PaperPort 11 Pro bestrijdt papierchaos

Nuance Communications, voorheen bekend als ScanSoft, introduceert het programma PaperPort Professional 11. Volgens de producent is het elektronische archiveerprogramma de eenvoudigste en snelste manier om een einde te maken aan de papierchaos in het (kleine) kantoor.

In veel kantoren, ook de kleine (denk aan de tandarts- of dokterspraktijk), is de correspondentiestroom een ambtelijk proces. Brieven komen binnen, krijgen een nummer, worden opgeborgen in multomappen en misschien ook wel geregistreerd in een brievenboek. De brieven later terugvinden vergt dan een uitgekiend archief, dat op zich ook kostbare kantoorruimte vergt. En het is mensenwerk; als de archivaris een paar weken op vakantie is of op cursus is, is het al gauw een rommeltje.

Doorzoekbaar systeem
Al deze stappen zijn redelijk eenvoudig te vervangen door een elektronisch, gentegreerd, doorzoekbaar, systeem. Plaats een snelle scanner op je bureau, liefst met een sheet feeder en scan dagelijks alle inkomende documenten het programma PaperPort in. Dit programma scant volledig automatisch. Bovendien zet PaperPort de scans automatisch om in tekstformaat, zodat alle documenten makkelijk zijn te doorzoeken. Rubriceren van de gescande documenten in virtuele mappen ('correspondentie 2005') is uiteraard ook mogelijk. Het programma beschikt over een interne bestandsbeheerder en viewer om snel en makkelijk met duizenden documenten te kunnen werken.

Verbeterd
PaperPort Professional 11 is volgens de producent meer dan 200 procent sneller en de ocr-nauwkeurigheid (optische tekenherkenning) is met 40 procent verbeterd, zodat gebruikers kunnen profiteren van betere zoekindexering en tekstextractie en een aanzienlijk grotere documentproductiviteit.
Bovendien zorgt de nieuwe pdf-mrc-compressietechnologie voor gescande, pdf-kleurenbestanden die tot acht keer kleiner zijn dan bestanden die met andere pdf-programma's worden gemaakt. De nieuwe intelligente PaperPort Watson-zoekagent in PaperPort Professional 11 vindt met n trefwoord of zin alle gewenste informatie die is gendexeerd door PaperPort, maar kijkt ook daarbuiten bij onder meer Google of daar de informatie te vinden is.

Documentproductiviteit
"PaperPort is inmiddels een van onze best lopende producten, niet alleen dankzij de toegenomen beschikbaarheid van scanapparatuur, maar ook omdat klanten direct na de installatie de voordelen voor hun documentproductiviteit ervaren", aldus John Shagoury van Nuance. "In PaperPort 11 hebben we ons gericht op datgene wat mensen waarderen in het product: gebruiksvriendelijke scanmogelijkheden en eenvoudig beheer van pc-bestanden."

Prijs: 149 euro (Pro-versie) en 79 (kleinbedrijf/thuisversie) | Info: www.nuance.com/paperport .