Unified Communications: exit bezettoon

We communiceren via steeds meer kanalen: via vaste en mobiele telefoon, e-mail, voice-mail, instant messaging Voor je het weet verlies je het overzicht. Unified Communications wil al deze vormen samensmeden tot n geheel. Dat bespaart tijd n geld.

Hoe ging dat vroeger? Er stond een telefoon op het bureau. Als er een klant of collega belde, werd de telefoon opgenomen. Of niet, bijvoorbeeld als de
werknemer even van zijn plek weg was. In het beste geval was er dan een antwoordapparaat die de boodschap van de beller keurig opnam. En anders zou de beller later wel terugbellen. Of een brief schrijven. Dat waren nog eens simpele tijden.

Hoe anders is dat vandaag de dag. Op het bureau staat nog altijd die vaste telefoon, maar er ligt een (slim) mobieltje naast. De typemachine is vervangen door een computer met daarop een e-mailprogramma en instant messaging. Onderweg doet de smartphone dienst als telefoon, maar ook als e-mailontvanger en instant messanger. Ontsnappen aan een telefoontje of bericht is er niet meer bij. Nu kun je erover filosoferen of zoveel bereikbaarheid prettig is, maar uit technisch oogpunt is er sowieso geen ideale situatie. Er is namelijk sprake van allerlei verschillende systemen, die geen onderling verband hebben. Om maar iets simpels te noemen: het adresboek in een mobiele telefoon is lang niet altijd gekoppeld aan het adresboek op de computer. Om nog maar te zwijgen over het adresboek van de vaste telefoon of een instant messenger.

Niet gekoppeld
Probleem is dus dat al deze systemen niet onderling gekoppeld zijn. Dat leidt tot een merkwaardige paradox, want we zijn ondanks alle moderne communicatiemiddelen vaak meer tijd kwijt om iemand aan de lijn te krijgen dan vroeger. Want hoe gaat dat tegenwoordig? Je belt een collega op zijn vaste lijn. Hij neemt niet op, je spreekt een boodschap in. Vervolgens bel je zijn mobiel, want hij is waarschijnlijk onderweg. Weer de voicemail. Dan maar een mailtje gestuurd. En je zult net zien: als de collega terugbelt zit jij net in vergadering, waardoor het hele circus van voor af aan begint. Dit voorbeeld werd overigens gegeven door Bill Gates tijdens een presentatie over de Microsoft-oplossing voor Unified Communications.


Kies op welke wijze je met collega's in contact wilt treden op basis van de door hen geprogrammeerde beschikbaarheid in Microsoft Office Communication Server.


Wie profiteert
?
Niet iedereen binnen een bedrijf heeft behoefte aan (alle vormen van) Unified Communications. Onderzoek van Getronics geeft aan dat met name kenniswerkers binnen een organisatie profiteren. Zij zijn vrij veel onderweg en kunnen dan op meerdere manieren communiceren. Procesmedewerkers (met veelal een vaste werkplek) profiteren niet of nauwelijks van Unified Communications.
Volgens een whitepaper van hetzelfde bedrijf kunnen de meeste organisaties op communicatiekosten besparen en 'productiever' worden met Unified Communications. Maar pas na drie jaar zal deze winst in de boeken geschreven kunnen worden. Er moet immers flink genvesteerd worden in nieuwe technologie.
Unified Communications is het toverwoord om al deze problemen op te lossen. Het is n systeem dat alle genoemde (en meer) communicatiemiddelen samenvoegt. Het gaat om een doorontwikkeling van het al langer bestaande Unified Messaging, een systeem dat alle inkomende berichten in een gemeenschappelijke inbox opslaat. Het maakt niet uit of het spraak, fax, e-mail, voice of video is. Alle berichten, dus ook voicemails en gemiste gesprekken, komen overzichtelijk bij elkaar samen in n inbox. Bijkomend voordeel is dat deze berichten ook met de mobiele telefoon kunnen worden geraadpleegd.

En applicatie
Unified Communications voegt daar de daadwerkelijke communicatie aan toe. Op de desktop staat n applicatie waarmee je alle communicatie regelt, of het nu e-mail, telefonie of videoconferencing is. Via het gentegreerde adressenboek vind je de persoon die je wilt bereiken, waarna je de methode kiest om de persoon te bereiken. Daarbij krijg je vooraf informatie over hoe deze persoon het best te bereiken is. Bijvoorbeeld mobiel, omdat hij onderweg is. Dit is mogelijk doordat het systeem over een agenda beschikt. Zo zie je direct of iemand berhaupt wel bereikbaar is. Want als iemand een vergadering heeft, kun je natuurlijk beter een voicemail achtergelaten of een mailtje sturen. Het systeem beschikt bovendien over informatie wie de betreffende persoon tijdens een vergadering wl mag storen. Bijvoorbeeld: de baas wel, de receptioniste niet. Vanuit dezelfde software is het ook mogelijk om een conference call of een videoconferencingsessie te starten. Voor telefonie wordt over het algemeen VoIP-technologie gebruikt.