Slim archiveren: nooit meer een mailtje kwijt

E-mail is handig maar kent ook ruwe randjes. Berichten staan versnipperd over de mailboxen in je bedrijf. Terwijl de Belastingdienst eist dat berichten over zakelijke transacties 7 jaar bewaard blijven. Handmatig archiveren is het minimum, professionele archiveringssystemen bieden meer gemak.

Het belang van e-mail hoeven we niet meer uit te leggen. Er is vrijwel geen organisatie of persoon te vinden die niet via dit medium kan communiceren. E-mail heeft echter, voor het gevoel van veel mensen, een lagere status dan een brief. Officiële zaken gaan altijd op papier en de iets minder belangrijke kunnen prima


E-mailmanagement of e-mailarchief?
Archiveren van e-mail is eerste stap om te voorkomen dat belangrijke informatie verloren gaat. Het lastige is dat e-mail vaak buiten de gangbare informatiestromen van een bedrijf valt, omdat het in persoonlijke mailboxen staat. E-mailmanagementoplossingen zorgen ervoor dat die informatie en berichten toch beschikbaar zijn binnen het bedrijf door centrale opslag en het toevoegen van informatie. Dat kan in een simpele vorm door het toevoegen van eigenschappen als 'in behandeling' of 'toegewezen aan'. Berichten kunnen snel worden teruggevonden, de status is duidelijk en er kan direct gehandeld worden, ook bij vervanging tijdens ziekte. Uit ervaring weet Roland van der Heijden, Managing Partner bij Semantica, dat e-mailmanagement-systemen vaak binnen een half jaar zijn terugverdiend, omdat er efficiënter gewerkt kan worden.

via e-mail. In die e-mails worden vaak wél belangrijke zaken als geplaatste orders, of de financiële afhandeling behandeld.

Voor de overheid bestaat de archiefwet waarin precies staat hoe lang zaken bewaard moeten worden en in welke vorm. Dat ontslaat het bedrijfsleven niet van het bewaren van e-mails. Er bestaat een fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor berichten over zakelijke transacties. Daar valt e-mail ook onder. Bij het ontbreken van een dergelijk archief draait de belastingdienst de bewijslast om en het is maar de vraag of dat gunstig is voor de ondernemer.

Uitdagingen
E-mail kent echter uitdagingen. Bij veel organisaties is de omvang van de mailbox beperkt en dat dwingt medewerkers om hun e-mail in persoonlijke bestanden te archiveren of te verwijderen. Zie dan achteraf nog maar eens te achterhalen op welke wijze gecommuniceerd is. Of wat de status van een project is als iemand ziek wordt of het bedrijf verlaat.

Dergelijke problemen kun je oplossen door e-mail te archiveren op een centraal systeem. Die bieden vaak Google-achtige zoekmogelijkheden om relevante e-mails te vinden over een onderwerp of klant. Bijkomend voordeel is dat per ongeluk verwijderde e-mails met een paar muisklikken weer teruggehaald kunnen worden. Dat scheelt de systeembeheerder veel tijd.

Stappenplan
Op de volgende pagina lees je een stappenplan voor het aanleggen van een mailarchief op je eigen werkplek. Op de pagina's erna vind je besprekingen van professionele systemen die dit automatisch en centraal in je netwerk doen.