Talk!: XA-Ware

vr, 16/12/2011 - 09:09 Door: Redactie WINMAG Pro

Factuurverwerking kan een administratieve rompslomp zijn. Het kan veel tijd kosten om alle facturen te ordenen en digitaal in te voeren. Middels onlinefactuurverwerking kun je deze taken uit handen geven door een ander bedrijf het arbeidsintensieve werk volledig automatisch te laten doen. Om precies te weten hoe dit in zijn werk gaat, spraken wij met Maarten van der Klis van XA-Ware, een bedrijf dat zich specialiseert in het scannen van facturen en andere documenten.

Jullie hebben een onlinesysteem voor factuurverwerking. Hoe gaat dit in zijn werk?

De papieren facturen moeten gescand worden. Dit gebeurt door de klant zelf of door ons servicebureau. Deze worden dan naar het XA-Ware-Invoice factuurportaal gestuurd. Hiervoor levert XA-Ware zo nodig ook een professioneel scanstation en Xerox-multifunctionals. Onze geavanceerde Orion InvoiceProsoftware herkent door middel van intelligente ocr (optical character recognition) de factuurgegevens, zoals totaalbedrag, btw-bedrag en leveranciersgegevens, en controleert deze op volledigheid en juistheid. Als de gegevens incompleet zijn, zullen deze worden aangevuld. Hierdoor weet je zeker dat het voor 100 procent correct wordt ingevoerd. De factuurgegevens worden in een standaard ubl 2.0 of eigen xml-formaat naar het systeem van de klant teruggestuurd. Daar kunnen ze direct in de administratie worden ingelezen. De facturen zelf worden omgezet naar een standaard pdf-formaat, voorzien van een digitale handtekening voor authenticiteit.
Wat moet een klant doen als hij zelf de facturen wil scannen?

De klant kan zelf de facturen scannen en naar ons speciale e-mailadres sturen. We geven graag advies over hoe je het beste resultaat bereikt. In principe kan het met de meeste professionele scanners en multifunctionals. We ontvangen de scans graag in de formaten tiff of pdf. Als het om grote hoeveelheden gaat kunnen we het s# p-protocol inzetten, wat makkelijk wordt gemaakt met een instructieprogramma. Ook kan de klant kiezen om zijn facturen voortaan rechtstreeks naar XAWare te sturen, dan worden ze door ons ingescand en verwerkt.
Onlinefacturen kunnen jullie ook verwerken. Welke software wordt hiervoor gebruikt?

Met onlinefacturen worden rekeningen bedoeld die elektronisch door leveranciers worden verstuurd. Die kunnen naar een specifiek e-mailadres van de klant op ons factuurportaal worden gemaild. Daaruit worden deze facturen dan geïmporteerd en verwerkt. Dat gebeurt door onze eigen so# ware. We ondersteunen daarbij facturen in tiff, pdf of op basis van ubl.
Wat voor 'afrekenmodel' hanteren jullie?

We hanteren een prijs per factuur. Er is een staffelberekening mogelijk, die afhankelijk is van de maandelijkse hoeveelheid. Je betaalt voor wat verwerkt wordt: niet meer en niet minder.
Voor wie is jullie online-factuurverwerkingsdienst precies interessant?

Voor elk bedrijf dat kritisch kijkt naar de kosten die gemoeid zijn met het invoeren en verwerken van facturen. Dat kan ook al gelden bij lage aantallen. Door de verwerking van je facturen uit handen te geven, heb je er namelijk geen omkijken meer naar. Hierdoor bespaar je op personeelskosten.
Kunnen jullie nog extra informatie toevoegen aan de facturen, zodat het makkelijker verwerkt kan worden?

XA-Ware leest de benodigde gegevens uit de facturen en levert deze als kant en klaar bestand aan het boekhoudsysteem waar ze verder door de administratie kunnen worden geboekt. Het is ook mogelijk om bedrijven te laten coderen op het scherm en facturen via workflow aan te bieden als taak aan budgethouders voor accordering en controle. We hebben diverse koppelingen met boekhoudsystemen en erp-systemen. Het vereist wel afstemming van de werkprocessen, maar het biedt de kans voor een flinke efficientieslag indien het om veel facturen per jaar gaat. Snel inzicht in de geldstromen van je organisatie, niet meer intern achter de fysieke facturen bij de budgethouders aan, en het matchen van de orders met de bestellingen en de facturen. Het omslagpunt ligt al bij ongeveer 5000 facturen per jaar.
Facturen zijn kostbare bedrijfsdata. Op welke manier zorgen jullie ervoor dat het systeem veilig is?

De server is niet toegankelijk voor gebruikers en deze wordt beschermd door een firewall. Hij is niet vanaf buiten bereikbaar. De documenten worden geïmporteerd en verstuurd via de veilige verbindingen van een e-mailserver die ook nog op een aparte server staat. Verder worden er dagelijks backups gemaakt van de servers. De documenten blijven sowieso maar dertig dagen opgeslagen in ons systeem, daarna worden ze verwijderd.