'Bedrijven gebruiken vaak ongemerkt illegale software'

Veel bedrijven hebben illegale software in gebruik zonder dit in de gaten te hebben. Dit meldt de BSA, de Business Software Alliance. De vereniging van softwareproducenten schat in dat het merendeel van deorganisaties ongemerkt te weinig licentiesheeftaangeschaft voor hun software.

Hoe is het toch mogelijk dat op het oog 'schone' bedrijven hun handen vuil maken aan illegaal kopietjes? En daardoor meteen ook op hoge kosten worden gejaagd: gemiddeld 56.000 euro aan naheffingen en boetes en juridische kosten.

Volgens het juridische team van de BSA hebben veel bedrijven hun licentie- en softwarebeheer gewoon niet op orde. En dat kan makkelijk ontstaan. Zeker mkb-ers zijn geen softwarespecialisten, waardoor zij ongemerkt de regels van de uiteenlopende soorten licenties voor de software in hun bedrijf overtreden.Medewerkers hebben soms bovendienveel vrijheid om zelf software te installeren zonder dat het management daar controle op heeft.Goed licentie- en softwarebeheer vergt enige aandacht, maar die tijd wordt niet of onvoldoende ingeruimd.

Valkuilen
De BSA-juristen schetsen de volgende situaties als typische valkuilen:
1. Snelle groei - Snelle groei van bedrijven is synoniem aan snelle uitbreiding van IT-middelen met alle gevolgen van dien: een IT-afdeling met een overvolle agenda, hoge investeringen in IT, verschillende leveranciers over de vloer. Het risico om het overzicht te verliezen is groot. De verleiding ontstaat bijvoorbeeld om 'even tijdelijk' een softwarelicentie dubbel te installeren om snel werkplekken te creren. Of men laat het aan de IT-leverancier over om de licenties regelen en houdt niet zelf in het oog wat er wordt genstalleerd.
2. Fusies en overnames - Bij fusies en overnames speelt de samensmelting van IT-omgevingen een belangrijke rol. Licenties worden daarbij nog wel eens over het hoofd gezien: ze worden wel 'meegenomen', maar niet op naam van de nieuwe organisatie gezet met als gevolg dat er - vaak onbedoeld en ongemerkt - illegaal softwaregebruik ontstaat.
3. 'Het hoofdkantoor regelt het wel' - Personeel van vestigingen of regiokantoren met een (internationaal) hoofdkantoor gaat er vaak klakkeloos van uit dat 'de IT-afdeling op het hoofdkantoor het wel geregeld zal hebben'. Het vestigingsmanagement dient er echter zeker van te zijn dat licenties in orde zijn, te weten wat de juridische haken en ogen zijn rondom softwarelicenties en risicovol gedrag bij medewerkers te kunnen signaleren. Periodieke afstemming/controle van software assets ism IT-afdeling van het hoofdkantoor is uiteraard gewenst.
4. Faillissement - Uit een failliete boedel worden vaak pc's, servers en toebehoren verkocht. Een andere partij neemt de spullen over, inclusief de softwarelicenties. Betrokkenen zijn vaak niet op de hoogte van het feit dat licentievoorwaarden over het algemeen automatisch eindigen bij een faillissement en dus niet overdraagbaar zijn op de koper van de boedel.
5. Vaak wisselen van IT-reseller - Regelmatig wisselen van IT-leverancier kan ertoe leiden dat bedrijven het overzicht kwijtraken over hun IT-middelen. Met name kleinere bedrijven - zonder IT-afdeling - vertrouwen erop dat hun IT-partner het overzicht behoudt over de IT-infrastructuur. Wisselt men van IT-leverancier zonder erop toe te zien dat het beheer correct wordt overgedragen, dan ontstaat een risicovolle situatie.

Over de BSA
De BSA controleert honderden bedrijven per jaar. Ieder jaar staan enkele specifieke branches in de belangstelling. Daarnaast reageert het ad hoc op meldingen van illegaal softwaregebruik.

Info: http://www.bsa.org/ / http://www.risicoalarm.nl/