Acceptgirovellen bedrukken met Word

Duizenden clubs en verenigingen worstelen met hetzelfde probleem: de leden netjes op hun tijd hun contributie laten betalen. Door een acceptgiro te sturen, maak je het de leden wat makkelijker op tijd het juiste bedrag te storten. WINMAG legt uit hoe je de acceptgirovellen netjes bedrukt vanuit Word en Excel.

Nederlandse banken verstrekken je gemakkelijke A4-uitscheurvellen met drie acceptgiro's onder elkaar. Het is alleen een hele puzzel om deze vellen netjes met de gegevens te bedrukken. WINMAG neemt de stappen met je door, in Word en Excel.

Oefenbestanden
Bij deze workshop horen twee oefenbestanden; je vindt ze samen in een te downloaden zip-bestand(klik hier). Deze twee bestanden zijn het Excel-bestand 'Ledengegevens.xls' met enkele voorbeeldadressen, en het Word-document 'Acceptgirosamenvoeg.doc'. Dit document is al juist opgemaakt en bevat samenvoegvelden, waar de adresgegevens uit Excel automatisch worden ingevoegd.

Tip
Bovenaan dit artikel vind je een knop Printbare versie. Zeker bij een workshop als deze is het handig een afdruk van het artikel naast je toetsenbord te hebben liggen.
De bedoeling is dat je de documenten met behulp van deze workshop aanpast aan je eigen wensen om ze goed te kunnen gebruiken.

We starten met het Excel-bestand [1], met daarin NAW-gegevens, maar ook een vaste naam en een rekeningnummer waarop gestort mag worden. In het Excel-document werken we met verschillende kolommen. We gebruiken daarin de titels Naam, Adres, Plaats, Bedrag_1, Bedrag_2, Rekening, Op_rekening en Naam1. Wijk in je eigen variant niet af van deze schrijfwijze, anders kunnen we straks niets samenvoegen!

Toelichting
'Naam', 'Adres' en 'Plaats' in Excel zijn respectievelijk de naam, de straatnaam en postcode en gemeente van de betaler. Het gaat hier immers om drie verschillende lijnen op de acceptgiro.
'Bedrag_1' is het getal voor de komma. 'Bedrag_2' is het getal na de komma. Moeten ze bijvoorbeeld het bedrag 35,67 overschrijven, dan is Bedrag_1 35 en Bedrag_2 67. Dit is zo gedaan omdat beide bedragen op de acceptgiro een eigen vakje hebben.
'Rekening' is het rekeningnummer van de persoon die het bedrag moet overschrijven. Meestal zullen we dit niet kennen, het veld zouden we dus kunnen weglaten of leeg houden.
'Op-rekening' is ons rekeningnummer dat helemaal onderaan moet verschijnen. 'Naam1' is de naam van de titularishouder van die rekening.
Stel je 'database' samen en bewaar het bestand. Je mag zelf een passende naam bedenken.