Update Google Docs & Spreadsheets valt tegen

De redactie van deze site maakt veel gebruik van de gratis webgebaseerde kantoorapplicaties van Google. Hun Google Docs and Spreadsheets is reuzehandig, maar kan op n punt nog wel beter. Een recente update verhelpt de klacht niet.

Het fenomenaal handige van Google Docs en Spreadsheets (en gelijksoortige alternatieven als Zoho.com) is dat je op een willekeurige computer met een webbrowser direct documenten kunt aanmaken en bewerken. En dat niet alleen: je kunt andere gebruikers uitnodigen om jouw documenten te openen en eventueel ook te bewerken.

Teamwork
Het vormt daarmee een superhandige tool voor teamwork: de manager of projectplanner maakt bijvoorbeeld een spreadsheet aan met een bestellijst of planning en nodigt zijn naaste collega's uit om aan ook deel te nemen de documentbewerking. Alle betrokkenen zien ook in hun Google Docs-bestandsoverzicht (op docs.google.com) dit document staan, samen met de hun zelf aangemaakte webdocs.

En met die lijst is een probleem: hij wordt al snel te groot en daarmee onoverzichtelijk. De auteur van dit stukje is inmiddels z enthousiast aan de gang geweest, de laatste zes maanden, dat zijn centrale Google Docs-overzicht een gigantische lijst is van vele tientallen documentnamen. Je kunt sterren toekennen om de webdocs te oormerken, maar dat schept weinig verheldering (en is alleen zichtbaar voor deze ene gebruiker).

Domper
Hoe blij was ik dan ook toen Google deze week aangaf dat de centrale lijst met alle webdocs in een mappenstructuur kan worden onderverdeeld. Binnen enkele minuten volgde de domper, toen ik een testje deed: je kunt na de update wel mapjes aanmaken en er zelfs drag and drop documenten naartoe overhevelen, maar de mappenstructuur is gebonden aan de individuele gebruiker. Ergo: de mappen die je aanmaakt, daar kun alleen jij gebruik van maken. Iedereen moet zelf zijn eigen mappen aanmaken en zaken 'logisch' opbergen. Dat is meer dan dubbel werk en weinig verhelderend in teamverband.

Gelukkig meldt Google bij deze update dat het blijft werken aan verbeteringen. Laten we hopen dat er binnenkort ook een mappenstructuur in teamverband kan worden aangemaakt. Dan heeft Google goud in handen.

Info / inlog: docs.google.com