Hosted Exchange in gebruik: praktische tips

Heel wat bedrijven werken nog met losse mailboxen en agenda's. Er zijn geen koppelingen en er is geen overzicht wie wat doet. In deze tijd van korte communicatielijnen kan dat echt niet meer. Door een Exchange Server op internet te huren, regel je het in n keer professioneel.

Hosted Exchange is voor menig mkb-er het beste van twee werelden: wel de lusten maar niet de lasten van een eigen communicatieserver. Tot de lasten van een Exchange Server van Microsoft behoren de pittige systeemeisen, de soms ingewikkelde instellingen op beheerniveau en de noodzaak van regelmatige back-ups en spam- en virusbestrijding.

Inloggen
Die lasten heb je niet als een professionele service provider de hele zaak voor je aan de gang houdt en jij als gebruiker alleen maar hoeft in te loggen op de mailbox/agenda/teamagenda. Alleen de lusten van Exchange op gebruikersniveau zijn dan nog relevant: toegang tot een persoonlijke agenda en postbus met lle inkomende en uitgaande mail. Maar ook een 'teamagenda' waar verschillende gebruikers in kunnen. Deze heeft weer een koppeling met de persoonlijke agenda's van de deelnemers aan een vergadering; verzet je een afspraak, dan wordt iedereen automatisch op de hoogte gesteld. En boek je een nieuwe meeting in, dan zie je vooraf al wie wel en wie niet kan. Een ToDo-lijst en een (gedeeld) adresboek sluiten de lijst functionaliteiten af.

Toegang tot al die faciliteiten heb je met je webbrowser (Outlook Web Access), met Microsoft Outlook (gratis verstrekt bij een abonnement) en met een Windows-smartphone (en soms telefoons met andere software, zoals van Nokia en Palm).