Hang een ticketsysteem aan je muur

Soms worstelt de manager met zijn planning. Neem de afdeling waar veel klussen wachten op afronding door diverse medewerkers. Je kunt het bijhouden in planningsoftware op de pc. Maar een ticketsysteem op een elektronisch bord werkt misschien handiger.

Ongetwijfeld heb je wel eens een aflevering van de ziekenhuisserie E.R. gezien. Aan het begin van zijn dienst schrijft de hoofdarts met uitveegbare inkt op een bord de patinten die binnen een paar uur geholpen moeten worden. Tijdens de dag komen er ook nog wat patinten bij, maar er gaan ook steeds meer mensen af, zodat het bord aan het eind van de dag helemaal leeg is en de avondploeg aan het werk kan.


In een ziekenhuis houdt de hoofdarts bij welke dokter met welke patint bezig gaat.

Whiteboard
De functie van het whitebord is dat de leidinggevende doorlopend weet welke medewerker welke klus uitvoert - of zou moeten uitvoeren. Je zou het met een gezwollen term management by display kunnen noemen. De term bestaat niet - hebben we zelf verzonnen.

In onze uitgeverij hebben we ook iedere dag talloze klussen die door verschillende professionals individueel of samen moet worden opgepakt. Maar we houden niet van vieze inkt en hebben geen ruimte voor een enorm whitebord. Is er geen efficinter elektronisch alternatief? Er bestaan geen kant en klare (betaalbare) oplossingen. Maar met enig knutselen komen we een heel eind.

Ticketsysteem
De kern van het bordsysteem bij E.R. is eigenlijk een 'ticketsysteem' zoals ook veel helpdesken in gebruik hebben. Iedere klacht krijgt een nummer (of een naam) en een korte beschrijving. Behalve de datum en het tijstip van de melding wordt ook de urgentie aangeduid waarna de ticket (klus, of melding) wordt toegewezen aan een vakkundige medewerker.

Dat administreren van klussen of klachten kan het beste via een simpele spreadsheettabel. De manager kan de meldingen dan namelijk sorteren op verschillende kolommen, bijvoorbeeld sorteren op het tijdstip van aanmelding, de urgentie, of de looptijd. Bij sorteren op het laatste kenmerk zie je snel welke klussen en welke medewerkers het meest achterlopen.