Meer flexibiliteit met een XXL-mailbox

Ondanks alle spam is e-mail nog steeds superhandig. Onafhankelijk van tijd en locatie elkaar gratis berichten sturen; helemaal top. Maar je mailbox kan nog beter. Maak hem bijvoorbeeld mobiel en geef hem een praktisch onbegrensde omvang.

In kleine bedrijven, maar ook door veel pc-gebruikers thuis, wordt nog veel gebruik gemaakt van het oude POP3-protocol (Post Office Protocol) voor het ontvangen van de mail. Dit protocol komt erop neer dat de internetprovider een kleine postbus met bijvoorbeeld 30 of 50 MB voor je in de lucht houdt waarnaar bekenden kunnen mailen (helaas ook spammers). Jouw mailprogramma haalt deze berichten uit de postbus op en verwijdert ze daarbij automatisch ook weer van de server, zodat de postbus weer leeg is.

Handiger
Jarenlang heb ik zo gemaild. Tot ik erachter kwam dat het nog een stukje handiger kon. Zoals iedere welwillende kenniswerker, werkte ik wel eens een uurtje thuis. Daarbij raadpleegde ik via webmail mijn zakelijke mailbox, dus niet met Outlook. Immers: als ik thuis met Outlook de mail echt zou binnenhalen, zouden die berichten niet meer op kantoor opgehaald kunnen worden. Dat bleek een misverstand. Met in het mailprogramma een vinkje bij 'Leave messages on server', of het Nederlandse equivalent 'Berichten op de server niet verwijderen', kon ik thuis gerust de zakelijke berichtenstroom bekijken in Outlook. Je kijkt dan immers naar een kopie van je mail. Helaas kreeg ik thuis niet een compleet beeld van lle mail, want op de zaak moest ik de postbus wel automatisch leegmaken; de slechts 35 MB grote mailbox slibde anders binnen enkele dagen dicht.

Anno 2007
Anno 2007 hebben we voor het managen van bedrijfsmail onder eigen domeinnaam (www.jouwbedrijfsnaam.nl) veel meer keuzes om dat handiger te doen, ook zonder een professionele (dure) mailserver in je eigen bedrijf. Je kunt bijvoorbeeld bij je provider een zeer grote POP3-mailbox regelen, zodat je de mail in principe online kunt laten staan en er vanaf iedere internet-pc bij kunt. Je kunt de mail bij steeds meer providers ook in een andere technische structuur ophalen: IMAP4, dat van huis uit zeer geschikt is voor telewerkers. Of je huurt een professionele mailbox met gelijk ook agendamogelijkheden, bij een aanbieder van 'Hosted Exchange'. Met alle vormen van e-mailverkeer heb ik ervaring opgedaan. Ik deel je in dit artikel graag in de praktische gebruiksmogelijkheden van alle opties.