Talk!: Online vergaderen met iMeet van PGi

Het nut van videovergaderen is ondertussen wel bekend: het vermindert filedruk en verhoogt de efficiency, want je kunt de uitgespaarde reistijd gebruiken voor nuttigere zaken. Maar vaak zijn oplossingen een onhandig aan elkaar geknoopte warboel van hardware, software en diensten. Zo niet iMeet, een online vergadertool van het van origine Amerikaanse PGi. Deze dienst draait volledig in de cloud, heeft geen speciale hardware nodig en heeft als credo ‘any place, any time, any device’.

Je kunt iMeet nog het beste omschrijven als jouw digitale ontmoetings- en overlegruimte. Je krijgt als iMeet-gebruiker letterlijk je eigen vergaderruimte op het web, via een speciaal voor jou gereserveerde url. Overleggen kan door middel van video, spraak en/of een chatconversatie. Die is altijd volgens het format imeet.com/jouwbedrijf/jouwnaam. De dienst kent een open opzet; in principe is jouw digitale overlegruimte voor iedereen vrij toegankelijk en kun je mensen over de hele wereld uitnodigen voor een (video)vergadering in jouw iMeet-room. Bezoekers in je iMeet-room hebben geen speciale apparatuur nodig, zelfs een webcam is niet verplicht. Een redelijk moderne browser en een niet al te oude laptop of desktop zijn de enige vereisten.

Als iMeet-gebruiker is jouw meeting room overal en altijd toegankelijk, aparte hardware is niet nodig. Met je laptop of desktop surf je simpelweg naar de voor jou gereserveerde url. Voor je iPhone/iPad of mobiele Android-apparaat is een aparte app beschikbaar.

Eenmaal in jouw iMeet-room blijf je te allen tijde ‘in control’ wat betreft de aanwezigen, je kunt iedere bezoeker op ieder moment de deur wijzen. Wil je liever niet dat een sessie door ongenodigden wordt bijgewoond, dan kunt je deze altijd beveiligen met een wachtwoord en versleuteling. Momenteel kunnen tot vijftien deelnemers plaatsnemen in de ruimte, maar dit aantal wordt zeer binnenkort opgeschroefd naar maar liefst 125 personen. Vijftien kunnen daarbij tegelijkertijd een actieve inbreng leveren, jij bepaalt welke 15 dat op dat moment zijn.

De deelnemers in jouw vergaderruimte zie je als ‘cubes’, vierkanten die gevuld zijn met een foto van de deelnemer, live video van een webcam of een gepersonaliseerde avatar. Deelnemers hebben niet allemaal een hippe laptop met webcam of dure smartphone nodig, met iMeet kun je ook bellen naar vaste en mobiele telefoonnummers. Gebruik je iMeet zelf via de app, dan kun je kiezen of je belt via wifi of gsm.

Integratie

iMeet integreert naadloos in Outlook. Niet alleen kun je direct vanuit Microsoft’s pakket direct een iMeet-sessie starten, ook kun je deze vooruitplannen, waarna genodigden netjes een ‘invite’ toegestuurd krijgen met daarin het tijdstip en de link naar jouw iMeet-ruimte. Daarnaast kun je de link van je iMeet-ruimte natuurlijk prima gebruiken als extra shortlink in bijvoorbeeld jouw status in Microsoft Lync. Vanuit daar ben je dan altijd met één muisklik bereikbaar via jouw iMeet-room. Ook social media-kanalen kun je rechtstreeks importeren in iMeet. Zo kun je informatie van Twitter, LinkedIn en Facebook direct koppelen aan jouw persoonlijke infoprofiel, eventueel aangevuld met een biografie van jezelf. Deelnemers aan de vergadering kunnen dan gemakkelijk zien wie je bent en wat je bezighoudt, en jij kunt op jouw beurt snel meer te weten komen over de mensen die op dat moment deelnemen aan jouw vergadering.

Samenwerken

Vanuit een iMeet-ruimte kun je niet alleen met elkaar overleggen. Ook kun je het gebruiken voor presentaties en het overleggen over specifieke documenten. Zelfs het tonen van een Youtube-filmpje tijdens een vergadering is mogelijk. Daarbij ziet iedereen ‘real time’ hetzelfde filmpje, zonder vertraging. Ten slotte kun je iMeet ook gebruiken voor het delen van jouw computerscherm, voor bijvoorbeeld het geven van een softwaretraining.

Doelgroep

Volgens Blaauboer is de oplossing ideaal voor bijvoor- beeld recruiters. ‘Voor het voeren van sollicitatiegesprekken hoef je niet meer de deur uit. We hebben een grote Belgische recruiter als en bespaart dankzij iMeet duizenden klant die euro’s aan tijd en vervoerskosten.’ Maar ook voor bijvoorbeeld marketing- of salesmedewerkers is het een uitkomst. ‘En dankzij de screencasting-op- tie kun je iMeet ook prima inzetten voor het geven van trainingen’, voegt Blaauboer daar aan toe.

Volgens hem is er zeker in deze tijd behoefte aan een tool die efficiënt overleg mogelijk maakt, zonder daarbij investeringsdrempels op te werpen. ‘Er wordt nog steeds veel tijd verspild met reizen naar fysieke meetings. Dat veroorzaakt files en is vaak zonde van de tijd’, aldus Blaauboer. ‘Met iMeet hoef je geen fysieke afstanden te overbruggen om mensen over de hele wereld samen te brengen.’ Maar daarnaast is er volgens Blaauboer nog een ander aspect dat iMeet zeer relevant maakt: visuele communicatie. ‘Niets kan tippen aan het elkaar kunnen zien tijdens een gesprek. Dat verlevendigt niet alleen de communicatie, maar zorgt er ook voor dat je gesprekpartner(s) jou beter kunnen begrijpen en vice versa. Meer dan de helft van de communicatie tijdens een gesprek verloopt via non-verbale taal.’

Support

iMeet is een professionele dienst, met bijbehorende professionele support. ‘Heb je een probleem of kom je er iemand niet uit, dan kun je altijd iemand bellen. Dat is zeker voor zakelijk gebruik een wezenlijk verschil met gratis diensten als Skype of Google Hangouts. Daar mag je bij problemen het zelf uitzoeken.’ Dat in tegenstelling tot iMeet, niet alleen wordt je bij problemen geholpen, ook maken de experts van PGi je graag wegwijs in en met de oplossing.

Gaat er iets mis, dan kun je in iMeet een zelfscanoptie starten. Deze controleert volautomatisch alle technische voorwaarden bij iedereen die op dat moment in jouw iMeet aanwezig is. Denk aan versie van de gebruikte browser, de aanwezigheid van Flash en de stabiliteit van de gebruikte webverbindin- gen.Een rapport daarvan kun je automatisch naar de supportafdeling sturen, zodat ze je sneller kunnen helpen. Want continuïteit is natuurlijk enorm belang- rijk tijdens een overleg; niets is zo vervelend niets is zo vervelend als vergaderingen die om wat voor reden dan ook niet soepel verlopen. Volgens Blaauboer is die filosofie door de hele dienst ver- weven. ‘Wij hanteren het principe: iedere online meeting is op dat moment de allerbelangrijkste van de wereld.’

Expert
[block] [title]Alex Blaauboer[/title] [par]Business Developer & Account Manager Benelux van PGi[/par] [par]De oplossingen van PGi worden altijd via lokale divisies van het bedrijf bij de eindgebruiker geïmplementeerd. Resellers zijn daarbij niet nodig en op die manier houdt PGi direct feeling en contact met de klant. Wil je meer weten over de producten en diensten van PGi? Ga dan naar[br][url link="http://www.pgi.com/nl"]www.pgi.com/nl[/url][/block]