AWARDS 2008: Nuance PaperPort Professional 11

Wie van zijn papieren archief af wil, koopt een programma als PaperPort. Scan alles in, laat het indexeren en voortaan vind je elk document binnen een paar seconden op je computer terug.

Elk bedrijf heeft ze staan en elk huishouden eigenlijk ook: de rijen mappen met post uit vervlogen jaren. Hun taak lijkt hoofdzakelijk uit het innemen van ruimte te bestaan maar als we dan een keer een map moeten open slaan gaat het meestal om iets belangrijks en is er haast bij. Helaas zijn papieren archieven en snel iets vinden – überhaupt iets vinden – met elkaar in tegenspraak, tenzij er archivarisbloed door je aderen stroomt.

Scanner
Hier komt PaperPort Professional 11 om de hoek kijken. Scan voortaan alle post in als PDF, bewaar alleen de ‘officiële’ documenten en vind voortaan binnen een paar seconden elk stuk op je computer terug. Scheelt ruimte en tijd.

Voor het inscannen is een machine met automatic document feeder (ADF) onontbeerlijk; niemand wil één voor één honderden velletjes op de glasplaat leggen. Zelfs met ADF is het scannen een flinke klus, want elk document moet nog een zinvolle naam krijgen. Weliswaar kan PaperPort van elk document de inhoud lezen en indexeren, maar mocht deze index ooit beschadigd raken, vind je niets meer terug met bestandsnamen als ‘document 3’.

Zoekagent
In de voorgaande versies van PaperPort moest je het programma zelf openen om in de index te zoeken. Dat was een achterhaalde functie, want zoekagenten als Copernic en Google Desktop klaarden de klus gewoon vanaf het bureaublad en namen gelijk de rest van je pc mee; niet alleen de PDF’s die PaperPort produceerde.

Leverancier Nuance lijkt er dan ook goed aan gedaan te hebben om de zoekagent Watson mee te leveren, ware het niet dat het om een uitgeklede versie gaat, die zich beperkt tot de index van PaperPort. In de praktijk ben je dus nog steeds beter af met Google Desktop en aanverwanten.