Plan efficiënter met Scrum

Joël van Vugt
Scrum is flexibel, efficiënt en legt de verantwoordelijk meer dan ooit bij de werknemers. Hele volksstammen worden inmiddels met een dampende kop koffie wakker bij hun dagelijkse Scrum meeting. In dit artikel leggen we uit hoe je het maximale uit Scrum kunt halen. Het geheim: een ervaren Scrum Master en goed doordachte processen.

Steeds meer bedrijven vertrouwen voor hun projecten op de Scrum methode. Het is in vrijwel alle opzichten anders dan de traditionele watervalmethode. Daarbij maak je direct een volledige planning in fases met een compleet budget en een vaak te krappe opleverdatum.

Sprints

Bij Scrum gaat alles in kleine stappen, ofwel sprints, meet een duur van 1 tot 4 weken. Om het nog kleiner te maken is er iedere dag een scrum meeting. Daarbij vertelt iedereen wat ze de vorige dag hebben bereikt, wat ze vandaag van plan zijn en tegen welke problemen ze aanlopen.

Het klinkt een beetje als een overhoring door de juffrouw uit groep 7, maar dat is het niet. Het hele idee achter Scrum is om medewerkers juist veel vrijheid te geven om hun tijd zelf in te delen en hun doelen te behalen. Het feit dat ze iedere meeting als het ware verantwoording af moeten leggen, zou de efficiëntie moeten verhogen, zonder dat het betuttelend overkomt.

Kleine teams

Daar komt bij dat de lijntjes erg kort zijn. Scrum teams zijn meestal niet groot en bestaan uit drie rollen. De belangrijkste is de producteigenaar. Afhankelijk van het project is dat een interne of externe opdrachtgever. Hij bepaalt de eisen (user stories) en de rest van het team (de ontwikkelaars) geeft daar feedback op en voert het werk vervolgens zo goed mogelijk uit. Om alles in goede banen te leiden is er de Scrum Master. Hij of zij is de spin in het web die vooral probeert om de ontwikkelaars te motiveren en problemen voor hen weg te werken.

Oorsprong

Scrum komt oorspronkelijk uit de ICT-wereld. Ontwikkelingen gaan daar heel snel. Het gebeurde dan ook regelmatig dat op het moment er een belangrijk, langdurig project werd opgeleverd voor een klant, de techniek daarachter eigenlijk alweer verouderd was. Om dat op te vangen is het veel efficiënter om iedere keer een stukje te bouwen en vervolgens weer met de opdrachtgever om tafel te gaan, om te kijken of zijn wensen in de tussentijd veranderd zijn. Pas als het gebouwde stuk is goedgekeurd, wordt er verder gegaan met de volgende sprint.

Al snel kwamen meer bedrijven er achter wat voor grote voordelen Scrum biedt. Inmiddels wordt het vrijwel overal toegepast. Op de bouwplaats, in de bank en zelfs bij de overheid.

Voordelen

De voordelen van Scrum liggen voor de hand. Wat vooral opvalt is dat de opdrachtgever veel meer dan bij de watervalmethode gedurende het project betrokken is. Voor de uitvoerder snijdt het mes daarbij aan twee kanten. Door deze betrokkenheid is de kans veel groter dat het werk in één keer goed is en is de motivatie van de opdrachtgever ook veel groter. Door een continue persoonlijke interactie leren de ontwikkelaars en de producteigenaar elkaar ook goed kennen en is de kans op miscommunicatie vele malen kleiner. Uiteindelijk worden projecten vaak sneller afgemaakt en is de tevredenheid van de klant veel groter.

Tot zover de theorie. Telkens weer blijkt namelijk dat Scrum in de praktijk nog helemaal niet zo makkelijk toe te passen is. Er zijn namelijk ook de nodige valkuilen. Door deze te onderkennen, is het pas mogelijk om als bedrijf het maximale uit Scrum te halen.

Valkuil 1: ervaring

Scrum werken leer je niet van de ene op de andere dag. Het achterliggende principe is dat ontwikkelaar zelf het beste weten hoeveel ze op een dag kunnen opleveren en daardoor ook per sprint kunnen bijdragen. In de praktijk is dat natuurlijk lastig, want een dergelijke persoonlijke beoordeling is altijd subjectief.

Om te voorkomen dat medewerkers te weinig of juist te veel hooi op de vork nemen zijn er twee belangrijke elementen. De eerste is de Scrum Master. Op het moment dat de ontwikkelaars minder ervaren zijn, moet de Scrum Master juist meer ervaring hebben. En dan vooral in het inschatten en beoordelen van de hoeveelheid tijd die je voor een taak nodig hebt. Goede Scrumsoftware kan daarbij helpen, maar is zeker niet zaligmakend.

Valkuil 2: de Scrum Master

Echt goede Scrum Masters zijn zeldzaam. Ze moeten tenslotte aan hoge eisen voldoen. Ten eerste moeten ze heel goed een project kunnen opdelen, overzien en vervolgens in stukjes verdelen over de ontwikkelaars. Daar komt bij dat het een persoon moet zijn met autoriteit die tegelijkertijd ook sociaal sterk is en mensen kan motiveren vanuit hun eigen kracht het maximale te bereiken. In de theorie een mooi verhaal, maar in de praktijk is dat vooral de kunst van het vinden van de juiste mensen. Ook de ontwikkelaars moeten namelijk in dit zelfde straatje passen. Scrum cursussen kunnen helpen om meer inzicht te krijgen in de achterliggende processen.

Valkuil 3: In de wachtrij

Één van de principes achter Scrum is dat ontwikkelaars snel achter elkaar door kunnen werken, met een minimum aan wachttijd tussen de verschillende taken. In de praktijk kan dit tegenvallen. Bijvoorbeeld omdat designer wacht op de content en de tester wacht op de oplevering. Wachten hoort erbij, maar je kunt het wel minimaliseren. Vooral door de taken een stuk kleiner te maken, waardoor ze eerder klaar zijn en er minder uitloop mogelijk is.

Valkuil 4: Perfectionisme

Je hebt altijd van die mensen die er een hele dag over doen om dat kleine beetje werk tot in perfectie uit te voeren. Binnen Scrum is dat dodelijk, want daardoor verloopt het proces vaak veel langzamer dan gepland. Om de vaart erin te houden is het juist de bedoeling om effectief te werken. Als regel kun je zeggen dat een taak voor tachtig procent goed moet zijn. Het perfectioneren van de overige twintig procent kost de meeste tijd die je beter aan de volgende taak kunt besteden.

Valkuil 5: Produceren, testen en verbeteren

Als Piet zegt dat zijn taak klaar is, is het dan ook echt goed? En werkt het dan ook in de praktijk? Mensen maken altijd fouten en zeker binnen de ICT kom je daar pas te laat achter. Om dit zo veel mogelijk te voorkomen kun je werken met testers. Die beoordelen en testen afgemaakte taken en halen er zoveel mogelijk fouten uit.

Conclusie

Scrum als werkmethode biedt heel veel voordelen voor vrijwel ieder bedrijf. Wordt het goed ingezet, dan zorgt het voor een efficiënte, maar tegelijkertijd ook flexibele bedrijfscultuur waarin wederzijds vertrouwen centraal staat. Wel is het dus belangrijk om extra te investeren in goede processen, safety checks en vooral in goede mensen. Daarmee maximaliseer je het effect van Scrum en is succes gegarandeerd.