Hosted Exchange: 5 powerusertips

Outlook gebruiken in teamverband gaat het prettigst als je deze software voor mail- en agendabeheer gebruikt als client van de bekende server Microsoft Exchange. De hosted-variant van Exchange iseen uitstekende 'spin in het web' van de communicatie. Vijf powerusertips.

Outlook wereldwijd
Outlook beheert verschillende essentile gegevens zoals berichten, afspraken, vergaderingen, taken en contactpersonen. Is Outlook gekoppeld aan (Hosted) Exchange dan worden al deze gegevens centraal opgeslagen (op de server), zodat je er vanaf ieder plek op aarde mee kunt werken.
Je hebt bij Hosted Exchange geen omkijken meer naar het serverbeheer; dat is helemaal uitbesteed. Een Hosted Exchange-provider als YuAre kan bij uitstek aangeven hoe je optimaal rendement behaalt uit Hosted Exchange en de bijbehorende client: Microsoft Outlook.

Typische voordelen
Marco van den Helm van YuAre is bijzonder enthousiast als hij spreekt over de (ook door YuAre) gehoste variant van Exchange. Hij schetst eerst de algemene, typische voordelen van de hosted-software:
- Een nieuwe gebruiker of postbus binnen enkele minuten zelf aanmaken, zonder je druk te maken over licenties en beheerkwesties;
- je mailbox en je agenda niet alleen met pc-client Outlook 2003 of 2007, maar ook met je mobiel synchroniseren;
- een inzichtelijke kostenmodel (vaste abonnementskosten);
- het aantal mailboxen kun je per maand laten fluctueren (vooral nu erg handig) zonder dat je zelf steeds weer hoeft te investeren;
- lage instaptarieven met toch de voordelen van een volledig beheerde serveromgeving. \


Outlook / Hosted Exchange
Powerusertips
Voor nieuwe en huidige gebruikers van Hosted Exchange heeft Van den Helm nog de nodige powerusertips die Outlook, genstalleerd als client van Hosted Exchange, in een (nog) hogere versnelling brengen (de provider geeft overigens voor het automatisch koppelen van Outlook aan Exchange een installatiescript uit).

Automatische handtekening
Wanneer je een e-mailbericht verstuurt, sluit je deze vaak af met dezelfde handtekening. Voor het gemak kun je ervoor zorgen dat Outlook deze handtekening voortaan automatisch plaatst. Doorloop de volgende menu's: Extra | Opties | tabblad E-mailindeling | Handtekeningen | Nieuw en je kunt een signatuur aanmaken die - al of niet automatisch - bij iedere nieuwe of doorgestuurde mail wordt toegevoegd.

Agenda delen
De Outlook-agenda gebruik je om je afspraken, vergaderingen en evenementen te plannen. Met Hosted Exchange kun je vanaf iedere pc (of smartphone) met internet bij je eigen agenda. Via Mijn Agenda's | Agenda | Agenda delen kun je je eigen agenda (en ieder ander onderdeel van Outlook) delen met n of meerdere collega's die in dezelfde werkgroep van Exchange actief zijn. Je kunt de rechten beperken tot leesrechten. De agenda laten bewerken door anderen kan ook. Een uitkomst voor bazen en hun secretaresses!

Planningsassistent
Gebruik de Planningsassistent om intern of extern een afspraak te regelen met klanten of leveranciers. Het gereedschap laat je eenvoudig agenda's naast elkaar leggen om snel tot een 'match' te komen voor een geschikte datum en tijdstip. Klik in Outlook op 'Agenda' en maak voor jezelf een nieuwe afspraak. Druk op Planningsassistent in de 'Ribbon' (menubalk) van Outlook 2007. Kies nu uit het overzicht van interne en externe contactpersonen (centraal bijgehouden bij Hosted Exchange) de deelnemers die je wilt uitnodigen. Ook 'resources', zoals vergaderkamers en apparatuur, kun je toevoegen. Heb je dat gedaan, dan zie je direct welke er wel en geen tijd hebben. Via 'Autoselectie' kun je Outlook (Hosted Exchange) met je mee laten speuren naar een 'synchroon gaatje' in ieders agenda's.

Resource mailbox
Een 'resource mailbox' aanmaken is ook een echte powerusertip. Een resource mailbox is een normale Exchange-postbus die niet aan een persoon gekoppeld is. Heb je beamers en vergaderruimtes die meerdere medewerkers moeten delen? Maak er dan een postbus voor aan, met een eigen agenda. Claimt iemand de beamer of de vergaderkamer voor een ochtend in deze agenda, dan verschijnt die als 'bezet' voor dat tijdstip in onder meer de planningassistent (zie de tip hiervoor).

Een andere handige toepassing van de resource mailbox is een complete afdeling een eigen postbus te geven. Bijvoorbeeld de afdeling Sales of Support.


Hosted Exchange van YuAre

Hosted Exchange is bij provider YuAre beschikbaar onder de noemer Yu.mail. En dat in verschillende vormen: Yu.Mail 'Standard', 'Professional' en 'Enterprise'. De postbusomvang per gebruiker en de verdere specificaties maar ook de tarieven lopen uiteen. Om een indicatie te geven: een Standard-abonnement met 500 MB-postbus kost 11,95 per maand. Alle abonnementen kennen een vast tarief per maand en zijn inclusief filter tegen spam en virussen. De provider zegt '24/7' de servers te bewaken waarop diensten als Hosted Exchange draaien.

Info: www.yuare.nl

Dan verdwijnen de mails aan deze afdeling niet in de mailbox van een collega die toevallig net op vakantie is.

Taken
Een typisch voordeel van een elektronische agenda is dat je taken niet per se hoeft te vertalen in een activiteit voor een concrete datum. In Outlook gebruik je 'Taken' - al of niet met een bepaalde looptijd (begin- en einddatum) - voor jezelf en anderen waarin je doeleinden formuleert. Bijvoorbeeld 'Regelen online-backupoplossing'. Het is heel handig om nu in n oogopslag te zien wat je nog op je bordje hebt liggen aan klussen. Je kunt (als manager) ook taken toewijzen aan collega's (indien je Exchange of Hosted Exchange gebruikt). Kies Taken, druk op Nieuw. Vul naast de taakomschrijving gegevens in als Begintijd, Eindtijd en Status.