Voor alle communicatie de juiste tool

Op kantoor communiceer je veel. Je belt met klanten, beantwoordt e-mails en reageert op collega's via interne communicatie. Niet vreemd dat hier dan ook veel tools voor zijn uitgevonden om het communiceren gemakkelijker te maken. Maar welke hebben nu echt nut?

Om te communiceren heb je diverse tools nodig. Niet alleen softwarematig, maar ook hardware. Want hoewel we steeds meer met software doen, zijn er veel mensen die nog graag van een bureautelefoon gebruikmaken. En hier is dan ook nog altijd een groot aanbod in. Denk bijvoorbeeld aan de Gigaset Pro Maxwell 10, een bureautelefoon met een tablet met touchscreen als scherm die je via voip laat bellen. Maar je kunt ook gebruikmaken van de Panasonic KX-TPA65 IP DECT bureautelefoon, een van de weinige ip dect bureautelefoons op de markt. Bovendien kun je hier ook een headset op aansluiten en wandmontage is mogelijk.

Smartphones komen op

Natuurlijk, we maken al even gebruik van de smartphone, maar deze neemt nu ook een belangrijke plek in op de werkvloer. Zakelijke smartphones zijn echter niet hetzelfde als je privé mobiel. Een zakelijke smartphone moet een lange accuduur hebben, niet al te groot zijn, goed beveiligd zijn en een beetje stevigheid is ook niet overbodig. Gelukkig voldoen steeds meer toestellen aan deze criteria, waardoor je keuze steeds groter wordt. Zo kwam Sony in 2015 met de Xperia Z3, een smartphone met een 4.6-inch scherm en een Quadcore Snapdragon cpu met 2,5GHz. Een prima toestel, dat ook nog eens tegen een stootje en water kan. Bovendien wordt je data veilig gehouden met 256-bit aes-encryptie.

Firmtel SENS springt in op de opkomst van de smartphone. Met deze oplossing kun je met slechts één simkaart diverse telefoonnummers gebruiken op een toestel. Zo kun je een zakelijk- en privénummer aanmaken en deze allebei op je smartphone of computer uit laten komen. Prettig bij deze oplossing is dat je maar één toestel nodig hebt voor al je telefoonnummers en dat je belt via het gsm-netwerk, wat je toch de beste kwaliteit biedt.

Videoconferences

Maar misschien wil je meer dan alleen bellen. Er wordt steeds meer gebruikgemaakt van videoconferences en ook hier bestaat de benodigde hardware voor. StarLeaf doet dit bijvoorbeeld met Breeze, een combinatie van cloud software en hardware. Via het online portal kun je een conference en meeting rooms opzetten, en via een pc of hard phone kun je deze houden. RICOH combineert video, audio, tekst en interactieve media in de P3500. Het apparaat heeft een camera met een 125 graden beeldhoek, waardoor iedereen in de ruimte gemakkelijk in beeld te krijgen is. Bovendien heb je geen speciaal netwerk of speciale diensten nodig, een netwerkverbinding is genoeg.

Software

Niet iedereen wil nog gebruikmaken van hardwarematige oplossingen, voor veel ondernemers en hun medewerkers is software afdoende. In dat geval kun je kiezen voor bijvoorbeeld Skype for Business, waarmee je kunt videobellen en natuurlijk ook gewoon kunt bellen. Deze oplossing werkt niet alleen op je smartphone, maar ook op ieder ander mobiel apparaat en je pc. Ook hier is slechts een netwerkverbinding nodig. Natuurlijk heeft een platform als Skype veel concurrentie en van deze oplossingen kun je ook goed gebruikmaken. Denk bijvoorbeeld aan Viber, welke beschikbaar is voor Windows, Mac, Linux, iOS, Android, Windows Phone en Blackberry OS. Ook hier kun je videobellen en gewoon bellen, en een speciale hardwarematige oplossing is niet nodig. Bovendien is deze oplossing geheel gratis.

Hangouts

Misschien wel de grootste concurrent van Skype is Hangouts van Google. Ook met Hangouts kun je schermen delen, maar je kunt ook samen gebruikmaken van alle Google-applicaties, zoals YouTube en Drive. Belangrijkste functie is natuurlijk het (video)bellen en ook dit gaat prima. Hangouts hoef je op je pc niet te installeren, maar is te gebruiken via hangouts.google. com. Voor mobiele apparaten is een applicatie wel nodig, deze is gratis te downloaden.

Headsets

Allemaal leuk en aardig, maar voor veel van deze oplossingen wil je een goede headset hebben. Niets is vervelender dan dat al je collega's je gesprek kunnen meeluisteren. Jabra maakt veel headsets van uitstekende kwaliteit, bijvoorbeeld de EVOLVE 80. Deze headset heeft als toevoeging een afstandsbediening om de verschillende functies van de koptelefoon aan te sturen. Zo zijn er verschillende lampjes op de koptelefoon aanwezig, zodat iedereen weet dat je in gesprek bent. En druk je per ongeluk een knop in, dan maakt deze een geluid. Het belangrijkste is de geluidskwaliteit en ook dit is goed. Nadeel van de Jabra EVOLVE 80 is dat deze wel een kabel heeft, zodat hij aangesloten kan worden op je bureautelefoon of je pc.

Er zijn echter veel mensen die liever gebruikmaken van een draadloze headset, waardoor je volledige vrijheid hebt. Een voorbeeld hiervan is de Plantronics SAVI 700-serie. Deze headsets hebben een bereik tot 120 meter, kunnen tegelijkertijd aangesloten worden op je bureautelefoon, pc en smartphone en kunnen op verschillende manieren gedragen worden.

Interne communicatie

We hebben het nu veel over telefonie gehad, maar ook intern wordt er veel gecommuniceerd. Dit kun je per telefoon of e-mail doen, maar er zijn veel andere oplossingen die dit nog wat gemakkelijker maken. Denk bijvoorbeeld aan Socialcast, een platform dat in gebruik veel lijkt op Facebook. Hier kunnen je werknemers berichten, vragen en ideeën plaatsen, op elkaar reageren en dingen 'liken'. Ook foto's zijn gemakkelijk te plaatsen en je kunt onderling chatten. Ideaal als je een snelle vraag of algemene mededeling hebt. Wil je je werknemers indelen in groepen, bijvoorbeeld 'sales' en 'marketing', dan is dit ook mogelijk. Iedere werknemer en groep is bij naam te noemen op Socialcast, en zij krijgen vervolgens een melding van het bericht.

Ook Flex-Appeal biedt een oplossing voor de interne communicatie van jouw onderneming. Werk je veel met verschillende shifts? Dan kun je middels de agenda snel een vervanger vinden wanneer je werknemer ziek of vrij is. Je werknemers geven zelf aan wanneer ze beschikbaar zijn, zodat jij hier een eenvoudig overzicht van hebt. Via de applicatie kun je ook vragen of iemand een shift kan draaien, waarop hij via de applicatie antwoord geeft. Ook kun je berichten plaatsen voor het gehele bedrijf of bepaalde teams, waardoor alleen de juiste personen op de hoogte zijn van jouw melding. Flex-Appeal is op het moment alleen nog als demo beschikbaar, wanneer de volledige versie uitkomt, is nog niet bekend.

Voor alle communicatie de juiste tool
De beste uc-tools