Druk de kosten: 10 besparingstips voor je printer

Printen is n van die zaken die gratis lijken, maar waar je toch regelmatig de rekening voor betaalt. Bijvoorbeeld als er een nieuwe toner moet komen. Een printje maken kost inclusief papier zo'n 10 cent. Lijkt weinig, maar zoek eens op hoeveel printpapier je maandelijks bestelt.

In dit artikel uit onze ICT-bespaarspecial in WINMAG Pro 1/2009lees je tien tips om de printkosten op kantoor flink te beperken. Als je slechts n tip toepast, is de besparing die je bereikt misschien beperkt. Maar de combinatie van tips levert vaak meer op dan gedacht.

Bij de samenstelling van de lijst kregen we hulp van Lexmark Nederland. Daarom is ons artikel zogezegd 'powered by Lexmark'.


/>


Tip 1 | Print niet onnodig
Het ligt voor de hand, maar denk eerst na of je die afdruk echt nodig hebt. Een deel van de afdrukken verdwijnt ongezien in een dossier of gaat ongelezen naar de prullenmand (n op de zes velletjes!). Veel prints maken we alleen omdat we bang zijn dat we de bron later niet meer kunnen vinden of bereiken. Het resultaat: overvolle memobakjes, waar we uiteindelijk toch niets mee doen. Kom je op internet belangrijke informatie tegen die je voor later wilt opslaan, bewaar dit dan liever op je eigen computer of in een netwerkmap.

Een slimme maar radicale manier om de 'behoefte' om te printen terug te dringen, is om printers neer te zetten die printopdrachten pas uitvoeren nadat ze ter plekke met een pasje zijn goedgekeurd. Dit voorkomt bovendien dat printjes met gevoelige informatie open en bloot in de printerbak liggen te wachten op de eigenaar.


Tip 2 | Print pagina's selectief
Ctrl-P + Enter intoetsen is een snelle manier om veel overbodige pagina's af te drukken. Het overkomt ieder van ons wel eens. Soms blijkt dat achter die ene pagina nog tientallen pagina's te volgen. Neem even de tijd om aan te geven welke pagina's je wilt afdrukken of selecteer 'huidige pagina' in het printvenster.

Wil je een webpagina printen, selecteer dan eerst de tekst waar het je omgaat en kies in het printvenster 'selectie' als afdrukbereik. Of gebruik een gratis programma als Faststone Capture om slimme schermprints te maken.


Tip 3 | Stel je printer in op 'draft'
Zijn de meeste prints die je maakt voor intern gebruik, zet dan de standaardinstelling van de printer op 'draft'. Dit geeft de laagste kwaliteit maar bij de huidige generatie printers zijn de afdrukken nog best presentabel. Het bespaart vaak tot 20 procent aan toner of inkt en scheelt soms ook nog flink in de tijd.


Tip 4 | Meerdere pagina's per vel
Je kunt behoorlijk wat papier besparen door meerdere pagina's per vel te printen, zeker als je het combineert met tip 5. Documenten als handleidingen, white papers en brochures hebben regelmatig een afwijkend, kleiner, paginaformaat. Met de optie 'meerdere pagina's per vel' in het afdrukmenu van je printer kun je meer pagina's kwijt op een A-viertje, terwijl de tekst nog prima leesbaar blijft. Het werkt ook voor A-vierdocumenten, waarvan de lettergrootte niet al te klein is (10-12 punten).


Tip 5 | Print dubbelzijdig
D bezuinigingstip is het gebruik van een 'duplexer' om dubbelzijdige afdrukken te maken. Behalve dat je al snel de helft aan papier bespaart, ben je ook veel minder aan portokosten kwijt, als je grote documenten per post verstuurt. Een duplexer verdient zich in veel organisaties snel terug.