'De cloud biedt kansen, maar maakt het licentielandschap ingewikkelder'

Het softwaregebruik binnen bedrijven is steeds diverser. Flexibele cloudtoepassingen vervangen on-premise-oplossingen, maar vullen ze ook aan. Dat kan functioneel allemaal mooi en aardig zijn, maar wat licenties betreft ligt chaos op de loer. 'Zonder goed licentiebeleid laat een organisatie vaak veel geld liggen', aldus Khalid Hafid, Corporate Account Executive bij Comsoft direct bv.

Het is geen nieuws: de cloud rukt op in het bedrijfsleven. Software wordt steeds vaker in abonnementsvorm aangeboden. Handig, zo betaal je alleen voor wat je verbruikt en verklein je het risico op non-compliancy. Immers, waar je niet meer voor betaalt, heb je geen toegang meer toe. Maar cloudoplossingen worden vrijwel nooit alleen gebruikt. Bij de meeste organisaties is het een mix van maatwerk en/of legacy on-premise-software, aangevuld met enkele diensten uit de cloud. Vanaf een tig aantal werkplekken wordt het kostenplaatje dan al snel een onoverzichtelijke warboel. Want vooral cloudlicenties kunnen de zaak complex maken. Waar het bij on-premise-software vaak gaat een 'perpetual'-licentiemodel, waarbij je eenmalig investeert en vervolgens oneindig gebruiksrecht hebt, gelden in de cloud andere mores. Daar betaal je doorgaans per maand, of per jaar, vaak per gebruiker en ook vooraf.

Daar komt nog de functionele overlap tussen on-premisesoftware en cloudsoftware bovenop: in hoeverre vullen deze elkaar echt aan, of betaal je feitelijk voor functionaliteit die je (deels) dubbel in huis hebt?

Licentie-review

Tegenwoordig komt vanuit software-vendoren vaak een prikkel voor een licentie-review. 'Klanten worden door zo'n review gedwongen te kijken naar het eigen gebruik en het slim inzetten van licenties. Vaak is zo'n review ook gek genoeg het begin van iets positiefs, klanten worden zich beter bewust van wat ze allemaal gebruiken en wat ze nodig hebben en waar je kunt besparen'. Hierbij is het zaak om de gaten zo efficiënt mogelijk te dichten en overbodige licenties te schrappen. Onze ervaring is dat het opstellen van een roadmap voor software geen overbodige luxe is. Hierbij breng je de bedrijfsvoering in kaart, bekijk je het software lifecycle-beleid en breng je in kaart welke software- wensen daarbij horen.'

Een oplossing waarmee de licentie-inventaris kan worden opgesteld en een proactief beleid uitgevoerd kan worden is een zogeheten SAM-oplossing (Software Asset Management). Een goede, uitgekiende mix van softwarelicenties is namelijk niet iets wat je er 'even' bij doet, het is echt specialistenwerk.' Om deze reden hebben wij gekozen voor een 'dedicated' team voor het SAM-stuk om onze klanten goed te kunnen bedienen.

Licenties anno nu: valkuilen

Waar moet je rekening mee houden als je software aanschaf, of het nu gaat om on-premise of cloudsoftware

    • Houd altijd het grote geheel in de gaten, kijk naar het grote plaatje. Hanteer een aantal scenario's, bijvoorbeeld een cloudscenario, of juist zo cloudvrij mogelijk scenario. Het is niet verstandig je te focussen op de kosten van losse pakketten, het gaat uiteindelijk om het bedrag onder de streep.
    • Let ook op de balans tussen investeringskosten (CAPEX) en exploitatiekosten (OPEX). Controleer bij clouddiensten altijd goed waar je data terechtkomt. Het kan wel zijn dat een vendor beweert dat je data in Nederland blijft, maar waar staat bijvoorbeeld hun failover-datacenter? Het zou zomaar kunnen zijn dat je data vanwege redundancy-redenen toch buiten de landsgrenzen terechtkomt.
    • Is de data encrypted opgeslagen in de cloud of niet?
    • Gebruikt de vendor encryptie tijdens het versturen (uploaden en downloaden) van de data?
    • Welke versies van de software worden door de vendor in een cloudscenario ondersteund?
    • Laat je goed adviseren over een juiste mix tussen cloudtoepassingen en on- premisesoftware. De impact van het aangaan van een clouddienst op je on-premisedienst kan groot zijn en ervoor zorgen dat je betaalt voor functionaliteit die je al in huis hebt

Volg Raymond Luijbregts via Twitter of +

Gastexpert
[block] [par] [bold]Khalid Hafid[/bold] is Corporate Account Executive bij[br] [url link="http://www.comsoft.nl"]Comsoft direct bv[/url] [/par] [/block]