Smartphoto kiest voor SAP S/4HANA Public Cloud

Van creatieve fotospecialist naar datagedreven organisatie

smartphoto is al jarenlang een bekende naam in gepersonaliseerde fotoproducten: van fotoboeken en wenskaarten tot allerlei gifts die volledig op maat worden gemaakt. Het bedrijf houdt de volledige productie in eigen huis, terwijl de distributie via externe bezorgdiensten verloopt. Die combinatie van eigen productie, seizoenspieken en internationale e-commerce vraagt om een IT-landschap dat net zo flexibel is als de business.

Die match raakte steeds verder uit zicht. De bestaande SAP ECC-omgeving bood onvoldoende wendbaarheid om snel veranderende processen te ondersteunen. Aanpassingen werden complex, nieuwe verplichtingen – zoals elektronische facturatie via Peppol – waren lastig te integreren en de groeiende internationale activiteiten vroegen om meer schaalbaarheid en standaardisatie. Wie een ander praktijkvoorbeeld van die stap naar S/4HANA Cloud wil zien, kan ook dit artikel lezen: The Ocean Cleanup zet volgende stap in digitale transformatie met SAP S/4HANA Cloud, Public Edition.

“Onze IT-infrastructuur paste gewoon niet meer bij wie we als bedrijf vandaag zijn”, vertelt Jonas Persyn, CFO bij smartphoto. “Onze businesscontext is veranderd. Daardoor wilden we een systeem dat onze manier van werken niet vertraagt, maar ondersteunt en versterkt.”

Bewuste keuze van Smartphoto voor SAP S/4HANA Public Cloud en 99% standaard

De opdracht was helder: smartphoto zocht een robuust, schaalbaar en betrouwbaar ERP-systeem dat bestaande processen optimaliseert én ruimte biedt voor internationale groei en toekomstige overnames. Met activiteiten in een vijftiental Europese landen zijn security, compliance en standaardisatie geen luxe, maar randvoorwaarde. Tegelijkertijd komt het einde van de mainstream-support voor SAP ECC in zicht, waardoor steeds meer organisaties gedwongen worden een duidelijke migratiestrategie te kiezen. smartphoto besloot die noodzaak te benutten als moment om vol voor een cloud-first ERP-aanpak te gaan.

Uit onderzoek in opdracht van SAP blijkt bovendien dat veel bedrijven nog te voorzichtig zijn met het migreren van hun kernprocessen naar de publieke cloud.

In plaats van opnieuw een zwaar aangepast ERP-landschap op te bouwen, koos smartphoto bewust voor een standaard SAP-oplossing op basis van SAP S/4HANA Public Cloud. Het uitgangspunt: zo dicht mogelijk bij de standaard blijven. “We zijn voor 99% bij de standaard gebleven. Dat was een bewuste keuze. Standaardisatie maakt het systeem eenvoudiger, flexibeler én klaar voor verdere digitalisering”, aldus Persyn.

Door maatwerk tot een minimum te beperken, blijft het systeem overzichtelijker en beter beheersbaar. Bovendien kan smartphoto sneller meebewegen met nieuwe functionaliteit en innovaties vanuit SAP, zonder telkens een complexe maatwerklagen te hoeven herzien. Die fit-to-standardstrategie sluit naadloos aan bij de bredere ‘adopt, not adapt’-benadering rond cloud-ERP: in plaats van het platform diepgaand te verbouwen rond bestaande werkwijzen, worden processen zoveel mogelijk uitgelijnd met de best practices die SAP in de standaard aanbiedt.

Bekijk in deze video hoe smartphoto, Flexso en SAP samenwerken aan de digitale transformatie:

Modulaire architectuur en SAP Activate als ruggengraat

De modulaire opbouw van SAP S/4HANA Public Cloud speelt een belangrijke rol in die strategie. Nieuwe landen, entiteiten of functionaliteiten kunnen gecontroleerd worden aangesloten binnen dezelfde standaard, zonder elke keer het wiel opnieuw uit te vinden. Dat maakt het veel eenvoudiger om de ERP-omgeving stap voor stap mee te laten groeien met de organisatie.

Die ‘clean core’-benadering en continue transformatie komen breder terug in de SAP-strategie rond RISE with SAP, SAP LeanIX en SAP Signavio. Lees daarover meer in het artikel ‘SAP versnelt transformaties met gecombineerde kracht van SAP LeanIX, SAP Signavio en RISE’.

Voor de implementatie maakte smartphoto gebruik van het SAP Activate-model. De herkenbare fasen – van ‘discover’ en ‘prepare’ tot ‘explore’, ‘realize’ en ‘run’ – brachten structuur in de transitie. De methodiek hielp om scope, planning en kwaliteitsbewaking strak te organiseren, terwijl de focus op standaardisatie intact bleef. In plaats van een big-bang-migratie koos smartphoto bewust voor een gecontroleerde, stapsgewijze overgang, waarbij iedere fase eerst werd gevalideerd voordat de volgende live ging.

Het project zoals het nu staat, dient als blueprint voor toekomstige implementaties binnen de groep. Nieuwe entiteiten kunnen voortaan op een consistente manier worden aangesloten, met herbruikbare best practices in plaats van ad-hocprojecten.

Voorstudie als doorslaggevende succesfactor

Een belangrijk verschil met veel klassieke ERP-trajecten was de uitzonderlijk gedetailleerde voorstudie die smartphoto vooraf uitvoerde. Het bedrijf definieerde niet alleen op hoofdlijnen de requirements, maar legde heel precies vast wat nodig was – en vooral ook wat niet.

“Het was soms frustrerend voor onze partners hoe gedetailleerd we waren, maar achteraf bleek het cruciaal”, zegt Persyn. De analyse werd uitgevoerd door medewerkers met diepgaande kennis van finance, operations en andere kernprocessen. Daardoor sloten de gekozen standaardoplossingen niet alleen technisch aan, maar ook organisatorisch bij de realiteit op de werkvloer. De keuze voor een gestandaardiseerde oplossing werd zo niet top-down opgelegd, maar breed gedragen door mensen die de processen door en door kennen.

De stap naar een gestandaardiseerde ERP-omgeving betekende bovendien een andere manier van werken. Datakwaliteit kreeg een hogere prioriteit, rollen en verantwoordelijkheden werden scherper gedefinieerd en processen werden zoveel mogelijk uniform gemaakt. Die discipline is nodig om optimaal te profiteren van een standaard cloud-ERP. 

Verandering uitleggen vanuit het einddoel

Zoals bij elk ERP-project zorgde de nieuwe omgeving ook bij smartphoto voor verandering in schermen, processen en dagelijkse routines. Dat vraagt gewenning – en vooral goede uitleg. Daarom investeerde het bedrijf bewust in communicatie over het ‘waarom’ achter de migratie. Zoals Persyn het formuleert: “The real change isn’t technology, it’s how people grow with it.”

Dat beeld sluit aan bij onderzoek uit 2023 onder meer dan 500 IT-beslissers, waaruit blijkt dat de meerderheid van organisaties de overstap naar een nieuw ERP-systeem als uitdaging ziet.

De rode draad: het nieuwe systeem moet het werk eenvoudiger en efficiënter maken. Door die voordelen steeds centraal te zetten, bleef het projectteam weg van technische details en focuste het op de impact voor gebruikers. Persyn vat het graag beeldend samen: “Je vertelt je kinderen niet dat ze een dag in de auto moeten zitten, maar dat je onderweg bent naar een prachtig zwembad.”

Die mindset zorgde voor breed draagvlak. Medewerkers die deelnamen aan tests, werden nadien ingezet als gidsen in andere units. Zij fungeerden als interne ambassadeurs, hielpen collega’s op weg in de nieuwe omgeving en versnelden zo de adoptie in de rest van de organisatie. In de aanloop naar de go-live werd die people-first-aanpak extra ondersteund door een dedicated key-userrol voor finance, die testcycli en issue-opvolging hielp structureren, collega’s trainde in de nieuwe werkomgeving en extra scherp lette op masterdata. Daardoor kon het finance-team vanaf dag één met meer vertrouwen in S/4HANA werken.

Flexso als implementatiepartner

Voor de implementatie van SAP S/4HANA Public Cloud koos smartphoto voor SAP-partner Flexso. De samenwerking kenmerkte zich volgens beide partijen door open communicatie, wederzijds vertrouwen en een gedeelde focus op resultaat.

“Het werd een samenwerking in de volle betekenis van het woord”, zegt Steven Decrock, Business Transformation Expert bij Flexso. “Ons advies werd opgepikt, er was wederzijdse betrokkenheid en ruimte voor feedback. Dat maakte het project niet alleen succesvol, maar ook aangenaam.”

Flexso bracht ervaring met SAP S/4HANA en SAP Activate in, maar bewaakte tegelijk de gemaakte keuze voor standaardisatie. Door de combinatie van standaard SAP, het Activate-implementatiemodel en een pragmatische aanpak kon smartphoto gecontroleerd en stapsgewijs migreren, zonder de standaard te verlaten waar dat niet strikt noodzakelijk was.

Blauwdruk voor verdere groei en digitalisering

De digitale reis van smartphoto is nog niet ten einde, maar de koers ligt wel duidelijk vast. Met SAP S/4HANA Public Cloud beschikt het bedrijf over een toekomstbestendige ERP-infrastructuur die internationale expansie ondersteunt, compliance vereenvoudigt en een solide basis legt voor verdere digitalisering en automatisering.

Wil je meer weten over wat een gefaseerde overstap naar ERP in de cloud betekent? Lees ook: Overstappen op ERP in de cloud hoeft geen drama te zijn.

Nieuwe entiteiten kunnen sneller en consistenter worden aangesloten dankzij de ontwikkelde blueprint. Processen zijn beter gestandaardiseerd, datakwaliteit staat hoger op de agenda en de organisatie kan makkelijker inspelen op nieuwe eisen vanuit de markt of wet- en regelgeving.

Of zoals Persyn het verwoordt: “We zijn onderweg naar dat mooie zwembad en elke kilometer brengt ons dichter bij onze bestemming.” Voor smartphoto betekent dat: een wendbare, gestandaardiseerde cloud-ERP die de creatieve fotobusiness niet afremt, maar juist ondersteunt en versterkt. Meer weten over de bredere context? Lees ook: Valkuilen bij digitale transformatie in 2025.