Ondernemen als IT-dienstverlener? Verwaarloos je administratie niet

Geert van der Klugt
Je bent een expert op het gebied van netwerkbeheer, richt opslaginfrastructuren in als geen ander en beheert VM-omgevingen op hoog niveau. Maar financiën – ‘dat regelen we later wel’. Een veelvoorkomende – en nodeloze – gedachtegang. Het fiscale plaatje dien je per direct op orde te hebben en met een juist boekhoudprogramma lever je daarvoor weinig in.

Of boekhouding je nu ligt of niet: succes als IT-dienstverlener valt of staat met een fiscaal correcte basis. Je bent nu eenmaal ondernemer, aan administratie ontkom je niet. Wil je succesvol zijn, heb je geen trek in torenhoge boetes en aanmaningen, dan kom je voor twee keuzes te staan.
 

  • Je voert de boekhouding zelf - niet via pen en papier, maar middels een softwareprogramma.
  • Je schakelt een fiscaal adviseur, accountant of dergelijke externe hulp in.

Voordeel van de accountant of boekhouder is de mogelijkheid om verantwoordelijkheden jegens de Belastingdienst van je af te zetten: verantwoordelijkheden te delen. Nadeel is het feit dat een accountant ook moet eten: je betaalt – in vergelijking met een boekhoudprogramma – de hoofdprijs. De prijs van een boekhouder bedraagt gemiddeld € 88,- per maand.

Software

Succesvol gebruikmaken van boekhoudsoftware gaat verder dan eens in het kwartaal de tijd nemen om een honderdtal bonnetjes en facturen bij elkaar op te tellen en in te voeren. Om de waarde uit moderne functies als geautomatiseerde aangiften en jaarrekeningen te halen, zal je vanuit het boekhoudprogramma – of een externe, maar gekoppelde module – moeten factureren en boeken.


Ondersteunt een boekhoudprogramma geautomatiseerde berekeningen voor BTW- en IB-aangiften, dan zal deze logischerwijs alle financiële gegevens nodig hebben die relevant zijn aan jouw inkomsten en uitgaven. Factureer je elders en is er geen API-koppeling tussen de administratie en het facturatieprogramma beschikbaar, dan zullen factuurgegevens handmatig naar het boekhoudprogramma geïmporteerd moeten worden. Zulke klussen zijn tijdrovend en nemen voordelen die inherent zijn aan boekhoudsoftware weg.


Voor een dienstverlener wordt de keuze voor een boekhoudprogramma snel de meest logische. Maar daarmee ben je er nog niet. Softwareontwikkelaars letten nauw op trends, dus zal je bij elk boekhoudprogramma voor ZZP’ers een gelijksoortige basis kunnen verwachten. Echter, de verschillen in licentieprijs en workflow kunnen per programma drastisch zijn. Zo zal een dienstverlener geen behoefte hebben aan functionaliteiten als voorraadbeheer of een ongelimiteerd aantal facturaties per jaar.

Ons advies: kies uitsluitend voor het hoognodige, zo bespaar je jezelf onnodige kosten en tijd.  Een begrijpelijk interface, lichtgewicht programma (exclusief voorraad- en productmogelijkheden), draaiend in de cloud (overal bereikbaar) en zo veel automatisering op gebied van aangiften als mogelijk.

afbeelding van Geert van der Klugt

Geert van der Klugt | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Geert