutieve informatie. Dit heeft een leerzaam effect en ontlast zowel de medewerker als administrateur. Let wel, de software is flexibel: mocht het wenselijk zijn om - ongeacht de richtlijnen – de declaratie goed te keuren, een afweging aan te passen, dan is dit mogelijk.’

LEES OOK: Het volledige overzicht van MKB Proof 2019

Weinig bedrijven hebben een precies beeld van de kosten die gepaard gaan met een declaratieproces: vaak worden uitsluitend declaraties zelf als kosten gezien. Overweeg je mogelijke verborgen kosten, dan is al gauw duidelijk dat het faciliteren van een efficiënter proces zichzelf veelvuldig uit kan betalen – niet alleen voor corporaties, evengoed voor het MKB. Een voorbeeld: in veel bedrijven beschikken werknemers over een creditcard. Het automatisch matchen en koppelen van de creditcarduitgave aan de declaratie, kan tot 75 procent aan tijdsbesparing opleveren.'


Btw in het buitenland

Maakt een medewerker buitenlandse onkosten, bijvoorbeeld op zakenreis, dan mogen bedrijven de btw terugvragen. Weinig organisaties doen dit echter, omdat de moeite en de kosten vaak niet opwegen tegen de besparingen die gemaakt kunnen worden. Financieel medewerkers lopen onder meer aan tegen de hoeveelheid aan verschillende regels per land, regels die ook nog eens met regelmaat veranderen. Ook zijn vaak niet alle gegevens die nodig zijn voor een btw-teruggave beschikbaar. Met Exact Expense Management kun je die buitenlandse btw eenvoudig terugvorderen en zo duizenden euro's besparen.


Configuratie

De configuratie, het opstellen van de regels en koppelen van de applicatie, gaat met gemak. Ben je klant van Exact, dan breid je met gemak een licentie uit, waarna je gebruik kan maken van klaargemaakte koppelingen met onder andere Exact Globe. Stamgegevens en declaraties worden vervolgens automatisch gesynchroniseerd, de boekhouding blijft up to date. Vaak is het opzetten en inrichten van de omgeving binnen een dag geregeld, waarna werknemers gebriefd kunnen worden over het gebruik. Exact stelt service voorop, dus eventuele vragen zijn welkom – niet alleen voorafgaand aan de initialisatie of het koppelen van een pakket, ook voor overige toelichting en algemene zaken.

Meer weten? Bezoek de website voor een volledig overzicht van mogelijkheden, prijzen en verdere informatie.

afbeelding van Geert van der Klugt

Geert van der Klugt | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Geert