10 vragen over internetboekhouden

Producenten van boekhoudsoftware bieden hun applicaties tegenwoordig ook via internet aan. Wat zijn nu de typische voordelen van internetboekhouden en wat zijn de valkuilen? En: hoe gaat de migratie van 'offline' naar 'online' boekhouden?

De stereotiepe boekhouder die met een vulpen en een klein brilletje op zijn neus getalletjes zit in te vullen, kom je alleen nog zo nu en dan in films tegen. De moderne boekhouder heeft veel eerder een notebook met draadloze internetverbinding onder zijn arm en werkt waar hij wil. Dat kan dankzij internetboekhouden. Het fenomeen zit flink in de lift, maar er zijn nog genoeg gebruikers die hun twijfels hebben. Wij stelden de leveranciers van Exact Online, King Online (Quadrant) en iMUIS Online tien vragen over het migreren naar online boekhouden.

Wat is nu het typische voordeel van online boekhouden?
Alle leveranciers zijn het over dit punt met elkaar eens. Doordat de software niet lokaal wordt genstalleerd maar online draait, kan er vanaf verschillende locaties in de administratie worden gewerkt - zolang er maar een pc met internet staat.
Dit maakt het makkelijk om bijvoorbeeld een accountant inzage te geven, zonder dat deze hoeft langs te komen, of de boel uit handen te geven aan een administratiekantoor, zonder dat je het overzicht verliest.
Je hoeft je niet meer bezig te houden met versiebeheer de online versie is per definitie de laatste versie. Ook back-up- of hardwareperikelen zijn verleden tijd. Met name voor de kleinere ondernemers valt er een zee aan tijd te winnen, terwijl het vaak ook nog aanmerkelijk goedkoper is.

Beschrijf in enkele stappen de migratie van jullie lokale pakket naar de online versie? Is het ook mogelijk om vanuit andere pakketten te migreren?
Quadrant: "De King-administraties van King Online zijn volledig uitwisselbaar met die van de CD-versie en andersom. Het overzetten naar de online-versie is dan ook heel eenvoudig: het enige wat moet gebeuren is het overzetten van de King-administraties naar onze vaste hosting partner, of een partner naar keuze. Migratie vanuit andere pakketten is ook mogelijk. "
Exact: "Migratie is op dit moment mogelijk vanuit Exact voor Dos en Exact voor Windows, AccountView en Davilex. Na het aanmaken van een nieuwe administratie in Exact Online ontvangt u software om uw gegevens te uploaden. De conversie verloopt verder automatisch. Gedurende het proces wordt u stap-voor-stap door een mentor begeleid."
MUIS Software: "iMUISlokaal en iMUIS Online maken gebruik van dezelfde database. Na het maken van de back-up van de lokale versie wordt deze teruggezet op de server waar iMUIS Online draait. Kortom: er hoeft niets te worden gemigreerd."
MUIS Software biedt een volledige conversie mogelijkheid vanuit: Exact Dos, Exact Windows, Facom, Afas Dos, Minox, Accept en onze pakketten abcMUIS, MUIS voor Windows en MUIS310.

Is het online pakket 24x7 beschikbaar en is er ook 24x7 support?
Alle pakketten zijn zoals je mag verwachten dag en nacht beschikbaar. De telefonische helpdesk is bij de verschillende leveranciers echter alleen tijdens kantooruren open.

Hoe wordt er omgegaan met de gegevens van de klant als deze vertrekt of als het online pakket niet langer wordt ondersteund?
Quadrant: "De gebruiker kan eventueel nog een kopie maken van de King-administraties en die bewaren. Vervolgens kan hij terecht bij een andere provider, of hij kan zonder conversie of gegevensverlies verder met King Offline (op de eigen pc)."
Exact: "De gegevens kunnen ten eerste worden gedownload voor een lokale back-up, daarnaast kunnen deze in leesbare vorm via een XML audit file worden gexporteerd. Tot 28 dagen na het einde van het betaalde abonnement kan de klant, tegen betaling van een vergoeding, een kopie van de gegevens op cd-rom of papier ontvangen."
MUIS Software: "Dit is afhankelijk van waar de administratie staat. iMUIS Online kan op de server van het accountant- of administratiekantoor staan of bij onze hostingspartners. De klant kan altijd een back-up opvragen en deze eventueel terugzetten in ons lokale pakket iMUIS. Een accountant of administrateur kan op elk gewenst moment een auditfile maken."