Stroomlijn je business met VoIP

VoIP is veel meer dan 'goedkoop' bellen over internet; bedrijven kunnen hun hele business er veel efficinter mee organiseren, betoogt Remco Bakker, adviseur bij mkb-innovatieplatform Syntens.

8:45 uur. Na bijna anderhalf uur file rijden tussen Rotterdam en Utrecht installeer ik mij met een grote mok koffie aan mijn bureau. Hoewel, mijn bureau Vanochtend is deze flexplek mijn stekje. Notebook uit de tas, muis aansluiten, Windows opstarten en hard aan de slag. Oei, bijna vergeten in te loggen op de telefoon.
9:15 uur. De telefoon gaat. Nog voor het toestel voor de tweede keer rinkelt verschijnen alle gegevens van de beller, waaronder eerdere correspondentie, rechtstreeks vanuit het CRM-systeem op het scherm van mijn notebook. Snel scan ik de laatste e-mails om mijn geheugen op te frissen en de klant optimaal te kunnen helpen.
11.00 uur. Outlook herinnert me aan de conference call die ik zou hebben met enkele collegas op de vestigingen in Rotterdam en Groningen en een collega op een grote beurs in Duitsland. Enkele muisklikken zijn voldoende om mijn gesprekspartners aan de lijn n in beeld te krijgen. Zonder kosten!
13.30 uur. Hoog tijd om naar een klant te gaan om te praten over de mogelijkheden van Voice over IP binnen zijn bedrijf. En alweer vergeet ik de telefoon door te schakelen naar mijn mobiel.
16:00 uur. Een interessant gesprek gehad. Ik rijd naar huis om de ergste files te vermijden en de laatste anderhalf uur van de werkdag thuis te werken. Via een VPN kan ik in alle systemen en met de softphone op mijn notebook ben ik gewoon op mijn eigen vaste nummer te bereiken, alsof ik op kantoor zit.

De hype voorbij
Het is nog toekomstmuziek, maar niet lang meer. Nog dit jaar zullen alle vestigingen van Syntens overstappen op Voice over IP. Het hoofdkantoor en de vestiging Utrecht, samengebracht in het in november geopende Innovatiehuis in Nieuwegein, maken al gebruik van deze technologie. Door in te loggen op de IP-telefoon op het bureau is elke adviseur op zijn eigen nummer te bereiken, ongeacht waar hij zich in het gebouw bevindt. En in de toekomst ongeacht op welke vestiging hij zich bevindt en zelfs ongeacht of hij thuis zit of zelfs in het buitenland. Zolang er maar een snelle internetverbinding aanwezig is.
Syntens is een voorloper met VoIP, maar zeker niet de eerste organisatie in Nederland die het vaste net achter zich laat liggen. VoIP is de pioniersfase al lang voorbij. Het zijn meer dan alleen (in marketingtermen) de innovators die zich met bellen via internet bezig houden. Volgens onderzoeksbureau MarketCap maakte afgelopen januari al n op de zes bedrijven in Nederland met 50 werknemers of meer gebruik van VoIP. Zelfs KPN gaat nog dit jaar overstag.
Futurologen van BT (voorheen British Telecom) verwachten dat in Engeland in 2009 het laatste traditionele PSTN-gesprek wordt gevoerd. Let wel: dat is al over drie jaar! Hoog tijd om eens te onderzoeken welke voordelen Voice over IP voor jouw bedrijf biedt, want ook voor het MKB wordt VoIP snel aantrekkelijk. Hard- en software worden in rap tempo goedkoper en meer en meer aanbieders bieden VoIP aan op ASP-basis; een wat hoger vast bedrag per maand, maar een lage initile investering.