Google Docs: handig voor teams!

Tot voor kort runde ik een 'copyshop': iedere nieuwe versie van een schema of budgetplan drukte ik in tienvoud af om uit te delen aan de collega's. Want kennis delen is essentieel als je samen een deadline wil halen. Ik stond honderden vellen per week uit te delen. Kon dit nou echt niet anders?
Over de auteur

Peter Kulche is hoofdredacteur van WINMAG, per editie 1/2007 omgedoopt in WINMAG Pro. Peter gebruikte tot nu toe FileMaker en Microsoft Excel voor zijn werkschema's, artikellijsten en budgetplannen.

Een paar weken geleden wees collega senior editor Ramond me op de nieuwste stunt van Google: volledig functionele kantoorsoftware in je browser (docs.google.com). Met een tekstverwerker (voorheen het Writely.com-project) en een spreadsheet. Een webalternatief voor PowerPoint zit nog in de pijplijn.

Ik heb twee keer naar dit 'Google Docs and Spreadsheets' gekeken. De eerste keer gebruikte ik de tekstverwerker-in-de-browser alsof het een alternatief voor Word is. En dan merk je: een heleboel kan niet wat wel in Word kan. En de spreadsheet in de browser: goh, ja, het werkt. Maar het is wel allemaal rg basaal.

Toch ging ik nog een tweede keer kijken. Ik had namelijk ergens gelezen dat er speciale samenwerkingsmogelijkheden in zouden zitten. En verdraaid, het klopt. Niet alleen jij kan inloggen op Google Docs en Spreadsheets; als 'beheerder' van de bestanden kun je ook andere uitnodigen om mee te kijken, of hen zelfs de mogelijkheid geven veranderingen door te voeren.

Inmiddels hebben alle collega's een Gmail-account en zijn ze standaard ingelogd op dezelfde set online spreadsheets met onze werkschema's en planningen. In een keurig overzicht wordt bijgehouden wie welk document wanneer heeft veranderd. Anders dan bij gewone kantoordocumenten worden mutaties direct doorgevoerd, in de browsers van alle 'geabonneerde' gebruikers die het document hebben openstaan. Je werkt dus in real-time met dezelfde informatie.

Versiebeheer zit er ook in. Maakt iemand een fout, dan ga je gewoon een versie terug. Met kleurtjes in de schema's communiceren we helder over de deelstadia van projecten. Als 'toetje' serveert Google nog een chatfunctie voor de teamleden.

Gratis volledig functionele webbased groupware, wie had dat ooit gedacht!