De 5 meestgemaakte fouten bij de implementatie van aanmeldzuilen

1. De zuil zonder duidelijke doelstelling plaatsen

Een aanmeldzuil plaatsen “omdat het hoort” levert zelden op wat je ervan verwacht. Sommige organisaties kopen hardware voordat ze helder hebben welk probleem ze ermee oplossen. Gaat het om wachtrijen verkorten? Automatiseren van bezoekersregistratie? Verminderen van administratieve last?

Wanneer dat niet scherp is, wordt de software-inrichting vaak rommelig en blijft de zuil ongebruikt. Bepaal dus vooraf wat de belangrijkste doelen zijn en stem functionaliteiten daarop af. Zo weet je precies welke gegevens je nodig hebt, welke stappen bezoekers doorlopen en hoe je medewerkers ondersteunt.

2. Te weinig aandacht voor de locatie

De plek waar een aanmeldzuil staat, bepaalt voor een groot deel of bezoekers hem gebruiken. Een veelvoorkomende fout is dat de zuil ergens in een hoek wordt geplaatst, pal naast een drukke doorgang of op een plek zonder logische routing.

Bezoekers moeten intuïtief begrijpen waar ze zich registreren. Zet de zuil daarom op een zichtbare plek bij de entree, met voldoende ruimte eromheen. Test daarbij hoe mensen lopen zodra ze binnenkomen en of de zuil binnen hun gezichtsveld staat. Een paar proefpersonen laten binnenlopen kan al veel duidelijk maken.

3. Onvoldoende communicatie richting bezoekers

Zelfs de beste hardware werkt niet optimaal wanneer bezoekers niet weten wat ze ermee moeten doen. Veel organisaties vergeten duidelijke instructies te geven, waardoor er alsnog rijen ontstaan bij de receptie.

Zorg voor heldere, korte aanwijzingen op het scherm, aangevuld met een simpele route-aanduiding of bordje in de ontvangstruimte. Maak het proces logisch en vermijd vakjargon. Hoe sneller iemand begrijpt welke stappen hij moet nemen, hoe lager de drempel om de zuil daadwerkelijk te gebruiken.

4. De foutieve gedachte dat de technologie alles oplost

Aanmeldzuilen zijn een aanvulling op gastvrijheid, geen vervanging van menselijk contact. Wanneer organisaties ervan uitgaan dat medewerkers daardoor minder aandacht hoeven te hebben voor bezoekers, ontstaat ontevredenheid.

Ook wanneer de software eenmaal draait, blijft monitoring nodig: lopen bezoekers vast bij bepaalde stappen? Worden hosts of receptionisten tijdig geïnformeerd wanneer iemand is aangemeld? Zijn de gegevens die worden verzameld compleet en bruikbaar?

Een aanmeldsysteem werkt het best wanneer het onderdeel vormt van een breder ontvangstproces. Dit vraagt om afstemming tussen ICT, facilitair en receptionisten.

5. Slechte koppelingen met bestaande systemen

Een registratiezuil functioneert optimaal wanneer deze aansluit op systemen die je al gebruikt, zoals personeelsadministratie, toegangscontrole of bezoekerssoftware. Als koppelingen ontbreken of slecht zijn ingericht, moet er alsnog handmatig worden overgeschakeld. Dit kost tijd en zorgt voor fouten.

Controleer daarom vooraf of het gekozen systeem probleemloos integreert met je huidige werkwijze. Organisaties die dit meteen goed regelen, profiteren van automatische meldingen, realtime bezoekersoverzichten en minder administratieve handelingen.

Hoe kies je de juiste oplossing?

Een goede aanmeldzuil draait niet alleen om hardware. De kwaliteit van de software en de manier waarop deze wordt ingericht, zijn minstens zo belangrijk. Kies voor een partij die meedenkt over procesinrichting, koppelingen en gebruikerservaring.

Betrouwbaarheid en ondersteuning zijn essentieel, zeker wanneer het bezoekersproces belangrijk is voor de uitstraling van je organisatie. Een voorbeeld hiervan is Reflex-online.com, dat organisaties ondersteunt bij het stroomlijnen van bezoekersregistratie met gebruiksvriendelijke oplossingen.