Web 2.0-interface voor SharePoint

Goede, onbelemmerde communicatie is de smeerolie voor ieder projectteam. Een SharePoint op internet waar tien, twintig deelnemers met naam en wachtwoord op in kunnen loggen voor de nieuwste projectinformatie, is een handige manier om het project binnen n buiten de organisatie een centrale plek te geven. Dat kan een SharePoint van Microsoft zijn, maar er zijn genoeg alternatieven. De uitgever van WINMAG Pro heeft al voldoende aan zelf ingerichte (en gedeelde) projectlijsten in Google Spreadsheets. Er zijn ook kant en klare Nederlandse internetdiensten voor samenwerking rond projecten. Denk aan ProjectPlace.nl.

Eenvoud
SharePoint is te prijzen om zijn eenvoud en betaalbaarheid. Al voor een paar euro per medewerker regel je een gebruiksabonnement bij een provider als Active 24 (nu eigendom van Mamut Business Software).

De huidige versie van SharePoint, editie 2007

SharePoint werkt met teamruimtes. Je bepaalt allereerst het doel van de projectomgeving: vergaderen, samenwerken aan een document, een wiki-kennisdatabank bijhouden, een discussieplatform opzetten, enzovoorts. SharePoint wordt geleverd met een groot aantal kant-en-klare sjablonen, maar er zijn op internet nog honderden beschikbaar, ook gratis.

Microsoft SharePoint 2007, de laatste officile versie (hier onze eerdere test), is nog steeds voor het grootste deel geheel browsergebaseerd, maar werkt tevens nauw samen met Office 2007. Je kunt bijvoorbeeld eenvoudig vanuit Word of Excel een document of werkblad naar de documentwerkruimte opslaan, maar ook je afspraken en contactpersonen bereikbaar maken via SharePoint en eventueel delen met collegas.

Uitbreiding in aantocht
De collega's van CNET (news.com) tipten ons een uitbreiding op SharePoint 2007 die in de pijplijn zit: SharePointPedia. Over dit project doet Microsoft niet geheimzinnig. Wie https://www.microsoft.com/microsoft-365/sharepoint/collaboration?ms.officeurl=sharepoint bezoekt, ziet meteen waar Microsoft aan werkt.
Op deze pagina bouwt zich een web 2.0-achtige versie van SharePoint op. Het is gn wiki, meldt het ontwikkelteam met de flexibiliteit maar ook beperkingen die ermee samenhangen. Nee, het is een web 2.0-achtige manier om meer met de zakelijke informatie in een SharePoint-teamsite te doen. De kans lijkt ons groot dat het later (eenmaal uitontwikkeld) als een sjabloonbestand beschikbaar komt voor huidige gebruikers van SharePoint 2007, al is daar nu nog geen harde informatie over.

Nieuwe web 2.0-mogelijkheden
Tot de meest in het oog springende mogelijkheden behoren:
- Tag-gebaseerd werken: alle informatie kan een of meerdere tags (trefwoorden) krijgen die het automatisch tot een 'gerelateerd' item maken bij een ander 'topic' met dezelfde tag. Dat legt heel handig relaties tussen zaken die met elkaar te maken hebben. Je moet wel de juiste rechten hebben om handmatig tags toe te kennen.
- Artikelen aanbevelen.Op websites als NuJij.nl kunnen internetgebruikers artikelen van anderen waarderen of juist afkeuren. Belangrijke zaken komen zo vanzelf bovendrijven. Dat wegstemmen of opwaarderen kan SharePointPedia nu ook.
- Automatische lijstjes. Op basis van de tags, de waarderingen en de populariteit staan er automatische lijstjes in beeld met de laatste interessante, veelgelezen artikelen.
- Betere informatie over auteurs: bij de web 2.0-trend is er een veel grotere rol voor de gebruiker; die wordt zelf zender. Dat geldt uiteraard helemaal bij een projectsite als SharePoint. Volkomen terecht dat Microsoft in de nieuwe interface een veel nadrukkelijker plek heeft ingeruimd voor belangrijke 'auteurs' op de site. Die verschijnen met foto en korte toelichting op de homepage van de teamsite. Het lijkt erop dat Microsoft in de gaten begint te krijgen dat door de baas bedachte intranetten niks werden omdat het niet 'leefde'. Wie mensen werkelijk goed wil laten samenwerken, moet ze in de eerste plaats waarderen als individu.

Wie de nieuwe mogelijkheden wil proberen, kan met een Live ID van Microsoft (gratis aan te maken) inloggen op de SharePointPedia: https://www.microsoft.com/microsoft-365/sharepoint/collaboration?ms.officeurl=sharepoint