Uitdagingen bij het managen van internationale teams

Redactie WINMAG Pro
Iedereen heeft tijdens de pandemie concessies moeten doen in zijn of haar persoonlijke en zakelijke leven.

Eén van de meest voorkomende, uitdagingen voor bedrijven tijdens maar zeker ook nu na de pandemie, was het managen van virtuele teams. Mensen werkten noodgedwongen thuis en moesten op een andere manier kunnen vergaderen. Verschillende platforms werden ontwikkeld, welke digitale communicatie vergemakkelijken. Vandaag de dag is virtuele communicatie niet meer weg te denken van de werkvloer, gezien de normalisering van het thuiswerken. De ontwikkelingen werken op afstand, brengen voor veel bedrijven uitdagingen met zich mee omtrent het virtueel managen van hun team. Hoe zorg je ervoor dat, ondanks dat je elkaar niet in persoon ziet, je als bedrijf je team goed kunt blijven managen?

Het beheren van een team op afstand vereist vaardigheid, flexibiliteit en organisatie. Het managen van een team op afstand hoeft echter niet tijdrovend te zijn. Er zijn veel trucs en beleidsregels die je kunt implementeren om ervoor te zorgen dat je virtuele team goed kan werken en alle taken op tijd kan voltooien. Het is belangrijk voor elke teamleider om te weten hoe je het meeste uit je team kan halen terwijl je goed voor de teamleden zorgt. Dit geldt ook voor een virtueel team. Ten slotte, aangezien zowel werkgevers als werknemers de voordelen van telewerken inzien, wordt dit wellicht het nieuwe normaal en is het belangrijk om hier zo snel mogelijk op in te spelen.

Geef je virtuele teamleden de juiste voorzieningen

Om ervoor te zorgen dat een virtueel team als een goed geoliede machine functioneert, begint het bij het voorzien in de juiste tools. Je team de juiste apparatuur geven is vrij eenvoudig, als iedereen op kantoor werkt. Wanneer teamleden echter vanuit huis werken, kan het voor hen moeilijk zijn om over alle zaken te beschikken die nodig zijn om het werk uit te kunnen voeren. Het is dus essentieel om in een goede werkuitrusting te kunnen voorzien.

Medewerkers die onderdeel zijn van een succesvol team op afstand, zijn meestal door hun werkgever voorzien van basis kantoorapparatuur. Een computer, muis, toetsenbord en koptelefoon zorgen er niet alleen voor dat teamleden die virtueel werken over de juiste tools beschikken, maar het helpt hen ook om werk te scheiden van hun andere activiteiten. Het gebruiken van een werklaptop geeft minder afleiding dan het gebruik van een privé laptop, waar wellicht bijvoorbeeld naast werk mails ook privé mails binnenkomen. Bovendien zal het geven van wat bedrijfsswag en andere technische apparatuur helpen bij het motiveren van je team, zodat ze betere resultaten kunnen leveren.

Software oplossingen voor een goede samenwerking

Naast een goede werkuitrusting is het ook belangrijk dat je beschikt over goede communicatie software. Er zijn veel software oplossingen die videoconferenties, direct messaging, het delen van schermen en nog meer mogelijk maken. Toch helpt dit niet altijd bij goede communicatie en samenwerking. Veel mensen vinden vergaderen via Zoom of Skype tijdrovend en nutteloos, omdat de meeste teammanagers virtuele vergadertools gebruiken om hun teams te monitoren in plaats van ook daadwerkelijk te communiceren.

Je kunt een persoonlijke vergadering houden via een dergelijke videoconferentie tool om makkelijk te communiceren, maar dit is niet altijd een absolute must voor elk team. De meeste werknemers worden het liefst via e-mail geïnformeerd over hun taken of wijzigingen in de werkdag. Het is af te raden een videovergadering te forceren om je teamleden te informeren over enkele recente wijzigingen of een prioritaire taak. Gebruik realtime interactie alleen als je realtime feedback of meningen van je teamleden wilt ontvangen. Zelfs als de ideeën op de best mogelijke manier worden gecommuniceerd, is samenwerken moeilijk als je team niet op dezelfde plek zit. Gelukkig is er een verscheidenheid aan hulpmiddelen voor werken op afstand waarmee je een productief team kunt hebben. Je kunt online mindmaps gebruiken voor brainstormsessies of hulpmiddelen voor het toewijzen van taken om een betere teamcohesie en een eerlijkere taakverdeling te behouden. Ze zullen helpen bij het bijhouden van wie wat heeft gedaan en hoe lang het heeft geduurd.

Consistentie met een vleugje flexibiliteit

Een team dat op afstand opereert, kan snel uit elkaar vallen als er geen consistentie en routine is. Dit is te verwachten aangezien er meer afleiding is bij het werken van buiten kantoor. Je wil echter je virtuele teamleden geen routines opdringen. Natuurlijk moeten er enkele onderhandelbare dingen zijn, zoals een wekelijkse voortgangsvergadering op een specifiek tijdstip en een vaste dag van de week. Sta je teamleden toe om de routines van het team in te stellen en je consistentie op hen af te stemmen. Zorg daarnaast voor enkele concessies en flexibiliteit om ervoor te zorgen dat het team naar behoren functioneert, zeker als je teamleden hebt die vanuit verschillende tijdzones werken en geen vergaderingen en deadlines om 2 uur ‘s nachts willen hebben.

Om een goed systeem te laten werken, is het belangrijk om prestaties te belonen en wanprestaties te ontmoedigen. Er is een verscheidenheid aan hulpmiddelen en methoden beschikbaar. Het is belangrijk periodiek een overzicht bij te houden van welke taken je teamleden hebben volbracht.

Herken de behoeften van je teamleden

Realiseer de behoeften van je teamleden om ervoor te zorgen dat je als virtueel team goed kunt functioneren. Of het nu gaat om professionele ontwikkeling of flexibele werkuren, het is jouw taak als teammanager om erachter te komen hoe je aan deze behoeften kunt voldoen zonder de winst in gevaar te brengen.

Respecteer de balans tussen werk en privé

Ieder van ons heeft recht op een goede balans tussen werk en privé. Dit evenwicht bevindt zich al in een precaire positie voor veel virtuele teamleden, dus het is contraproductief om het verder te kantelen. Verwacht niet dat je teamleden meer gaan werken omdat ze vanuit huis of een andere externe locatie werken. Een goede teamleider respecteert de persoonlijke tijd van zijn of haar teamleden net zoveel als hun professionele tijd.

Organiseer teambuildingsactiviteiten

Mensen zijn sociale wezens die verlangen naar een vorm van persoonlijke interactie. Deins niet terug om zowel virtuele als fysieke team evenementen te organiseren. Je kunt bijvoorbeeld een koffie-uurtje op vrijdag introduceren, waar al je teamleden online gaan om koffie te drinken en een uur lang met hun collega's te praten over wat ze maar willen, voordat ze weer aan de slag gaan. Onderzoek virtuele teambuildingsactiviteiten die u gemakkelijk kunt implementeren.

Wees niet te formeel

Bij het managen van teams op afstand is het erg moeilijk om een punt over te brengen zonder veeleisend, boos of opgewonden te klinken. Dit komt omdat de meeste communicatietools de toon van de stem van de spreker of hun gezichtsuitdrukking niet kunnen overbrengen. Dit leidt tot veel verwarring en onnodige stress. Je kunt GIFs, emoji's of spraakberichten gebruiken wanneer je met je virtuele team communiceert. Moedig de teamleden aan om onderling hetzelfde te doen.

Ondersteun je team bij het beperken van afleiding tijdens werk

Sommige mensen zijn er nog steeds niet aan gewend om op afstand te werken en alle uitdagingen die daarmee gepaard gaan het hoofd te bieden. Ze ondervinden problemen met het vinden van de juiste werkruimte of het verwijderen van afleiding in hun huis. Biedt hulp, advies of een tijdelijke oplossing aan je teamleden die hiermee worstelen. Help ze bij het opzetten van een productief thuiskantoor om hun productiviteit te maximaliseren.

Overbelast je virtuele team niet

Het is gemakkelijk om in korte tijd een heleboel e-mails of directe berichten op Slack te verzenden. We schrijven dingen meestal op zoals we eraan denken en creëren een hectische maalstroom van meldingen. Dit kan ertoe leiden dat sommige memo's onder de aandacht van de teamleden blijven. Probeer zoveel mogelijk informatie in één memo te stoppen en vraag je virtuele team hetzelfde te doen. Ze mogen de chat van het team niet spammen door 'ja' of 'zeker' te typen, maar moeten de thread beantwoorden of functies zoals Slack-reacties gebruiken om je te laten weten dat ze de memo hebben gezien.

Virtuele teams de toekomst van werk

Virtuele teams en telewerken lijken de toekomst van werk, in elk geval een wezenlijk onderdeel daarvan. Ze verlagen de kosten voor zowel de werknemers als de werkgevers en besparen een hoop (reis)tijd. Ook heeft werken op afstand een positieve invloed op het milieu; minder reizen voor werkt verkleint de ecologische voetafdruk. Als een virtueel team dezelfde of betere resultaten oplevert als een team dat op kantoor zit, dan gaan we wellicht allemaal op zoek naar deze nieuwe manier van werken.

Redactie WINMAG Pro
Door: Redactie WINMAG Pro
Redactie

Redactie WINMAG Pro

Redactie