Gratis online prikbord van Microsoft

Documenten rondmailen binnen een projectteam is niet meer van deze tijd. Met een abonnement op een Microsoft SharePoint regel je een 'prikbord' op internet waar je bestanden kunt uitwisselen. Maar vanaf 13 augustus is er ook een gratis alternatief: een OfficeLive Workspace.

Eigenlijk is de Microsoft-dienst OfficeLive Workspace al een tijdje in de lucht. Vanaf 13 augustus is er echter ook een Nederlandse versie, met menu's en uitleg in het Nederlands. Zo bijzonder veel uit te leggen valt er echter niet.

OfficeLive Workspace is namelijk niet veel meer dan een 'teamruimte' op het web om Office-bestanden en notities uit te wisselen. Ook kan er een gezamenlijke agenda worden bijgehouden, waarvan de afspraken eventueel naar een persoonlijke agenda (Outlook) kunnen worden overgeheveld.

Office LiveWorkspace is vooral een handig online prikboard voor je bestanden.

Documenten alleen inzien
Anders dan de befaamde Google Docs is OfficeLive Workspace geen applicatie om aan documenten te werken (in de browser zelf); je kunt ze alleen inzien (een soort preview krijgen). Je moet ze overhevelen naar je eigen pc om ze te bewerken in je eigen Office-pakket. Ben je ermee klaar, dan sla je ze direct vanuit Office op in je online WorkSpace. Dit kan ook al een tijdje met bestanden die je wilt bewaren in een online SharePoint (een betaalde dienst met meer mogelijkheden).

Installeer een kleine gratis softwareuitbreiding op Office en je kunt direct vanuit je Office-pakket bestanden in je online Workspace opslaan.

Het voordeel van deze beperkte aanpak is dat gebruikers kunnen werken met de software die ze al kennen (MS Office). Het nadeel is dat je niet realtime in de browser kunt samenwerken aan een document (vooral in spreadsheets kan dat handig zijn).

Handige aanvulling op Office
Microsoft OfficeLive Workspace is al met al een handige online aanvulling op de bekende Office-software, en daarmee een evolutionaire stap in de ontwikkeling van software. Voor een meer revolutionaire stap moet je bij de concurrentie zijn. Denk aan de webapplicaties van Google of die van SalesForce.com. Die maken lokale software en daarmee ook Windows compleet overbodig. Zover wil Microsoft uiteraard niet gaan.

Doelgroep van OfficeLive Workspace zijn 'kenniswerkers' die in los-vaste verbanden en op verschillende locaties met elkaar samenwerken aan een bepaald project. Denk aan een nieuwe bedrijfsactiviteit, een productlancering, een schooluitje, een open dag, et cetera. Handig is dat je verschillende projectruimtes binnen n WorkSpace kunt aanmaken. Je mag in totaal maximaal 500 MB ruimte gebruiken, volgens Microsoft goed voor zo'n 1.000 documenten. Een gratis Microsoft Live-account is voor iedere deelnemer verplicht.

Informatie of account aanmaken: workspace.officelive.com/nl/