SharePoint: geef je team een eigen site

Efficint samenwerken wordt steeds makkelijker, dankzij kant en klare teamsite-software als Microsoft SharePoint. Om te installeren op een server, of te huur als een webdienst waar je direct op kunt inloggen. WIj keken naar SharePoint 2003 en de aanstaande versie 2007.

Het doel van SharePoint is eenvoudig: het wegnemen van de obstakels waarmee je vaak te maken krijgt wanneer je met meerdere personen aan een project werkt. Denk hierbij aan documenten waaraan je gezamenlijk schrijft en waarvan per ongeluk verschillende versies rondzwerven. Of het effectief en vooral gericht delen van projectinformatie. SharePoint creert een centrale virtuele locatie, waar informatie en personen samenkomen.

Projectsite
Het grootste deel van SharePoint speelt zich af in je browser. SharePoint werkt op basis van teamruimtes: op basis van een collectie sjablonen maak je een projectsite aan, bepaal je de functionaliteit ervan en stel je het projectteam samen. De mogelijkheden van de teamruimte worden bepaald door de gebruikte sjablonen. Zo is er de sjabloon Documentwerkruimte (om gezamenlijk aan documenten te werken) en de sjabloon Vergaderingen (om gestructureerd te overleggen en besluiten te nemen). Heb je behoefte aan specifieke functionaliteit, dan kun je deze toevoegen via add-ons: invoegtoepassingen die de standaardmogelijkheden van SharePoint uitbreiden.

SharePoint maakt deel uit van de Office-lijn en is dan ook nauw gentegreerd in de Office-producten, zoals Word en Outlook. Werk je bijvoorbeeld aan een document in Word, dan kun je dit direct publiceren op de SharePoint-teamsite. De gezamenlijke SharePoint-agenda kan bovendien worden gesynchroniseerd met de agenda in Outlook.

Server of Services
Wie zich verdiept in SharePoint, zal twee termen veelvuldig tegenkomen: SharePoint Server en SharePoint Services. Hoewel SharePoint Server en SharePoint Services (het voormalige SharePoint Team Services) niet los van elkaar kunnen worden gezien, gaat het om twee verschillende oplossingen. Office SharePoint Server maakt gebruik van de technologie van Windows SharePoint Services, waaronder voor het maken en aanpassen van de samenwerkingssites en documentbibliotheken. SharePoint Server voegt echter extra functionaliteit toe aan de teamsite. Zo biedt de zoekfunctie van SharePoint Server de mogelijkheid om gegevens te zoeken in externe bronnen, zoals SQL Server, SAP en Siebel. De Server-variant is dan ook voornamelijk geschikt voor grotere bedrijven.